Manual Ident2be - Nieuwe pagina's [nl]

EN/New Tenant

2026-05-07T14:33:49Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Deze pagina is ook beschikbaar in het Nederlands.'' This manual describes how, as a '''user-admin (customer-admin)''', you create a new tenant...'

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/New_Tenant|Nederlands]].''

This manual describes how, as a '''user-admin (customer-admin)''', you create a new tenant in the Rhyzi platform under the '''multi-tenant module'''. A tenant is an organisation that is set up as a separate tenant with limited rights inside the Rhyzi platform.

The manual takes you through three blocks, always performed in this order:

* '''Create the tenant company''' — the tenant record on which all the tenant's members, cards and contracts will hang.
* '''Create the company-admin of the tenant''' — the first member of the tenant, who will later manage their own organisation.
* '''Create the contract''' — the agreement that defines '''which''' locations / parking spaces the tenant may use and within which period.

== Introduction ==

=== Who is this manual for? ===

* '''User-admin''' — the admin who sets up new tenants within their own Rhyzi environment.

=== What is out of scope of this manual? ===

What the company-admin of the tenant does afterwards (first login, creating their own members, issuing cards, granting access) is covered in two separate manuals:

* '''Login''' — short FAQ to help with logging in.
* '''Manual for the company-admin''' — describes the options and rights of the company-admin and refers to the specific manuals for actions such as creating new members.

When you hand the tenant over, mention that the company-admin can create users themselves, as long as it stays within the scope of the contract you set up in this manual.

=== Prerequisites ===

* You have a Rhyzi account with the '''user-admin''' role and '''FO-admin''' rights.
* You know which locations (sites, doors, parking spaces) the tenant may use and within which period.
* You have the tenant's details at hand: company name, contract details, contact person (the future company-admin) and email address.

== Step 1 — Create the tenant company ==

The company is the top layer of the multi-tenant module: all the tenant's users (members) and contracts will be linked to this single company.

=== Navigate to Companies ===

# Log in to Rhyzi with your '''user-admin''' account.
# In the left-hand menu, click '''Specials'''. The submenu expands.
# Click '''Companies'''.

[[File:Tenant-01-dashboard.png|800px|center|The Rhyzi dashboard. The Specials submenu provides access to Companies, Contracts, Sites and more.]]

=== Add a new company ===

# Click '''Add Company''' in the top-right corner.
# The '''Add new company''' form appears.

[[File:Tenant-02-add-company-leeg.png|800px|center|Empty Add new company form. Status defaults to Active.]]

=== Fill in the company details ===

Fill in at least the required fields. You can always complete optional fields later from the company details page.

{| class="wikitable"
! Field !! Description
|-
| '''Status''' || '''Active''' = members of this company can log in to the platform. When set to '''Inactive''', login is blocked. Note: cards already issued to members keep their assigned access — this field controls login, not hardware access.
|-
| '''Valid period''' || Optional start and end date during which members of this company can log in to the platform. Behaves the same way as Status: it controls login, not the access stored on a card.
|-
| '''Company code''' <br/>''required'' || Short unique code for the company, for example ''ASML''. Only visible in administration / on the back end — users do not see it in dropdowns.
|-
| '''Company name''' <br/>''required'' || Full company name as it should appear in overviews, dropdowns and on badges, for example ''ASML The Netherlands''.
|-
| '''Email / Website''' || Optional — general email address and website of the company.
|-
| '''Type / Segment / Region''' || Optional classification, useful for reporting and filtering.
|-
| '''Visiting address / Postal address''' || Optional. Not used for visitor registration or invoicing — for reference only on the company record.
|}

[[File:Tenant-03-add-company-ingevuld.png|800px|center|Company filled in: Company code "ASML" and Company name "ASML The Netherlands".]]

=== Save ===

# Check the entered details.
# Click '''Save''' in the top-right corner.
# The company appears in the Companies list.

'''Tip.''' In dropdowns (under Members, Contracts and other overviews) you only see the '''Company name'''. The '''Company code''' is used only on the back end / in administration. So pick a Company name that is immediately recognisable to the people who will later select the company.

== Step 2 — Create the company-admin of the tenant ==

For each tenant, register at least one member who will later become '''company-admin''' on the contract. This person is the first user of the tenant and will be allowed to create new members for their own organisation within the contract.

Creating the member itself works the same as creating any other member in Rhyzi — the full procedure (all fields, options and explanations) is described in the [[Add Member]] manual. Follow that manual and pay attention to one point in the multi-tenant context:

* '''Company''' — select the company you just created in step 1 (for example ''ASML The Netherlands'').

[[File:Tenant-04-add-member-company.png|800px|center|In the Company field, link the member to the tenant company you created in step 1.]]

'''Reference.''' For the complete step-by-step instructions, all field descriptions and how to issue a card, see the [[Add Member]] manual. Then return to this page for step 3: the contract.

== Step 3 — Create the contract ==

The contract ties the company, the admin and the granted locations together. The contract defines:

* The period during which the tenant may log in to Rhyzi ('''Valid Period''').
* Who within the tenant has admin rights ('''Members with admin rights''').
* Which locations / doors the tenant may grant to its members ('''Locations Access''').
* Which parking areas and any limits the tenant gets ('''Parking Limits''').

=== Navigate to Contracts ===

# In the left-hand menu, click '''Specials → Contracts'''.
# Click '''New Contract''' in the top-right corner.

=== Fill in the General info tab ===

[[File:Tenant-05-add-contract-leeg.png|800px|center|Empty Add Contract form, General info tab.]]

{| class="wikitable"
! Field !! Description
|-
| '''Company''' || Select the company you created in step 1.
|-
| '''Valid Period (From) / To''' || Start and end date of the period during which the tenant may use the Rhyzi platform. Access rights on physical cards are not tied to this — they keep their own validity as set on the card.
|-
| '''Contract Number''' || Unique contract code, for example ''ASML.01''. Combine Company code + sequence number for clear administration.
|-
| '''Short Description''' || Short description as it will be shown in the Contracts overview.
|-
| '''Members with admin rights''' || Optionally use '''Add Admin''' to link the company-admin you created in step 2. You can add more admins later.
|}

[[File:Tenant-06-add-contract-ingevuld.png|800px|center|General details filled in: ASML The Netherlands, period 01-06-2026 to 31-12-2026, contract number ASML.01.]]

=== Link the admin ===

# Click '''+ Add Admin''' under ''Members with admin rights''.
# An '''Add Admins''' window with a search field appears.
# Type (part of) the name, for example ''john''. The matching member appears below.
# Tick the right person, for example ''John Maas (RH-00021)''.
# Click '''Save'''.

[[File:Tenant-07-add-admins-modal.png|800px|center|Add Admins window: search for the company-admin you just created and tick them.]]

You now see the admin listed under ''Members with admin rights''. Repeat for any additional admins.

# Click '''Next''' to proceed to Locations Access.

'''Tip.''' If you do not link an admin, you can still always create members yourself under the company in question. There is simply no delegated company-admin who can do this themselves.

== Step 4 — Authorise locations ==

On the '''Locations Access''' tab you decide which doors, floors and groups in the current Rhyzi environment the tenant gets access to. By default all locations are set to '''Restricted''' (red status, green ''Grant'' button). When you click ''Grant'', the status changes to '''Granted''' (green) and the button becomes ''Restrict'' (red).

=== How to use it ===

# Review the list and optionally filter using the search fields above '''Code''', '''Description''' and '''Site'''.
# Click '''Grant''' in the action column to open up a location.
# Click '''Restrict''' to revoke previously granted access.

[[File:Tenant-08-locations-restricted.png|800px|center|Locations Access: by default all locations are Restricted and the action button is Grant.]]

[[File:Tenant-09-locations-granted.png|800px|center|Two locations (RTA Kantoor 1.1 and 1.2) have been set to Granted. The action button is Restrict and can be used to revoke access again.]]

=== Working with groups (recommended) ===

In practice you preferably do not arrange access door-by-door but via '''groups'''. Activate '''Groups only''' or search for a group code (for example ''RHYZI-ALL'' or a building-specific group) to grant a logical whole in a single click.

[[File:Tenant-10-groups-only.png|800px|center|Groups only filter: only predefined access groups are shown.]]

[[File:Tenant-11-groups-rhyzi.png|800px|center|With the search term "rhyz" you quickly filter to all Rhyzi Tower groups, including the overarching RHYZI-ALL group.]]

==== Creating practical groups ====

Do you have a larger set of doors or locations that are often issued together (think of a whole floor, a wing, or "all common areas")? Then create a '''practical group''' for it once. With such a group:

* You give a tenant access to a logical whole in one go — convenient when onboarding new tenants.
* You keep the contract clear: one group line instead of dozens of individual doors.
* A change to the site (extra door on a floor, office laid out differently) does not require any per-contract change — the door is added to the group and all existing tenants who have that group immediately get the right result.

For each new tenant, check whether existing groups already cover the desired access. If not, and you would issue this combination more often, create a new practical group before continuing with this contract.

'''Recommendation.''' Use '''groups''' rather than individual doors wherever possible. It keeps contracts clean and, when the site changes (for instance an extra door on a floor), that door is automatically part of the existing group. All tenants holding that group get the change immediately.

=== Optional — Parking Limits ===

On the '''Parking Limits''' tab you limit, per parking area, how many parking spaces the tenant may use, or within which period. Only fill in what differs from the default rules.

[[File:Tenant-12-parking-limits.png|800px|center|Parking Limits tab: per parking area you can optionally set a start and end date and limits.]]

=== Save the contract ===

# Check the granted locations and any parking settings.
# Click '''Save'''.
# You receive the confirmation "Contract added successfully". The contract now appears in the Contracts overview.

[[File:Tenant-13-contract-success.png|800px|center|Confirmation that contract ASML.01 has been saved successfully.]]

'''Ready for handover.''' The company-admin of the tenant can now log in to Rhyzi using the email address entered in step 2 — within the contract period, of course. From that point on, the tenant manages their own members, cards and access within the scope of the contract. See below for the follow-up manuals.

== Next steps for the tenant ==

What the tenant does themselves after the contract has been created is out of scope of this manual. Refer the company-admin to the two separate manuals listed below.

=== What the company-admin can do next ===

The company-admin you created in step 2 and added as admin on the contract in step 3 can, within the rights of the contract:

* Create members for their own organisation.
* Assign the appropriate cards / identifiers to those members.
* Grant per-member access — only to the locations and groups you released in step 4 on the contract.

'''Important:''' a company-admin can never hand out more rights than you have set in the contract. If the tenant later needs additional locations, you adjust the contract via the ''Locations Access'' tab.

=== Follow-up manuals ===

Once the tenant goes live, two separate manuals are relevant — they are independent of this document:

* '''Login''' — how the company-admin / member enters the Rhyzi platform for the first time.
* '''Manual for the company-admin''' — how the company-admin manages their own members, issues cards and grants access within the contract scope.

'''Handover tip.''' Send the company-admin a short email with (1) confirmation that the account has been created, (2) the validity period of the contract, and (3) a reference to the manuals above as soon as they are available.

== Frequently asked questions ==

=== The company-admin cannot log in — what now? ===

Check whether the contract is already active (''Valid Period'') and whether the company-admin's Member record is set to '''Active'''. Outside the contract period or when Status is ''Inactive'', login to the platform is blocked; previously issued cards continue to work with their own validity.

=== Can I add extra locations to the contract later? ===

Yes. Open the contract and adjust the '''Locations Access''' tab. Changes become active for the tenant and their members immediately.

=== Can I appoint multiple admins for a single tenant? ===

Yes. Open the contract and use '''Add Admin''' on the ''General info'' tab again to give extra members of the company admin rights. Useful for splitting work or for a backup.

=== What happens at the end of the contract? ===

On the end date (''To'' field), Rhyzi automatically blocks login for members of the tenant. Access stored on a physical card remains in place until the validity of that card expires — so it is not automatically tied to the contract period.

=== What is the difference between an individual location and a group? ===

You release an '''individual location''' per door / floor / parking space. A '''group''' is a predefined set of locations (for example a whole floor or "all common areas"). Use groups by preference — they are clearer and require less maintenance when the site layout changes.

== Checklist ==

Use this short checklist to fully deliver a new tenant:

# Company created under Companies (''Company code'' + ''Company name'').
# Company-admin created via the [[Add Member]] manual and linked to the company.
# Contract created under Contracts with the correct ''Valid Period'' and ''Contract Number''.
# Company-admin added under ''Members with admin rights''.
# Locations / groups granted on the ''Locations Access'' tab (preferably via groups).
# Any ''Parking Limits'' configured.
# Contract saved — "Contract added successfully" confirmation seen.
# Company-admin informed about the contract period and referred to the follow-up manuals (Login + Company-admin).

== See also ==

* [[Add Member]]
* [[Hoofdpagina|Main page]]

NL/New Tenant

2026-05-07T14:29:11Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''This page is also available in English.'' Deze handleiding beschrijft hoe je als '''user-admin (klant-admin)''' in het Rhyzi-platform een nieu...'

''This page is also available in [[EN/New_Tenant|English]].''

Deze handleiding beschrijft hoe je als '''user-admin (klant-admin)''' in het Rhyzi-platform een nieuwe huurder aanmaakt onder de '''multi-tenant module'''. Een huurder is een organisatie die als aparte tenant met beperkte rechten wordt ingericht binnen het Rhyzi-platform.

De handleiding loopt door drie blokken heen die altijd in deze volgorde worden uitgevoerd:

* '''Bedrijf van de huurder aanmaken''' — het tenant-record waarop alle members, passen en contracten van de huurder hangen.
* '''Company-admin van de huurder aanmaken''' — de eerste member van de huurder, die later het beheer over zijn eigen organisatie krijgt.
* '''Contract aanmaken''' — de afspraak waarin staat wélke locaties / parkeerplaatsen de huurder mag gebruiken en binnen welke periode.

== Inleiding ==

=== Voor wie is deze handleiding bedoeld? ===

* '''User-admin''' — de admin die nieuwe huurders inricht binnen de eigen Rhyzi-omgeving.

=== Wat valt buiten deze handleiding? ===

Wat de company-admin van de huurder daarna zelf doet (eerste keer inloggen, eigen members aanmaken, passen toekennen, toegang regelen) is afgedekt in twee aparte handleidingen:

* '''Inloggen''' — korte FAQ als hulp bij inloggen.
* '''Handleiding voor de company-admin''' — beschrijft de mogelijkheden en rechten van de company-admin en verwijst naar de daarvoor specifieke handleidingen, zoals het aanmaken van nieuwe members.

Vermeld daarom bij de overdracht aan de huurder dat de company-admin zelf gebruikers kan aanmaken, mits binnen de scope van het contract dat jij in deze handleiding instelt.

=== Voorwaarden ===

* Je hebt een Rhyzi-account met de rol '''user-admin''' en '''FO-admin'''-rechten.
* Je weet welke locaties (sites, deuren, parkeerplaatsen) de huurder mag gebruiken en binnen welke periode.
* Je hebt de gegevens van de huurder bij de hand: bedrijfsnaam, contractgegevens, contactpersoon (de toekomstige company-admin) en e-mailadres.

== Stap 1 — Bedrijf van de huurder aanmaken ==

Het bedrijf is de hoogste laag binnen de multi-tenant module: alle gebruikers (members) en contracten van de huurder hangen straks aan dit ene bedrijf.

=== Naar Companies navigeren ===

# Log in op Rhyzi met je '''user-admin'''-account.
# Klik in het linkermenu op '''Specials'''. Het submenu klapt uit.
# Klik op '''Companies'''.

[[Bestand:Tenant-01-dashboard.png|800px|center|Het Rhyzi-dashboard. Het submenu Specials geeft toegang tot Companies, Contracts, Sites en meer.]]

=== Nieuw bedrijf toevoegen ===

# Klik rechtsboven op '''Add Company'''.
# Het formulier '''Add new company''' verschijnt.

[[Bestand:Tenant-02-add-company-leeg.png|800px|center|Leeg formulier Add new company. Status staat standaard op Active.]]

=== Bedrijfsgegevens invullen ===

Vul minimaal de verplichte velden in. Optionele velden kun je later altijd nog aanvullen vanuit de bedrijfsdetails.

{| class="wikitable"
! Veld !! Beschrijving
|-
| '''Status''' || '''Active''' = members van dit bedrijf kunnen inloggen op het platform. Bij '''Inactive''' is inloggen geblokkeerd. Let op: passen die al aan members zijn uitgegeven, blijven hun toegekende toegang houden — dit veld stuurt het inloggen, niet de hardware-toegang.
|-
| '''Valid period''' || Optionele begin- en einddatum waarbinnen members van dit bedrijf kunnen inloggen op het platform. Werkt op dezelfde manier als Status: stuurt het inloggen, niet de toegang die op een pas staat.
|-
| '''Company code''' <br/>''verplicht'' || Korte unieke code voor het bedrijf, bijvoorbeeld ''ASML''. Alleen zichtbaar in beheer/achtergrond — gebruikers zien deze niet in dropdowns.
|-
| '''Company name''' <br/>''verplicht'' || Volledige bedrijfsnaam zoals die in overzichten, dropdowns en op badges getoond wordt, bijvoorbeeld ''ASML The Netherlands''.
|-
| '''Email / Website''' || Optioneel — algemeen e-mailadres en website van het bedrijf.
|-
| '''Type / Segment / Region''' || Optionele indeling, handig voor rapportages en filtering.
|-
| '''Visiting address / Postal address''' || Optioneel. Wordt niet gebruikt voor bezoekersregistratie of facturatie — alleen ter referentie in het bedrijfsrecord.
|}

[[Bestand:Tenant-03-add-company-ingevuld.png|800px|center|Bedrijf ingevuld: Company code "ASML" en Company name "ASML The Netherlands".]]

=== Opslaan ===

# Controleer de ingevulde gegevens.
# Klik rechtsboven op '''Save'''.
# Het bedrijf verschijnt in de lijst Companies.

'''Tip.''' In dropdowns (bij Members, Contracts en andere overzichten) zie je alleen de '''Company name'''. De '''Company code''' wordt alleen op de achtergrond / in beheer gebruikt. Kies dus een Company name die direct herkenbaar is voor degenen die het bedrijf later moeten selecteren.

== Stap 2 — Company-admin van de huurder aanmaken ==

Voor elke huurder leg je minstens één member vast die later '''company-admin''' wordt op het contract. Deze persoon is de eerste gebruiker van de huurder en mag straks zelf binnen het contract nieuwe members aanmaken voor zijn eigen organisatie.

Het aanmaken van de member zelf gebeurt op dezelfde manier als elke andere member in Rhyzi — de complete werkwijze (alle velden, opties en toelichting) staat in de handleiding [[Add Member]]. Volg die handleiding en let in de multi-tenant-context op één punt:

* '''Company''' — selecteer hier het bedrijf dat je zojuist in stap 1 hebt aangemaakt (bijvoorbeeld ''ASML The Netherlands'').

[[Bestand:Tenant-04-add-member-company.png|800px|center|In het Company-veld koppel je de member aan het bedrijf van de huurder dat je in stap 1 hebt aangemaakt.]]

'''Verwijzing.''' Voor het volledige stappenplan, alle veldbeschrijvingen en het uitgeven van een pas: zie de handleiding [[Add Member]]. Kom daarna terug op deze pagina voor stap 3: het contract.

== Stap 3 — Contract aanmaken ==

Het contract bindt het bedrijf, de beheerder en de toegekende locaties samen. Het contract bepaalt:

* Welke periode de huurder mag inloggen op Rhyzi ('''Valid Period''').
* Wie binnen de huurder admin-rechten heeft ('''Members with admin rights''').
* Welke locaties / deuren de huurder mag toekennen aan zijn members ('''Locations Access''').
* Welke parkeerterreinen en eventuele limieten de huurder krijgt ('''Parking Limits''').

=== Naar Contracts navigeren ===

# Klik in het linkermenu op '''Specials → Contracts'''.
# Klik rechtsboven op '''New Contract'''.

=== Tabblad General info invullen ===

[[Bestand:Tenant-05-add-contract-leeg.png|800px|center|Leeg formulier Add Contract, tabblad General info.]]

{| class="wikitable"
! Veld !! Beschrijving
|-
| '''Company''' || Selecteer het bedrijf dat je in stap 1 hebt aangemaakt.
|-
| '''Valid Period (From) / To''' || Begin- en einddatum van de periode dat de huurder gebruik mag maken van het Rhyzi-platform. Toegangsrechten op fysieke passen zijn hier niet aan gekoppeld — die houden hun eigen geldigheid zoals ingesteld op de pas.
|-
| '''Contract Number''' || Unieke contractcode, bijvoorbeeld ''ASML.01''. Combineer Company code + volgnummer voor een duidelijke administratie.
|-
| '''Short Description''' || Korte omschrijving zoals deze in het overzicht Contracts wordt getoond.
|-
| '''Members with admin rights''' || Optioneel koppel je hier via '''Add Admin''' de company-admin die je in stap 2 hebt aangemaakt. Je kunt later meer admins toevoegen.
|}

[[Bestand:Tenant-06-add-contract-ingevuld.png|800px|center|Algemene gegevens ingevuld: ASML The Netherlands, periode 01-06-2026 t/m 31-12-2026, contractnummer ASML.01.]]

=== Beheerder als admin koppelen ===

# Klik op '''+ Add Admin''' onder ''Members with admin rights''.
# Er verschijnt een venster '''Add Admins''' met zoekveld.
# Typ (een deel van) de naam, bijvoorbeeld ''john''. De gevonden member verschijnt eronder.
# Vink de juiste persoon aan, bijvoorbeeld ''John Maas (RH-00021)''.
# Klik op '''Save'''.

[[Bestand:Tenant-07-add-admins-modal.png|800px|center|Add Admins-venster: zoek de zojuist aangemaakte company-admin en vink deze aan.]]

Je ziet de admin nu staan onder ''Members with admin rights''. Herhaal voor eventuele extra admins.

# Klik op '''Next''' om door te gaan naar Locations Access.

'''Tip.''' Indien je geen admin koppelt, heb je wel altijd zelf de mogelijkheid om members aan te maken onder het betreffende bedrijf. Er is dan enkel geen gedelegeerde company-admin die dit zelf kan doen.

== Stap 4 — Locaties autoriseren ==

Op het tabblad '''Locations Access''' bepaal je tot welke deuren, etages en groepen van de huidige Rhyzi-omgeving de huurder toegang krijgt. Standaard staan alle locaties op '''Restricted''' (rode status, groene knop ''Grant''). Door op ''Grant'' te klikken zet je de status op '''Granted''' (groen) en wordt de knop ''Restrict'' (rood).

=== Werkwijze ===

# Bekijk de lijst en filter eventueel via de zoekvelden boven '''Code''', '''Description''' en '''Site'''.
# Klik op '''Grant''' in de actiekolom om een locatie open te zetten.
# Klik op '''Restrict''' om een eerder verleende toegang weer in te trekken.

[[Bestand:Tenant-08-locations-restricted.png|800px|center|Locations Access: standaard zijn alle locaties Restricted en is de actieknop Grant.]]

[[Bestand:Tenant-09-locations-granted.png|800px|center|Twee locaties (RTA Kantoor 1.1 en 1.2) zijn op Granted gezet. De actieknop is Restrict en kan worden gebruikt om de toegang weer in te trekken.]]

=== Werken met groepen (aanbevolen) ===

In de praktijk regel je toegang het liefst niet deur-per-deur, maar via '''groepen'''. Activeer '''Groups only''' of zoek op een groepscode (bijvoorbeeld ''RHYZI-ALL'' of een gebouwspecifieke groep) om in één klik een logisch geheel toe te kennen.

[[Bestand:Tenant-10-groups-only.png|800px|center|Filter Groups only: alleen vooraf gedefinieerde toegangsgroepen worden getoond.]]

[[Bestand:Tenant-11-groups-rhyzi.png|800px|center|Met de zoekterm "rhyz" filter je snel naar alle Rhyzi Tower-groepen, inclusief de overkoepelende groep RHYZI-ALL.]]

==== Praktische groepen aanmaken ====

Heb je een grotere set deuren of locaties die vaak samen worden uitgegeven (denk aan een hele etage, een vleugel, of "alle gemeenschappelijke ruimtes")? Maak daar dan eenmalig een '''praktische groep''' voor. Met zo'n groep:

* Geef je een huurder in één keer toegang tot een logisch geheel — handig voor onboarding van nieuwe huurders.
* Houd je het contract overzichtelijk: één groepsregel in plaats van tientallen losse deuren.
* Kost een wijziging op de site (extra deur op de verdieping, kantoor anders ingedeeld) je geen aanpassing per contract — de deur wordt aan de groep toegevoegd en alle bestaande huurders die die groep hebben, krijgen meteen het juiste resultaat.

Bespreek bij elke nieuwe huurder of er bestaande groepen zijn die de gewenste toegang afdekken. Is dat niet zo, en zou je deze combinatie vaker uitgeven? Maak dan een nieuwe praktische groep aan voordat je verder gaat met dit contract.

'''Aanbeveling.''' Gebruik bij voorkeur '''groepen''' in plaats van losse deuren. Dat houdt contracten overzichtelijk én bij wijzigingen in de site (bv. nieuwe deur op een verdieping) zit die deur automatisch in de bestaande groep. Alle huurders met die groep krijgen de wijziging meteen mee.

=== Optioneel — Parking Limits ===

Op het tabblad '''Parking Limits''' beperk je per parkeerterrein hoeveel parkeerplaatsen de huurder mag gebruiken, of binnen welke periode. Vul alleen in wat afwijkt van de standaardregels.

[[Bestand:Tenant-12-parking-limits.png|800px|center|Tabblad Parking Limits: per parkeerterrein kun je optioneel start- en einddatum en limieten instellen.]]

=== Contract opslaan ===

# Controleer de toegekende locaties en eventuele parkeerinstellingen.
# Klik op '''Save'''.
# Je krijgt de bevestiging "Contract added successfully". Het contract verschijnt nu in het overzicht Contracts.

[[Bestand:Tenant-13-contract-success.png|800px|center|Bevestiging dat het contract ASML.01 met succes is opgeslagen.]]

'''Klaar voor overdracht.''' De company-admin van de huurder kan nu inloggen op Rhyzi met het in stap 2 ingevoerde e-mailadres — uiteraard binnen de contractperiode. Vanaf dat moment beheert de huurder zelf zijn members, passen en toegang binnen de scope van het contract. Zie hieronder voor de vervolghandleidingen.

== Vervolg voor de huurder ==

Wat de huurder zelf doet na aanmaak van het contract, valt buiten de scope van deze handleiding. Verwijs de company-admin naar de twee aparte handleidingen die hieronder zijn benoemd.

=== Wat de company-admin straks zelf kan ===

De company-admin die je in stap 2 hebt aangemaakt en in stap 3 als admin op het contract hebt gezet, kan binnen de rechten van het contract:

* Zelf members aanmaken voor de eigen organisatie.
* Aan die members de juiste passen / toegangsmiddelen toekennen.
* Per member toegang toekennen — uitsluitend tot de locaties en groepen die jij in stap 4 op het contract hebt vrijgegeven.

'''Belangrijk:''' een company-admin kan nooit méér rechten uitdelen dan jij in het contract hebt vastgelegd. Wil de huurder later extra locaties? Dan pas jij het contract aan via het tabblad ''Locations Access''.

=== Vervolghandleidingen ===

Zodra de huurder live gaat, zijn er twee aparte handleidingen relevant — die staan los van dit document:

* '''Inloggen''' — hoe de company-admin / member voor het eerst het Rhyzi-platform binnenkomt.
* '''Handleiding voor de company-admin''' — hoe de company-admin zelf members beheert, passen uitgeeft en toegang regelt binnen de contractscope.

'''Tip voor de overdracht.''' Stuur de company-admin een korte e-mail met (1) de bevestiging dat het account is aangemaakt, (2) de geldigheidsperiode van het contract, en (3) een verwijzing naar de bovenstaande handleidingen zodra die beschikbaar zijn.

== Veelgestelde vragen ==

=== De company-admin kan niet inloggen, wat nu? ===

Controleer of het contract al actief is (''Valid Period'') en of het Member-record van de company-admin op '''Active''' staat. Buiten de contractperiode of bij Status ''Inactive'' is het inloggen op het platform geblokkeerd; eerder uitgegeven passen blijven met hun eigen geldigheid werken.

=== Kan ik later extra locaties op het contract zetten? ===

Ja. Open het contract en pas het tabblad '''Locations Access''' aan. Wijzigingen worden meteen actief voor de huurder en zijn members.

=== Kan ik meerdere admins aanwijzen voor één huurder? ===

Ja. Open het contract en gebruik op het tabblad ''General info'' opnieuw '''Add Admin''' om extra members van het bedrijf admin-rechten te geven. Handig voor verdeling of een back-up.

=== Wat gebeurt er aan het einde van het contract? ===

Op de einddatum (''To''-veld) blokkeert Rhyzi automatisch het inloggen voor members van de huurder. Toegang die op een fysieke pas staat, blijft bestaan tot de geldigheid van die pas verloopt — die is dus niet automatisch gekoppeld aan de contractperiode.

=== Wat is het verschil tussen een individuele locatie en een groep? ===

Een '''individuele locatie''' geef je per deur / etage / parkeerplaats vrij. Een '''groep''' is een vooraf gedefinieerde set van locaties (bijvoorbeeld een hele etage of "alle gemeenschappelijke ruimtes"). Werk bij voorkeur met groepen — overzichtelijker én onderhoudsarmer als de site-indeling wijzigt.

== Checklist ==

Gebruik deze korte checklist om een nieuwe huurder volledig op te leveren:

# Bedrijf aangemaakt onder Companies (''Company code'' + ''Company name'').
# Company-admin aangemaakt via de handleiding [[Add Member]] en gekoppeld aan het bedrijf.
# Contract aangemaakt onder Contracts met juiste ''Valid Period'' en ''Contract Number''.
# Company-admin toegevoegd onder ''Members with admin rights''.
# Locaties / groepen toegekend op tabblad ''Locations Access'' (bij voorkeur via groepen).
# Eventuele ''Parking Limits'' ingesteld.
# Contract opgeslagen — bevestiging "Contract added successfully" gezien.
# Company-admin geïnformeerd over de contractperiode en doorverwezen naar de vervolghandleidingen (Inloggen + Company-admin).

== Zie ook ==

* [[Add Member]]
* [[Hoofdpagina]]

EN/Member Details

2026-05-01T14:19:36Z

Sebastiaan:

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Member_Details|Nederlands]].''

This manual describes how to find and edit an existing '''member''' in the Rhyzi platform (formerly Ident2be). Think of changing a validity date, adding an extra card, entering a new licence plate, or granting or revoking access per location.

The manual is intended for administrators and facility managers who manage members on a daily basis. You will first get to know the '''Members''' overview page, and then the various sections of a '''Member Profile'''.

== Prerequisites ==

Before you begin, make sure the following are available:

{| class="wikitable"
! What you need
! Description
|-
| '''Rhyzi account''' || With administrator role or a role with edit rights on the Members module.
|-
| '''Member's name''' || Or another search key (email, Person ID) to quickly locate the right person.
|-
| '''The change you want to make''' || For example a new card, a new licence plate, an updated validity date, or changing access per location.
|}

== The members overview ==

The members overview is the central page that lists every member in the system. Open it via '''Members''' in the left-hand menu.

[[File:01_members_overzicht.jpg|thumb|center|600px|The Members overview page.]]

=== Overview and columns ===

For each member, the table shows the following columns:

* '''Full Name''' — the member's full name.
* '''Email''' — the email address, which also serves as a unique identifier.
* '''Company''' — the company the member is linked to; use the dropdown to filter by company.
* '''Cards''' — whether any cards are linked. A dash means the member has no card yet. If the member has multiple cards, the dropdown lets you filter by card type.
* '''Person ID''' — the unique number (RH-xxxxx) that Rhyzi assigns automatically.
* '''Status''' — a green dot indicates ''Active''; a grey or red dot indicates ''Inactive''.

=== Searching for a member ===

At the top of the page you have three tools to quickly find the right member:

# '''Search field''' — type a name, email address, or Person ID to filter the list instantly. You can also scan the card number using the card-enrolment reader connected to your computer.
# '''Sort dropdown ''Name''''' — change the sort order (for example by name, company, email, or card number).
# '''Reset Filter''' — clears all active filters in one click.

Pagination at the bottom is accompanied by ''Total Results: …'', so you can see how many members match your filter.

== Opening a member ==

Click a member's name to open their profile. You arrive at the '''Member Profile''' page, where all member data is organised into clear sections.

[[File:02_member_profile.jpg|thumb|center|600px|The Member Profile page, opened for an existing member.]]

=== Page layout ===

The Member Profile consists of the following sections, top to bottom:

* '''Status bar''' — top-left is the Status toggle (Active / Inactive). To the right of it you can set a ''Valid period'' (start and end date during which the member has access).
* '''Personal Info''' — name, email, company, phone number, date of birth, and an optional notes field.
* '''Address (Optional)''' — collapsible; contains the home address and optionally the home–work distance.
* '''Cards and Accesses''' — all linked cards and their access rights per location, per card.

In the top-right corner you find the action buttons '''Back''', '''Delete Member''', '''Save''', and '''Save and Close'''. '''Save''' stores the changes and keeps you on the Member Profile page; '''Save and Close''' saves and returns you to the members overview.

== Editing general details ==

On the Member Profile page you can edit any field directly. The change is only stored after you click '''Save''' or '''Save and Close'''.

=== Changing the validity period ===

The ''Valid period'' fields determine from when until when the member has access. Outside this period, all linked cards and licence plates are automatically blocked.

[[File:03_geldigheid_aanpassen.jpg|thumb|center|600px|Entering an end date in the ''Valid period'' field.]]

# Click the right-hand date field of ''Valid period'' (format dd.mm.yyyy).
# Pick a date in the calendar or type it directly.
# Click an empty area of the page to confirm the date.

'''Tip:''' leave the start date empty for access to take effect immediately. Always set an end date for temporary staff, external parties, or visitors with multi-day access — this prevents stale access rights from lingering.

=== Changing the status ===

The Status toggle in the top-left switches a member between ''Active'' and ''Inactive'' in a single click. Setting a member to ''Inactive'' is a quick way to temporarily block all access without removing the data or cards — for example during illness, suspension, or after a lost badge.

== Editing cards and access ==

In the '''Cards and Accesses''' section you manage every identification means linked to the member. Each card gets its own tab; clicking a tab shows the corresponding access table on the right.

[[File:04_kaart_tabs.jpg|thumb|center|600px|Tabs showing the linked cards (MOBILE_CARD, PLATE, RFIDCARD).]]

=== Viewing or editing an existing card ===

# Click the tab of the desired card type (for example RFIDCARD or PLATE).
# On the left you see the card details: status, validity period, card number, and — for RFIDCARD — optionally a Card Layout and a Pin Code.
# On the right you see the access table with every location the member has or can have for this card.

=== Adding a card or licence plate ===

To add an extra identification means — for example a second licence plate for a lease car or an extra backup badge — use the '''Add Card''' button.

[[File:08_add_card_types.jpg|thumb|center|600px|The dropdown listing every supported card type.]]

# Click '''Add Card'''.
# In the dropdown, choose the right type:
#* '''RFIDCARD''' — classic physical access badge
#* '''BARCODE''' — barcode or QR code
#* '''PINONLY''' — access exclusively via a PIN code
#* '''PLATE''' — licence plate (for ANPR)
#* '''VIRTUALID''' — mobile identification via the Rhyzi app
#* '''MP''' — alternative mobile pass
# Enter the corresponding number (card number, licence plate, barcode, …) or scan the card.
# If needed, set a separate validity period for ''this'' card.

==== Example: card details for an RFIDCARD ====

[[File:05_kaart_details.jpg|thumb|center|600px|For an RFIDCARD you can also set a Card Layout and a Pin Code in addition to the card number.]]

=== Granting or revoking access per location ===

The access table on the right shows, per location, whether the member has access (''Granted'') or not (''Restricted''). Use the buttons in the '''Action''' column to change this row by row.

# Make sure the right card is selected via the tabs on the left.
# Find the desired location in the table — use the search field at the top to filter the list if needed.

[[File:06_search_locaties.jpg|thumb|center|600px|Filter the access table with the search field; here 'innov' is typed to show only Innovation Hub locations.]]

<ol start="3">
<li>Click '''Grant''' to grant access, or '''Restrict''' to revoke it. The status in the '''Status''' column updates immediately.</li>
</ol>

[[File:07_grant_klikken.jpg|thumb|center|600px|Clicking Grant immediately grants access to the selected location.]]

'''Good to know:''' the '''Grand All''' button (top-right of the table) grants access to all visible locations in one click; use it deliberately and preferably together with a filter, so you do not unintentionally grant too many rights. '''Restrict All''' works the same way but revokes all listed accesses at once.

=== Copying access between cards ===

Does the member already have a card with the right access, and are you adding a second card (for example a licence plate alongside an RFID card)? You can copy the access rights in a single click.

# Open the tab of the new card you want to set up.
# At the top of the access table, click the dropdown '''Copy from other card'''.
# Select the card whose access you want to copy from (for example RFIDCARD).
# Rhyzi immediately copies all Granted locations to the current card and confirms with the message ''Access copied from card …''.

[[File:09_copy_access.jpg|thumb|center|600px|Rhyzi confirms the copy with a green notification.]]

'''Practical tip:''' use '''Copy from other card''' for parking access — copy the Granted locations from the RFIDCARD to the PLATE, and the member can enter the lot with either the badge or the licence plate.

== Saving changes ==

Changes on the Member Profile page are not saved automatically. If you close the tab or click '''Back''' without saving, all changes are lost.

* '''Save''' — saves the changes and keeps you on the Member Profile page. Useful when you want to make additional changes.
* '''Save and Close''' — saves and returns you to the members overview.
* '''Back''' — leaves the page ''without'' saving; only use this button if you accidentally changed something you do not want to keep.

On a successful save, the green message ''Person data updated successfully'' appears in the top-right corner.

[[File:10_opgeslagen.jpg|thumb|center|600px|Confirmation after saving the changes.]]

== Deleting a member ==

Only delete a member when you are certain that the member and all linked cards may be permanently removed from the system. In most cases, setting the status to ''Inactive'' is sufficient — this preserves the historical data for audit and compliance.

# Open the Member Profile of the member you want to delete.
# Click the red '''Delete Member''' button in the top-right corner.
# Confirm the action in the pop-up. The member and all linked cards are removed.

'''Caution:''' deletion is permanent. Audit trails of past access attempts are retained, but the person cannot easily be restored. In doubt? Set the status to ''Inactive'' first.

== Frequently asked questions ==

=== The member cannot be saved ===

The email address and the card numbers of all cards, licence plates, etc. must be unique. If any of them is the same as for another member or visitor, the member cannot be saved.

=== My change is not visible — what now? ===

Did you click '''Save'''? If the green ''Person data updated successfully'' message did not appear, the change has not been saved.

=== Can I link multiple cards of the same type to one member? ===

Yes. You can assign, for example, two RFIDCARDs or several PLATEs (licence plates) to one member. Each card gets its own tab; per card you decide separately on the validity period and the access rights.

Conversely, a card number (or licence plate) can only be used once — for a single member or visitor.

=== What is the difference between 'Granted' and 'Restricted'? ===

''Granted'' means the selected card has access at that location. ''Restricted'' means the access is explicitly blocked. Both statuses are visible in the '''Status''' column of the access table.

=== When do I use 'Copy from other card'? ===

When you add a new card and it should have (almost) the same access rights as an existing card of the same member. It copies all Granted locations in one go; you can then make manual adjustments if needed.

=== Is the Status toggle the same as 'Delete Member'? ===

No. '''Status = Inactive''' temporarily blocks all cards and licence plates, but the data is preserved. '''Delete Member''' removes the member entirely. In doubt, set the status to ''Inactive'' first.

=== Can a member be reactivated automatically after a while? ===

Yes. Fill in a ''Valid period'': from the start date the member automatically has access, and on the end date access is automatically blocked. That way you do not need to switch between ''Active'' and ''Inactive'' manually.

NL/Member Details

2026-05-01T14:17:48Z

Sebastiaan:

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[EN/Member_Details|Engels]].''

Deze handleiding laat zien hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een bestaande '''member''' terugvindt en aanpast. Denk aan het wijzigen van een geldigheidsdatum, het toevoegen van een extra kaart, het invoeren van een nieuw kenteken of het verlenen of intrekken van toegang per locatie.

De handleiding is bedoeld voor beheerders en facility managers die dagelijks members beheren. U leert eerst de '''Members'''-overzichtspagina kennen en daarna de verschillende onderdelen van een '''Member Profile'''.

== Voorwaarden ==

Zorg dat de volgende zaken beschikbaar zijn voordat u begint:

{| class="wikitable"
! Wat u nodig hebt
! Toelichting
|-
| '''Rhyzi-account''' || Met beheerdersrol of een rol met bewerkrechten op de module Members.
|-
| '''Naam van de member''' || Of een ander zoekkenmerk (e-mail, Person ID) om de juiste persoon snel te vinden.
|-
| '''Wijziging die u wilt doen''' || Bijvoorbeeld een nieuwe kaart, een nieuw kenteken, een aangepaste geldigheidsdatum of het wijzigen van toegang per locatie.
|}

== Het members-overzicht ==

Het members-overzicht is de centrale pagina waarop alle aangemaakte members staan. U opent deze pagina via '''Members''' in het linkermenu.

[[Bestand:01_members_overzicht.jpg|thumb|center|600px|De Members-overzichtspagina.]]

=== Overzicht en kolommen ===

In de tabel ziet u per member de volgende kolommen:

* '''Full Name''' — de volledige naam van de member.
* '''Email''' — het e-mailadres dat tegelijk geldt als unieke identificatie.
* '''Company''' — het bedrijf waaraan de member is gekoppeld; via de dropdown kunt u op bedrijf filteren.
* '''Cards''' — of er kaarten zijn gekoppeld. Staat hier een streepje, dan heeft de member nog geen kaart. Bij meerdere kaarten kunt u via de dropdown filteren op kaarttype.
* '''Person ID''' — het unieke nummer (RH-xxxxx) dat Rhyzi automatisch toewijst.
* '''Status''' — een groene stip betekent ''Active''; een grijze of rode stip betekent ''Inactive''.

=== Een member zoeken ===

Bovenaan de pagina vindt u drie hulpmiddelen om snel de juiste member te vinden:

# '''Zoekveld''' — typ een naam, e-mailadres of Person ID om de lijst direct te filteren. U kunt ook het kaartnummer scannen met de kaartinleerlezer die aan de computer zit.
# '''Sorteerdropdown ''Name''''' — wijzig de sorteervolgorde (bijvoorbeeld op naam, bedrijf, email of kaartnummer).
# '''Reset Filter''' — maakt alle actieve filters in één keer leeg.

Onderaan staat een paginering met daarnaast ''Total Results: …''. Zo ziet u hoeveel members in totaal aan uw filter voldoen.

== Een member openen ==

Klik op de naam van een member om diens profiel te openen. U komt op de pagina '''Member Profile''', waar alle gegevens van de member overzichtelijk in secties zijn verdeeld.

[[Bestand:02_member_profile.jpg|thumb|center|600px|De Member Profile-pagina, geopend voor een bestaande member.]]

=== Indeling van de pagina ===

De Member Profile bestaat uit de volgende onderdelen, van boven naar beneden:

* '''Statusbalk''' — linksboven staat de Status-toggle (Active / Inactive). Rechts daarvan kunt u een ''Valid period'' instellen (begin- en einddatum waarbinnen de member toegang heeft).
* '''Personal Info''' — naam, e-mail, bedrijf, telefoonnummer, geboortedatum en een optioneel notitieveld.
* '''Address (Optional)''' — uitklapbaar; bevat het woonadres en eventueel de woon-werk-afstand.
* '''Cards and Accesses''' — alle gekoppelde kaarten en hun toegangsrechten per locatie per kaart.

Rechtsboven vindt u de actieknoppen '''Back''', '''Delete Member''', '''Save''' en '''Save and Close'''. Met '''Save''' bewaart u de wijzigingen zonder de pagina te sluiten; met '''Save and Close''' keert u terug naar het members-overzicht.

== Algemene gegevens aanpassen ==

Op de Member Profile-pagina kunt u direct alle velden bewerken. De wijziging wordt pas vastgelegd nadat u op '''Save''' of '''Save and Close''' klikt.

=== Geldigheidsperiode aanpassen ===

Met de velden ''Valid period'' bepaalt u vanaf en tot wanneer de member toegang heeft. Buiten deze periode worden alle gekoppelde kaarten en kentekens automatisch geblokkeerd.

[[Bestand:03_geldigheid_aanpassen.jpg|thumb|center|600px|Een einddatum invullen in het ''Valid period''-veld.]]

# Klik op het rechter datumveld in ''Valid period'' (formaat dd.mm.yyyy).
# Kies een datum in de kalender óf typ deze rechtstreeks in.
# Klik op een leeg deel van de pagina om de datum te bevestigen.

'''Tip:''' laat de begindatum leeg om de toegang met onmiddellijke ingang te laten gelden. Vul wél altijd een einddatum in voor tijdelijke medewerkers, externe partijen of bezoekers met meerdaagse toegang — zo voorkomt u dat oude toegangsrechten blijven bestaan.

=== Status wijzigen ===

Met de Status-toggle linksboven schakelt u een member in één klik tussen ''Active'' en ''Inactive''. Een member op ''Inactive'' zetten is een snelle manier om alle toegang tijdelijk te blokkeren zonder de gegevens of kaarten te verwijderen — bijvoorbeeld bij ziekte, schorsing of bij verlies van een pas.

== Kaarten en toegang aanpassen ==

In het blok '''Cards and Accesses''' beheert u alle identificatiemiddelen die aan de member zijn gekoppeld. Iedere kaart krijgt een eigen tab; door een tab aan te klikken ziet u rechts de bijbehorende toegangstabel.

[[Bestand:04_kaart_tabs.jpg|thumb|center|600px|Tabs met de gekoppelde kaarten (MOBILE_CARD, PLATE, RFIDCARD).]]

=== Een bestaande kaart bekijken of bewerken ===

# Klik op de tab van het gewenste kaarttype (bijvoorbeeld RFIDCARD of PLATE).
# Links ziet u de gegevens van die kaart: status, geldigheidsperiode, kaartnummer en — bij RFIDCARD — eventueel een Card Layout en een Pin Code.
# Rechts ziet u de toegangstabel met alle locaties die de member voor deze kaart heeft of kan krijgen.

=== Een kaart of kenteken toevoegen ===

Wilt u een extra identificatiemiddel toevoegen — bijvoorbeeld een tweede kenteken voor de leaseauto of een extra reservepas — gebruik dan de knop '''Add Card'''.

[[Bestand:08_add_card_types.jpg|thumb|center|600px|De keuzelijst met alle ondersteunde kaarttypen.]]

# Klik op de knop '''Add Card'''.
# Kies in de dropdown het juiste type:
#* '''RFIDCARD''' — klassieke fysieke toegangspas
#* '''BARCODE''' — barcode of QR-code
#* '''PINONLY''' — toegang uitsluitend via een pincode
#* '''PLATE''' — kenteken (voor kentekenherkenning)
#* '''VIRTUALID''' — mobiele identificatie via de Rhyzi-app
#* '''MP''' — alternatieve mobiele pas
# Vul het bijbehorende nummer in (kaartnummer, kenteken, barcode, …) of scan de kaart.
# Stel — indien nodig — een aparte geldigheidsperiode in voor déze kaart.

==== Voorbeeld: kaartdetails van een RFIDCARD ====

[[Bestand:05_kaart_details.jpg|thumb|center|600px|Bij een RFIDCARD kunt u naast het kaartnummer ook een Card Layout en een Pin Code instellen.]]

=== Toegang verlenen of intrekken per locatie ===

De toegangstabel rechts toont per locatie of de member toegang heeft (''Granted'') of niet (''Restricted''). Met de knoppen in de kolom '''Action''' wijzigt u dit per regel.

# Zorg dat u de juiste kaart hebt geselecteerd via de tabs aan de linkerkant.
# Zoek de gewenste locatie in de tabel — gebruik desnoods het zoekveld bovenaan om de lijst te filteren.

[[Bestand:06_search_locaties.jpg|thumb|center|600px|Filter de toegangstabel met het zoekveld; hier wordt 'innov' getypt om alleen Innovation Hub-locaties te tonen.]]

<ol start="3">
<li>Klik op '''Grant''' om toegang te verlenen, of op '''Restrict''' om toegang in te trekken. De status in de kolom '''Status''' verandert direct mee.</li>
</ol>

[[Bestand:07_grant_klikken.jpg|thumb|center|600px|Een klik op Grant verleent direct toegang tot de geselecteerde locatie.]]

'''Goed om te weten:''' met de knop '''Grand All''' (rechtsboven de tabel) verleent u in één klik toegang tot álle zichtbare locaties; gebruik dit alleen bewust en bij voorkeur in combinatie met een filter, zodat u niet onbedoeld te veel rechten geeft. '''Restrict All''' werkt op dezelfde manier maar trekt alle toegangen tegelijk in.

=== Toegang kopiëren tussen kaarten ===

Heeft de member al een kaart met de juiste toegangen en voegt u een tweede kaart toe (bijvoorbeeld een kenteken naast een RFID-kaart)? Dan kunt u de toegangsrechten in één klik overnemen.

# Open de tab van de nieuwe kaart waarvoor u de toegang wilt instellen.
# Klik bovenaan de toegangstabel op het dropdownmenu '''Copy from other card'''.
# Selecteer de kaart waarvan u de toegangen wilt overnemen (bijvoorbeeld RFIDCARD).
# Rhyzi kopieert direct alle Granted-locaties naar de huidige kaart en bevestigt dit met de melding ''Access copied from card …''.

[[Bestand:09_copy_access.jpg|thumb|center|600px|Rhyzi bevestigt het kopiëren van de toegangen met een groene melding.]]

'''Praktijktip:''' gebruik '''Copy from other card''' bij parkeertoegang: kopieer de Granted-locaties van de RFIDCARD naar de PLATE, en de member kan zowel met kaart als met kenteken het terrein op.

== Wijzigingen opslaan ==

Wijzigingen op de Member Profile-pagina worden niet automatisch opgeslagen. Sluit u het tabblad of klikt u op '''Back''' zonder op te slaan, dan gaan alle aanpassingen verloren.

* '''Save''' — slaat de wijzigingen op en blijft op de Member Profile-pagina. Handig wanneer u nog meer wilt aanpassen.
* '''Save and Close''' — slaat op én keert terug naar het members-overzicht.
* '''Back''' — verlaat de pagina zónder op te slaan; gebruik deze knop alleen als u per ongeluk iets hebt gewijzigd dat u niet wilt bewaren.

Bij een succesvolle opslag verschijnt rechtsboven de groene melding ''Person data updated successfully''.

[[Bestand:10_opgeslagen.jpg|thumb|center|600px|Bevestiging na het opslaan van de wijzigingen.]]

== Een member verwijderen ==

Verwijderen doet u alleen wanneer u zeker weet dat de member en alle bijbehorende kaarten definitief uit het systeem mogen. In de meeste gevallen volstaat het om de status op ''Inactive'' te zetten — zo behoudt u de historische gegevens voor audit en compliance.

# Open de Member Profile van de te verwijderen member.
# Klik rechtsboven op de rode knop '''Delete Member'''.
# Bevestig de actie in de pop-up. De member en alle gekoppelde kaarten worden verwijderd.

'''Let op:''' verwijderen is definitief. Audit-trails van eerdere toegangspogingen blijven bewaard, maar de persoon kan niet meer eenvoudig hersteld worden. Twijfelt u? Zet de status dan eerst op ''Inactive''.

== Veelgestelde vragen ==

=== De member kan niet worden opgeslagen ===

Het e-mailadres en de kaartnummers van alle kaarten, kentekens, etc. moeten uniek zijn. Wanneer één van deze hetzelfde is als bij een andere member of bezoeker, kan de member niet worden opgeslagen.

=== Mijn wijziging is niet zichtbaar — wat nu? ===

Hebt u op '''Save''' geklikt? Verschijnt de groene ''Person data updated successfully''-melding niet, dan is de wijziging niet bewaard.

=== Kan ik meerdere kaarten van hetzelfde type aan één member koppelen? ===

Ja. U kunt bijvoorbeeld twee RFIDCARDs of meerdere PLATE's (kentekens) aan één member toewijzen. Iedere kaart krijgt een eigen tab; per kaart bepaalt u afzonderlijk de geldigheidsperiode en de toegangsrechten.

Andersom kan een kaartnummer (of kenteken) maar één keer, bij één member of bezoeker worden gebruikt.

=== Wat is het verschil tussen 'Granted' en 'Restricted'? ===

''Granted'' betekent dat de geselecteerde kaart op die locatie toegang krijgt. ''Restricted'' betekent dat de toegang expliciet is geblokkeerd. Beide statussen worden zichtbaar in de kolom '''Status''' van de toegangstabel.

=== Wanneer gebruik ik 'Copy from other card'? ===

Wanneer u een nieuwe kaart toevoegt en deze (vrijwel) dezelfde toegangsrechten moet krijgen als een bestaande kaart van dezelfde member. Het kopieert alle Granted-locaties in één keer; daarna kunt u nog handmatig bijsturen waar nodig.

=== Is de Status-toggle hetzelfde als 'Delete Member'? ===

Nee. Met '''Status = Inactive''' blokkeert u alle kaarten en kentekens tijdelijk, maar de gegevens blijven behouden. '''Delete Member''' verwijdert de member volledig. Zet bij twijfel de status eerst op ''Inactive''.

=== Kan een member na verloop van tijd weer automatisch worden geactiveerd? ===

Ja. Vul een ''Valid period'' in: vanaf de begindatum krijgt de member automatisch toegang en op de einddatum wordt deze automatisch geblokkeerd. Zo hoeft u niet handmatig te schakelen tussen ''Active'' en ''Inactive''.

EN/Visit Details

2026-05-01T09:03:49Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Deze pagina is ook beschikbaar in het Nederlands.'' == View and edit visit details == On the '''Edit Planned Visit''' page (planned visits...'

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Visit_Details|Nederlands]].''

== View and edit visit details ==

On the '''Edit Planned Visit''' page (planned visits) or '''Edit Visit''' (adhoc), you view all details of an existing visit and adjust them as needed. You open this page from the [[Visitors]] overview by clicking the row of the visit.

[[File:edit_planned_visit_overzicht.jpg|thumb|center|800px|Edit Planned Visit with the three sections Visit Info, Visitors and Visitor access — plus the action buttons in the top right.]]

The page consists of the same three sections as when creating a visit:

* '''Visit Info''' — when and for whom is the visit?
* '''Visitors''' — who is visiting? One or multiple visitors per visit.
* '''Visitor access''' — which identifier and which zones?

A detailed description of every field is available on the [[Add Planned Visit]] and [[Add Adhoc Visit]] pages. Below we describe what is specific to '''editing''' an existing visit.

== Action buttons ==

In the top-right corner of the page are five buttons to manage the visit.

[[File:edit_planned_visit_actieknoppen.jpg|thumb|center|800px|The five action buttons in the top right of the '''Edit Planned Visit''' page.]]

{| class="wikitable"
! Button
! Function
|-
| '''Cancel Visit''' || Fully cancel the visit. The linked identifier (RFID, barcode, licence plate, …) stops working immediately and can be reused for a next visit. The visit remains visible in the overview with the status '''Cancelled'''.
|-
| '''Resend Invitation''' || Resend the invitation email with QR code and visit details to the visitor's email address. Useful when the visitor has lost the original email or when the wrong email address was originally entered (and corrected afterwards).
|-
| '''Cancel''' || Leave the page '''without''' saving your changes. You return to the [[Visitors]] overview.
|-
| '''Save''' || Save changes and stay on the page. Useful when you want to make several adjustments in a row.
|-
| '''Save and Close''' || Save changes and return to the [[Visitors]] overview.
|}

'''Good to know:''' the '''Save''' and '''Save and Close''' buttons only become active once something has actually been changed on the page. While nothing has changed, they remain greyed out / disabled.

== Edit Visit Info ==

In the '''Visit Info''' section you can adjust the general details of the visit:

* '''Member''' — the host of the visit. With administrator rights this field can still be changed; for regular members the field is locked.
* '''Visit date''' — extend the visit or shorten it by changing the start and/or end date.
* '''Visit time''' — adjust the start and end time.
* '''Access On days of the week''' — within the date range, choose on which days the visit is valid (for example only ''Monday, Tuesday, Wednesday'').
* '''Location''' — informational location for reception; does not control access.

== Manage visitors ==

In the '''Visitors''' section you find every visitor linked to this visit. Each visitor has their own tab at the top; click a tab to view or edit that visitor's details.

[[File:edit_planned_visit_meerdere_bezoekers.jpg|thumb|center|800px|A visit with multiple visitors — each visitor has a tab with an ''×'' to remove that visitor.]]

* '''Add a visitor''' — click '''+ Add Visitor''' to add another visitor to this visit. The new visitor gets their own tab and fields.
* '''Remove a visitor''' — click the '''×''' icon next to the name in the tab. That visitor and their identifier are removed from the visit.
* '''Switch between visitors''' — click a tab to edit that visitor's details.

For each visitor you can edit all fields under '''Visitor info''' (name, email, company, phone number, licence plate, note, photo) and '''Visitor access''' (access profile, identifier, card code).

== Frequently asked questions ==

=== What is the difference between "Cancel" and "Cancel Visit"? ===

* '''Cancel''' leaves the page without saving your '''changes''' — the visit remains active.
* '''Cancel Visit''' fully cancels the '''visit''' itself — the identifier stops working immediately and the visit gets the status ''Cancelled''.

=== When is the invitation email (re)sent? ===

By default every visitor receives an invitation email automatically when a planned visit is created (provided an email address is entered). With '''Resend Invitation''' you send this email again — for example when the visitor did not receive the original email.

=== Can I edit a visit for another member? ===

Only members with administrator rights can edit visits of colleagues within the same company. Regular members can only edit their own visits.

=== Does "Cancel Visit" also work for an adhoc visit? ===

Yes, adhoc visits can be cancelled via this button as well. The identifier stops working immediately and can be reused for a next visit.

=== What happens to the identifier after cancelling? ===

After '''Cancel Visit''', the linked identifier (RFID card, barcode, licence plate, …) is immediately detached from the visit. You can reuse the same identifier directly for a new visit.

== Summary ==

The '''Edit Planned Visit''' / '''Edit Visit''' page lets you view and modify every detail of an existing visit: date, time, member, visitors, identifier and access profile. The five action buttons in the top right (Cancel Visit, Resend Invitation, Cancel, Save, Save and Close) cover all management options — from a small text change to fully cancelling the visit. To '''create''' new visits, see [[Add Planned Visit]] or [[Add Adhoc Visit]].

NL/Visit Details

2026-05-01T08:32:22Z

Sebastiaan:

''This page is also available in [[EN/Visit_Details|English]].''

== Visit details bekijken en bewerken ==

Op de pagina '''Edit Planned Visit''' (geplande bezoeken) of '''Edit Visit''' (ad-hoc) bekijkt u alle details van een bestaand bezoek en past u deze aan. U opent de pagina vanuit het overzicht [[Visitors]] door op de regel van het bezoek te klikken.

[[Bestand:edit_planned_visit_overzicht.jpg|thumb|center|800px|Edit Planned Visit met de drie blokken Visit Info, Visitors en Visitor access — plus de actieknoppen rechtsboven.]]

Het scherm is opgebouwd uit dezelfde drie blokken als bij het aanmaken van een visit:

* '''Visit Info''' — wanneer en voor wie is het bezoek?
* '''Visitors''' — wie komt er op bezoek? Eén of meerdere bezoekers per visit.
* '''Visitor access''' — met welke identifier en tot welke zones?

Een uitgebreide uitleg per veld vindt u in de pagina's [[Add Planned Visit|Planned visit aanmaken]] en [[Add Adhoc Visit|Adhoc visit aanmaken]]. Hieronder beschrijven we wat er specifiek voor het '''bewerken''' van een bestaand bezoek anders is.

== Actieknoppen ==

Rechtsboven op de pagina staan vijf knoppen waarmee u het bezoek beheert.

[[Bestand:edit_planned_visit_actieknoppen.jpg|thumb|center|800px|De vijf actieknoppen rechtsboven op de pagina '''Edit Planned Visit'''.]]

{| class="wikitable"
! Knop
! Functie
|-
| '''Cancel Visit''' || Annuleer het bezoek volledig. De gekoppelde identifier (RFID, barcode, kenteken, …) werkt direct niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgend bezoek. De visit blijft zichtbaar in het overzicht met status '''Cancelled'''.
|-
| '''Resend Invitation''' || Stuur de uitnodigingsmail met QR-code en bezoekdetails opnieuw naar het e-mailadres van de bezoeker. Handig als de bezoeker de eerste mail kwijt is of het verkeerde adres was opgegeven (en daarna gecorrigeerd).
|-
| '''Cancel''' || Verlaat de pagina '''zonder''' wijzigingen op te slaan. U keert terug naar het overzicht [[Visitors]].
|-
| '''Save''' || Sla de wijzigingen op en blijf op de pagina staan. Handig wanneer u meerdere aanpassingen achter elkaar wilt doen.
|-
| '''Save and Close''' || Sla de wijzigingen op en keer terug naar het overzicht [[Visitors]].
|}

'''Goed om te weten:''' de knoppen '''Save''' en '''Save and Close''' zijn pas actief zodra er daadwerkelijk iets is gewijzigd op de pagina. Zolang er niets is veranderd, blijven ze grijs/uitgeschakeld.

== Visit Info wijzigen ==

In het blok '''Visit Info''' kunt u de algemene gegevens van het bezoek aanpassen:

* '''Member''' — de host van het bezoek. Heeft u beheerdersrechten? Dan kunt u dit veld nog wijzigen. Voor reguliere members is dit veld vergrendeld.
* '''Visit date''' — verleng het bezoek of beperk het tot een kortere periode door de start- en/of einddatum te wijzigen.
* '''Visit time''' — pas de start- en eindtijd aan.
* '''Access On days of the week''' — kies binnen het datumbereik op welke dagen het bezoek geldig is (bijvoorbeeld alleen ''Monday, Tuesday, Wednesday'').
* '''Location''' — informatieve locatie voor de receptie; bepaalt geen toegang.

== Bezoekers beheren ==

In het blok '''Visitors''' staan alle bezoekers die aan deze visit zijn gekoppeld. Iedere bezoeker heeft een eigen tab bovenaan; klik op een tab om de gegevens van die bezoeker te zien of te bewerken.

[[Bestand:edit_planned_visit_meerdere_bezoekers.jpg|thumb|center|800px|Een visit met meerdere bezoekers — iedere bezoeker heeft een eigen tab met daarachter een ''×'' om die bezoeker te verwijderen.]]

* '''Bezoeker toevoegen''' — klik op '''+ Add Visitor''' om een extra bezoeker aan deze visit toe te voegen. De nieuwe bezoeker krijgt een eigen tab en eigen velden.
* '''Bezoeker verwijderen''' — klik op het '''×'''-icoontje achter de naam in de tab. De bezoeker en zijn/haar identifier worden uit de visit verwijderd.
* '''Tussen bezoekers wisselen''' — klik op een tab om de gegevens van die bezoeker te bewerken.

Per bezoeker kunt u alle velden uit '''Visitor info''' (naam, e-mail, bedrijf, telefoonnummer, kenteken, notitie, pasfoto) en '''Visitor access''' (toegangsprofiel, identifier, card code) aanpassen.

== Veelgestelde vragen ==

=== Wat is het verschil tussen "Cancel" en "Cancel Visit"? ===

* '''Cancel''' verlaat de pagina zonder uw '''wijzigingen''' op te slaan — de visit blijft gewoon actief.
* '''Cancel Visit''' annuleert het volledige '''bezoek''' — de identifier werkt direct niet meer en de visit krijgt status ''Cancelled''.

=== Wanneer wordt de uitnodigingsmail (opnieuw) verstuurd? ===

Standaard ontvangt iedere bezoeker bij het aanmaken van een planned visit automatisch een uitnodigingsmail (mits een e-mailadres is ingevuld). Met '''Resend Invitation''' verstuurt u deze mail opnieuw — bijvoorbeeld als de bezoeker de eerste mail niet heeft ontvangen.

=== Kan ik een visit voor een andere member aanpassen? ===

Alleen members met beheerdersrechten kunnen visits van collega's binnen hetzelfde bedrijf bewerken. Reguliere members kunnen alleen hun eigen visits bewerken.

=== Werkt "Cancel Visit" ook voor een ad-hoc visit? ===

Ja, ook ad-hoc visits kunt u via deze knop annuleren. Het toegangsmiddel werkt dan direct niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgend bezoek.

=== Wat gebeurt er met de identifier na annuleren? ===

Na '''Cancel Visit''' wordt de gekoppelde identifier (RFID-kaart, barcode, kenteken, …) onmiddellijk losgekoppeld van de visit. U kunt dezelfde identifier daarna direct hergebruiken voor een nieuw bezoek.

== Samenvatting ==

Via de pagina '''Edit Planned Visit''' / '''Edit Visit''' bekijkt en wijzigt u alle details van een bestaand bezoek: datum, tijd, member, bezoekers, identifier en toegangsprofiel. De vijf actieknoppen rechtsboven (Cancel Visit, Resend Invitation, Cancel, Save, Save and Close) bieden alle beheeropties — van een eenvoudige tekstwijziging tot het volledig annuleren van het bezoek. Voor het '''aanmaken''' van nieuwe visits, zie [[Add Planned Visit|Planned visit aanmaken]] of [[Add Adhoc Visit|Adhoc visit aanmaken]].

EN/Visitors

2026-05-01T08:24:23Z

Sebastiaan:

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Visitors|Nederlands]].''

''Related pages:''
* [[EN/Visit_Details|Visit Details]]
* [[Add Planned Visit]]
* [[Add Adhoc Visit]]

== Visitors overview ==

The '''Visitors''' page is the central workspace for everyone who receives or manages visitors in Rhyzi. You see all '''visits''' in one place, can create new visits, filter the data and — depending on your rights — open a gate or assign an access card directly. The page is intended for receptionists, front-desk operators, administrators and members who want to follow up on their own visits.

[[File:visitors.png|thumb|center|800px|The '''Visits''' overview with all visits for the selected period.]]

== Page elements ==

=== Visitor list ===

The list shows an overview of all visits within the active filters. For each visit you see:

* '''Name''' — name of the visitor
* '''Date''' — start and end date of the visit
* '''Time''' — start and end time
* '''Member''' — the host the visit belongs to
* '''Card Number''' — number of the identifier (RFID, barcode, licence plate, …)
* '''Status''' — current status of the visit (see at the bottom of this page)
* '''Actions''' — quick actions such as assigning a card
* '''Gates''' — button to open the gate manually for the visitor

[[File:all-visitors.png|thumb|center|800px|The list shows all visits within the active filters.]]

=== Search ===

The search bar at the top lets you quickly find a visitor by '''name''' or '''licence plate'''. The list is filtered as you type, so you do not have to scroll through every page.

=== Filters ===

Next to the search bar are filters that further refine the list:

* '''Date filter''' — choose a specific date, a date range or '''Today''' to see only today's visits.
* '''Status filter''' — show only visits with a specific status (Registered, Arrived, Checked in, Checked out, Left or Cancelled).
* '''Visitor Name filter''' — select one or more visitors from a dropdown.

[[File:today-visitors.png|thumb|center|800px|The '''Today''' filter limits the overview to today's visits.]]

[[File:visitors-filters.png|thumb|center|800px|The filters in detail — search, date, status and visitor name.]]

=== Gate control ===

Behind every visit, the '''Gates''' column contains an '''Open''' button to manually open the corresponding gate for the visitor. This is useful when a visitor reports at the desk and you want to grant access quickly without waiting for licence plate recognition or a QR code scan.

[[File:open-visitor-gate.png|thumb|center|800px|Open a gate manually with the '''Open''' button on the visit row.]]

In the top-right corner of the page, '''Parking Slots''' shows the current number of available parking spaces, so you can quickly see whether there is still room for additional vehicles.

=== Assign card ===

The '''Assign''' button in the '''Actions''' column lets you assign an identifier to a visit that does not yet have one linked. This is useful for walk-ins that you register first and only later provide with a card, barcode or licence plate.

=== Pagination ===

The pagination bar at the bottom of the list lets you browse multiple pages of visits when there are more entries than fit on one page.

=== Add a new visit ===

In the top-right corner is the green '''+ New Visit''' button to create a new visit. You can choose between:

* '''Planned Visit''' — a visit that is announced in advance with a start and end date/time. See [[Add Planned Visit]].
* '''Adhoc Visit''' — a visitor that is at the desk without prior registration. See [[Add Adhoc Visit]].

== Visit statuses ==

During a visit, it goes through a number of statuses. You can change the status manually via the '''Status''' column in the overview; depending on the configuration the status is also updated automatically when an identifier (RFID card, licence plate, barcode, …) is used.

{| class="wikitable"
! Status
! Meaning
|-
| '''Registered''' || The visit has been created. The visitor is expected but has not yet arrived.
|-
| '''Arrived''' || The visitor has reported at the desk.
|-
| '''Checked in''' || The visitor is inside and the identifier is active.
|-
| '''Checked out''' || The visitor has checked out at the desk and the visit has been completed.
|-
| '''Left''' || The visit has been fully completed; the identifier no longer works and can be reused for a next visitor.
|-
| '''Cancelled''' || The visit was cancelled before it started; the identifier no longer works and can be reused.
|}

== Frequently asked questions ==

=== Why don't I see all visits? ===

By default the date filter is set to '''Today'''. Visits on other days only appear once you change the date filter or click '''All'''.

=== Can I edit a visit from this overview? ===

Yes. Click the row of the visit to open the '''Edit Planned Visit''' screen (planned visits) or '''Edit Visit''' (adhoc). There you can change details, resend the invitation or cancel the visit.

=== What does "Open Gate" at the top of the page do? ===

The '''Open Gate''' button in the top-right corner (next to '''+ New Visit''') opens a gate manually — for example for delivery drivers or visitors without a registered visit. Which gate is opened depends on the configuration of your location.

== Summary ==

The '''Visitors''' page is the central place to manage visitors in Rhyzi. At a glance you see who is coming today, you can search and filter, manually open gates, assign cards and create new planned or adhoc visits. For creating a visit, see the dedicated manuals [[Add Planned Visit]] and [[Add Adhoc Visit]].

NL/Visitors

2026-05-01T08:21:37Z

Sebastiaan:

''This page is also available in [[EN/Visitors|English]].''

''Verwante pagina's:''
* [[NL/Visit_Details|Visit details]]
* [[Add Planned Visit|Planned visit aanmaken]]
* [[Add Adhoc Visit|Adhoc visit aanmaken]]

== Visitors-overzicht ==

De pagina '''Visitors''' is het centrale werkblad voor iedereen die bezoekers ontvangt of beheert in Rhyzi. U vindt hier alle '''visits''' (bezoeken) op één plek, kunt nieuwe bezoeken aanmaken, gegevens filteren en — afhankelijk van uw rechten — direct een poort openen of een toegangspas toewijzen. De pagina is bedoeld voor receptionisten, baliemedewerkers, beheerders en members die hun eigen bezoeken willen volgen.

[[Bestand:visitors.png|thumb|center|800px|Het overzicht '''Visits''' met alle visits voor de geselecteerde periode.]]

== Onderdelen van de pagina ==

=== Visitorslijst ===

De lijst toont een overzicht van alle visits binnen de gekozen filters. Per visit ziet u:

* '''Name''' — naam van de bezoeker
* '''Date''' — start- en einddatum van het bezoek
* '''Time''' — start- en eindtijd
* '''Member''' — de gastheer of -vrouw bij wie het bezoek hoort
* '''Card Number''' — nummer van het toegangsmiddel (RFID, barcode, kenteken, …)
* '''Status''' — actuele status van het bezoek (zie onderaan deze pagina)
* '''Actions''' — snelle acties zoals het toewijzen van een pas
* '''Gates''' — knop om de poort handmatig te openen voor de bezoeker

[[Bestand:all-visitors.png|thumb|center|800px|De lijst toont alle visits binnen de actieve filters.]]

=== Zoekbalk ===

Met de zoekbalk bovenaan zoekt u snel op '''bezoekersnaam''' of '''kenteken'''. De lijst wordt direct gefilterd terwijl u typt, zodat u niet door alle pagina's hoeft te bladeren.

=== Filters ===

Naast de zoekbalk staan filters waarmee u de lijst verder verfijnt:

* '''Datumfilter''' — kies een specifieke datum, een datumbereik of '''Today''' om alleen de visits van vandaag te zien.
* '''Statusfilter''' — toon alleen visits met een specifieke status (Registered, Arrived, Checked in, Checked out, Left of Cancelled).
* '''Visitor Name-filter''' — selecteer één of meerdere bezoekers uit een dropdown.

[[Bestand:today-visitors.png|thumb|center|800px|Met '''Today''' beperkt u het overzicht tot de visits van vandaag.]]

[[Bestand:visitors-filters.png|thumb|center|800px|De filters in detail — zoeken, datum, status en visitor name.]]

=== Poortbediening (Gate control) ===

Achter iedere visit staat in de kolom '''Gates''' een knop '''Open''' waarmee u de bijbehorende poort handmatig opent voor de bezoeker. Dit is handig wanneer een bezoeker zich aan de balie meldt en u snel toegang wilt geven zonder te wachten op kentekenherkenning of QR-code.

[[Bestand:open-visitor-gate.png|thumb|center|800px|Open een poort handmatig met de knop '''Open''' achter de visit.]]

Rechtsboven op de pagina toont '''Parking Slots''' het actuele aantal beschikbare parkeerplaatsen, zodat u snel ziet of er nog ruimte is voor extra voertuigen.

=== Pas toewijzen (Assign card) ===

Met de knop '''Assign''' in de kolom '''Actions''' kent u alsnog een toegangsmiddel toe aan een visit waarvoor er nog geen identifier is gekoppeld. Dit is handig bij walk-ins die u eerst registreert en daarna pas een pas, barcode of kenteken meegeeft.

=== Paginering ===

Onderaan de lijst staat de pagineringsbalk. Wanneer er meer visits zijn dan op één pagina passen, kunt u met de pijltjes door de pagina's bladeren of een specifiek paginanummer aanklikken.

=== Een nieuw bezoek aanmaken ===

Rechtsboven staat de groene knop '''+ New Visit'''. Hiermee maakt u direct een nieuw bezoek aan; u kiest tussen:

* '''Planned Visit''' — een vooraf aangekondigd bezoek met start- en einddatum/-tijd. Zie [[Add Planned Visit|Planned visit aanmaken]].
* '''Adhoc Visit''' — een bezoeker die op dat moment voor de balie staat zonder vooraf te zijn aangemeld. Zie [[Add Adhoc Visit|Adhoc visit aanmaken]].

== Statussen van een visit ==

Iedere visit doorloopt tijdens het bezoek een aantal statussen. U kunt de status handmatig aanpassen via de kolom '''Status''' in het overzicht; afhankelijk van de configuratie wordt de status ook automatisch bijgewerkt wanneer een identifier (RFID-pas, kenteken, barcode, …) wordt gebruikt.

{| class="wikitable"
! Status
! Betekenis
|-
| '''Registered''' || Het bezoek is aangemaakt. De bezoeker is verwacht maar nog niet binnen.
|-
| '''Arrived''' || De bezoeker heeft zich gemeld bij de balie.
|-
| '''Checked in''' || De bezoeker is binnen en de identifier is actief.
|-
| '''Checked out''' || De bezoeker heeft uitgecheckt aan de balie en het bezoek is afgerond.
|-
| '''Left''' || Het bezoek is volledig afgehandeld; het toegangsmiddel werkt niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgende bezoeker.
|-
| '''Cancelled''' || Het bezoek is geannuleerd vóór aanvang; het toegangsmiddel werkt niet meer en kan hergebruikt worden.
|}

== Veelgestelde vragen ==

=== Waarom zie ik niet alle bezoeken? ===

Standaard staat het datumfilter op '''Today'''. Visits van andere dagen ziet u pas zodra u het datumfilter aanpast of op '''All''' klikt.

=== Kan ik een visit vanuit dit overzicht aanpassen? ===

Ja. Klik op de regel van de visit om het scherm '''Edit Planned Visit''' (geplande bezoeken) of '''Edit Visit''' (ad-hoc) te openen. Daar kunt u gegevens wijzigen, de uitnodiging opnieuw versturen of het bezoek annuleren.

=== Wat doet "Open Gate" bovenaan de pagina? ===

De knop '''Open Gate''' rechtsboven (naast '''+ New Visit''') opent een poort handmatig — bijvoorbeeld voor leveranciers of bezoekers zonder geregistreerde visit. Welke poort wordt geopend, hangt af van de configuratie van uw locatie.

== Samenvatting ==

De pagina '''Visitors''' is het centrale punt voor het beheren van bezoekers in Rhyzi. U ziet in één oogopslag wie er vandaag komt, kunt zoeken en filteren, handmatig poorten openen, passen toewijzen en nieuwe geplande of ad-hoc visits aanmaken. Voor het aanmaken van een visit verwijzen we naar de losse handleidingen [[Add Planned Visit|Planned visit aanmaken]] en [[Add Adhoc Visit|Adhoc visit aanmaken]].

EN/Create planned visit

2026-05-01T08:11:35Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Deze pagina is ook beschikbaar in het Nederlands.'' This manual describes how to create a '''planned visit''' in the Rhyzi platform (...'

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Create_planned_visit|Nederlands]].''

This manual describes how to create a '''planned visit''' in the Rhyzi platform (formerly Ident2be) for a visitor that is announced in advance. The visitor is provided with an identifier — for example a QR code (barcode), an RFID card or a virtual identifier — and can optionally be given a separate licence plate for parking access.

A planned visit is valid between a chosen start and end date/time, can span multiple days and can include multiple visitors.

== Introduction ==

In Rhyzi, a '''visit''' is temporary access for an external person who comes to a location at the invitation of a member. A planned visit is created in advance — by the host themselves or by a front-desk operator — so that the visitor has access immediately upon arrival.

=== Who can create a planned visit? ===

* '''Members''' can create a planned visit for themselves. Their own name is then automatically filled in as the member and cannot be changed.
* '''Members with administrator rights (admin)''' can also create a planned visit for a colleague within the same company. In that case, the member field can be changed.

=== Licence plate alongside another identifier ===

A unique feature of a planned visit is that a visitor — in addition to the chosen identifier — can also be given a '''licence plate'''. This way the visitor can, for example:

* drive through the parking barrier using '''licence plate recognition''' (ANPR);
* and enter the building by scanning the '''QR code''' (barcode) at the entrance.

If the visitor arrives during the same visit with a different car than the one registered? Then the QR code can also be used at the parking barrier — '''provided that the parking is included in the selected access profile'''. This combination only applies to the saved planned visit; for a future visit, a new planned visit must be created.

=== Supported identification means ===

A planned visit can be linked to several types of identifier. Which ones are available depends on the hardware installed at your location:

* '''RFIDCARD''' — physical RFID access badge; presented at a card reader
* '''BARCODE''' — (printed or emailed) QR code/barcode for a scanner
* '''PINONLY''' — access solely via a PIN code on a keypad
* '''VIRTUALID''' — virtual identification via the Rhyzi app on a smartphone

In addition, a visitor can be given a '''licence plate''' that works in parallel with the identifier above.

== Prerequisites ==

Before you begin, make sure you have:

* A Rhyzi account with the right to create planned visits;
* The '''member''' the visit is for — for yourself this is fixed; only admin members can choose a colleague;
* The '''full name''' of the visitor (and preferably the email address for the invitation);
* The '''date''' and '''time''' of the visit;
* An '''access profile''' that fits the zones the visitor may use;
* Optional: the visitor's '''licence plate''' and/or a '''photo''' for reception.

{| class="wikitable"
! Field
! Example
|-
| Member (host) || Sebastiaan Viezee
|-
| Visitor || Lucas Groot
|-
| Visit date || 04-05-2026 – 04-05-2026
|-
| Visit time || 12:00 – 15:30
|-
| Access profile || Tech Campus {{!}} Visitor
|-
| Identifier || BARCODE
|-
| Licence plate (optional) || D8354TT
|}

== Step-by-step: create a planned visit ==

=== Step 1 – Open the "Visits" page ===

# Log in to the Rhyzi platform.
# In the left-hand menu, click '''Visitors'''. You now see the '''Visits''' overview.
# In the top-right corner, click the green '''+ New Visit''' button and choose '''Planned Visit'''.

[[File:01_planned_visit_leeg.jpg|thumb|center|800px|The empty '''Add Planned Visit''' form with three sections: Visit Info, Visitors and Visitor access.]]

The form is divided into three sections:

* '''Visit Info''' — when and for whom is the visit?
* '''Visitors''' — who is visiting? You can add multiple visitors per visit.
* '''Visitor access''' — which identifier and which zones?

=== Step 2 – Fill in the Visit Info ===

In this section you decide for whom and when the visit takes place.

* '''Member''' — find the right person. '''Company''' and '''Member's email''' are filled in automatically. Are you creating this visit for yourself? Then your own name is fixed and cannot be changed. Do you have administrator rights? Then you can also choose a colleague within the same company.
* '''Visit date''' — choose the start and end date of the visit. For a multi-day visit, select a date range.
* '''Visit time''' — choose the start and end time (for example 12:00 – 15:30).
* '''Access On days of the week''' — select the days on which the visit is valid within the date range (for example weekdays only).
* '''Location''' — optional. This field is '''purely informational for reception'''; access is not granted based on this field, but is determined by the access profile in Step 4.

[[File:03_datepicker.jpg|thumb|center|800px|The date picker for '''Visit date''' — choose a single day or a date range.]]

[[File:02_visit_info.jpg|thumb|center|800px|Visit Info filled in: member, date 04-05-2026 and time 12:00 – 15:30.]]

=== Step 3 – Fill in the Visitor Info ===

In this section you record who is visiting. Only '''Full name''' is required; the other fields are optional. You can add multiple visitors per visit using the '''+ Add Visitor''' button at the top right of the Visitors section.

* '''Full name''' — first and last name of the visitor (required)
* '''Email''' — visitor's email address; used for the invitation email with QR code
* '''Company''' — company or organisation the visitor belongs to
* '''Phone Number''' — visitor's phone number
* '''License plate''' — licence plate of the vehicle (see the box below)
* '''Note''' — free text, for example the purpose of the visit
* '''Photo''' — upload or take a photo of the visitor; useful for visual recognition at reception

'''Tip — Licence plate alongside another identifier:''' the License plate field works independently of the Identifier field in Visitor access. This way a visitor can have, for example, a BARCODE (QR code) as identifier for the scanner at the entrance, and a licence plate for the parking barrier. If the visitor arrives during the same visit with a different car than the registered one? Then the QR code can also be used at the parking barrier — provided the parking is included in the selected access profile.

[[File:05_license_plate.jpg|thumb|center|800px|Example: visitor '''Lucas Groot''' with email address, company and licence plate '''D8354TT''' filled in.]]

=== Step 4 – Configure Visitor access ===

In this section you decide where the visitor may go and which identifier is used.

==== Choose an access profile ====

[[File:06_access_profile.jpg|thumb|center|800px|Choose an '''Access profile''' from the list — the profile determines which doors, barriers and zones the visitor may use.]]

# Click in the '''Access profile''' field.
# Select the access profile that fits this visit. Examples: '''Tech Campus | Visitor''', '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''', '''Rhyzi Tower | Visitor'''.

'''Important:''' the access profile determines which zones can be reached by both the main identifier (such as the QR code) and the registered licence plate. Parking access therefore '''only works if the parking is included in this access profile'''.

==== Identifier and card code ====

Click in the '''Identifier''' field and choose the type of identifier you give to the visitor:

{| class="wikitable"
! Identifier
! Use
|-
| '''RFIDCARD''' || physical RFID access badge
|-
| '''PINONLY''' || access via a PIN code
|-
| '''BARCODE''' || (printed or emailed) QR code/barcode
|-
| '''VIRTUALID''' || digital identifier on the phone (Rhyzi app)
|}

Then enter the '''Card code''': the card number or identifier number. For an RFID card, this can also be read in by placing the card on the '''desktop reader''' (enrolment reader); for '''BARCODE''', the code is generated automatically.

[[File:07_visitor_access.jpg|thumb|center|800px|Visitor access with access profile '''Tech Campus | Visitor''', identifier '''BARCODE''' and the generated card code.]]

=== Step 5 – Save the visit ===

# Check all fields.
# Click the green '''Save''' button in the top-right corner.

The visit is saved and the visitor automatically receives an invitation email (provided the email address is filled in) with the QR code and visit details.

[[File:08_visit_in_overview.jpg|thumb|center|800px|The planned visit appears in the '''Visits''' list with start and end date, time and the associated member.]]

== Edit or cancel a planned visit ==

In the '''Visits''' overview, click the row of the visit to open the '''Edit Planned Visit''' screen.

[[File:09_edit_planned_visit.jpg|thumb|center|800px|Edit Planned Visit with the additional buttons '''Cancel Visit''', '''Resend Invitation''', '''Save''' and '''Save and Close'''.]]

* '''Edit''' — change the details and click '''Save''' or '''Save and Close'''.
* '''Resend Invitation''' — send the invitation email with QR code to the visitor again (useful if the visitor has lost the original email).
* '''Cancel Visit''' — fully cancel the visit. The identifier stops working immediately and can be reused for a next visit.

== Frequently asked questions ==

=== Can I plan a visit for a colleague? ===

Only if you have administrator rights. A regular member sees their own name automatically filled in the member field and cannot change it. An admin member can also choose a colleague within the same company.

=== Can a visitor have both a QR code and a licence plate? ===

Yes. The License plate field in Visitor info works independently of the Identifier field in Visitor access. The visitor can therefore drive through the parking barrier via licence plate recognition and use the QR code at the entrance. If the visitor arrives during the same visit with a different car? Then the QR code can also be used at the parking barrier — provided the parking is included in the selected access profile.

=== Does the licence plate link also apply to a future visit? ===

No. The link between the licence plate and the identifier only applies within the saved planned visit. For a future visit, a new planned visit must be created.

=== Can I add multiple visitors to one visit? ===

Yes. The '''+ Add Visitor''' button at the top right of the Visitors section lets you add additional visitors. Each visitor has their own Visitor info and Visitor access.

=== What does the "Location" field do? ===

The '''Location''' field is purely informational and is shown at reception. Access is not granted based on Location; that is always determined by the chosen access profile.

=== Can I resend the invitation email? ===

Yes. Open the visit via the '''Visits''' overview and click '''Resend Invitation''' in the '''Edit Planned Visit''' screen. The visitor will receive the email with QR code and visit details again.

== Summary ==

Following the steps above, you plan a visit in advance in Rhyzi. You choose the member, date and time, add one or more visitors and link each visitor to an access profile with an identifier (and optionally a licence plate for parking access). After saving, the visitor automatically receives an invitation email with the QR code; via '''Edit Planned Visit''' you can later edit, resend or cancel the visit.

NL/Create planned visit

2026-05-01T08:10:58Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''This page is also available in English.'' Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''gepland...'

''This page is also available in [[EN/Create_planned_visit|English]].''

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''gepland bezoek''' (planned visit) aanmaakt voor een bezoeker die vooraf wordt aangekondigd. De bezoeker krijgt een toegangsmiddel — bijvoorbeeld een QR-code (barcode), een RFID-pas of een virtuele identifier — en kan optioneel ook een eigen kenteken meekrijgen voor toegang tot de parkeerplaats.

Een gepland bezoek is geldig tussen een door u gekozen start- en einddatum/-tijd, kan over meerdere dagen lopen en kan meerdere bezoekers omvatten.

== Inleiding ==

In Rhyzi is een '''visit''' een tijdelijke toegang voor een externe persoon die op uitnodiging van een member naar een locatie komt. Een gepland bezoek wordt vooraf aangemaakt — bijvoorbeeld door de host zelf of door een baliemedewerker — zodat de bezoeker bij aankomst direct toegang heeft.

=== Wie kan een gepland bezoek aanmaken? ===

* '''Members''' kunnen voor zichzelf een gepland bezoek aanmaken. Hun eigen naam staat dan automatisch ingevuld als member en kan niet worden gewijzigd.
* '''Members met beheerdersrechten (admin)''' kunnen ook een gepland bezoek aanmaken voor een collega van hetzelfde bedrijf. In dat geval kan het member-veld wél worden gewijzigd.

=== Kenteken naast een andere identifier ===

Een unieke eigenschap van een gepland bezoek is dat een bezoeker — naast de gekozen identifier — ook een '''kenteken''' kan krijgen. Hierdoor kan de bezoeker bijvoorbeeld:

* met de auto via '''kentekenherkenning''' (ANPR) de slagboom van de parkeerplaats passeren;
* en met de '''QR-code''' (barcode) bij de scanner aan de ingang naar binnen.

Komt de bezoeker tijdens datzelfde bezoek met een andere auto dan het opgegeven kenteken? Dan kan de QR-code óók bij de slagboom worden gebruikt — '''mits de parkeerplaats in het gekozen toegangsprofiel zit'''. Voor een volgend bezoek geldt deze koppeling niet meer; daarvoor moet een nieuw gepland bezoek worden aangemaakt.

=== Ondersteunde identificatiemiddelen ===

Een gepland bezoek kan gekoppeld worden aan verschillende identificatiemiddelen. Welke beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie:

* '''RFIDCARD''' — fysieke RFID-toegangspas; aangeboden bij een kaartlezer
* '''BARCODE''' — (geprinte of gemailde) QR-code/barcode voor een scanner
* '''PINONLY''' — toegang uitsluitend via een pincode op een codeklavier
* '''VIRTUALID''' — virtuele identificatie via de Rhyzi-app op een smartphone

Daarnaast kan een bezoeker een '''License plate''' (kenteken) meekrijgen, dat parallel werkt aan de bovenstaande identifier.

== Voorwaarden ==

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

* Een Rhyzi-account met het recht om geplande bezoeken aan te maken;
* De '''member''' voor wie het bezoek bedoeld is — voor uzelf staat dit vast; alleen admin-members kunnen een collega kiezen;
* De '''volledige naam''' van de bezoeker (en bij voorkeur het e-mailadres voor de uitnodigingsmail);
* De '''datum''' en '''tijd''' van het bezoek;
* Een '''toegangsprofiel''' dat past bij de zones die de bezoeker mag gebruiken;
* Optioneel: het '''kenteken''' van het voertuig van de bezoeker en/of een '''pasfoto'''.

{| class="wikitable"
! Veld
! Voorbeeld
|-
| Member (gastheer/-vrouw) || Sebastiaan Viezee
|-
| Bezoeker || Lucas Groot
|-
| Visit date || 04-05-2026 – 04-05-2026
|-
| Visit time || 12:00 – 15:30
|-
| Toegangsprofiel || Tech Campus {{!}} Visitor
|-
| Identifier || BARCODE
|-
| License plate (optioneel) || D8354TT
|}

== Stap-voor-stap: een gepland bezoek aanmaken ==

=== Stap 1 – Open het scherm "Visits" ===

# Log in op het Rhyzi-platform.
# Klik in het linkermenu op '''Visitors'''. U ziet nu het overzicht '''Visits'''.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''+ New Visit''' en kies '''Planned Visit'''.

[[Bestand:01_planned_visit_leeg.jpg|thumb|center|800px|Het lege formulier '''Add Planned Visit''' met drie blokken: Visit Info, Visitors en Visitor access.]]

Het formulier is opgedeeld in drie blokken:

* '''Visit Info''' — wanneer en voor wie is het bezoek?
* '''Visitors''' — wie komt er op bezoek? Per visit kunt u meerdere bezoekers toevoegen.
* '''Visitor access''' — met welke identifier en tot welke zones?

=== Stap 2 – Vul de Visit Info in ===

In dit blok bepaalt u voor wie en wanneer het bezoek plaatsvindt.

* '''Member''' — zoek de juiste persoon op. '''Company''' en '''Member's email''' worden automatisch ingevuld. Maakt u dit bezoek aan voor uzelf? Dan staat uw eigen naam vast en kunt u dit veld niet wijzigen. Heeft u beheerdersrechten? Dan kunt u ook een collega van hetzelfde bedrijf kiezen.
* '''Visit date''' — kies de start- en einddatum van het bezoek. Voor een bezoek over meerdere dagen selecteert u een datumbereik.
* '''Visit time''' — kies de start- en eindtijd (bijvoorbeeld 12:00 – 15:30).
* '''Access On days of the week''' — selecteer de dagen waarop het bezoek geldig is binnen het datumbereik (bijvoorbeeld alleen werkdagen).
* '''Location''' — optioneel. Dit veld is '''puur informatief voor de receptie'''; toegang wordt niet op basis van dit veld verleend, maar bepaald door het toegangsprofiel in Stap 4.

[[Bestand:03_datepicker.jpg|thumb|center|800px|De datumkiezer voor '''Visit date''' — kies één dag of een datumbereik.]]

[[Bestand:02_visit_info.jpg|thumb|center|800px|Visit Info compleet ingevuld: member, datum 04-05-2026 en tijd 12:00 – 15:30.]]

=== Stap 3 – Vul de Visitor Info in ===

In dit blok legt u vast wie er op bezoek komt. Alleen '''Full name''' is verplicht; de overige velden zijn optioneel. Per visit kunt u meerdere bezoekers toevoegen met de knop '''+ Add Visitor''' rechtsboven in het Visitors-blok.

* '''Full name''' — voor- en achternaam van de bezoeker (verplicht)
* '''Email''' — e-mailadres van de bezoeker; wordt gebruikt voor de uitnodigingsmail met QR-code
* '''Company''' — bedrijf of organisatie waar de bezoeker bij hoort
* '''Phone Number''' — telefoonnummer van de bezoeker
* '''License plate''' — kenteken van het voertuig (zie het kader hieronder)
* '''Note''' — vrije tekst, bijvoorbeeld het doel van het bezoek
* '''Photo''' — upload of maak een pasfoto van de bezoeker; handig voor visuele herkenning aan de receptie

'''Tip — License plate naast een andere identifier:''' het veld License plate werkt onafhankelijk van het Identifier-veld in Visitor access. Hierdoor kan een bezoeker bijvoorbeeld een BARCODE (QR-code) als identifier hebben voor de scanner bij de ingang, én een kenteken voor de slagboom van de parkeerplaats. Komt de bezoeker tijdens datzelfde bezoek met een andere auto dan het opgegeven kenteken? Dan kan de QR-code ook bij de slagboom worden gebruikt — mits de parkeerplaats in het gekozen toegangsprofiel zit.

[[Bestand:05_license_plate.jpg|thumb|center|800px|Voorbeeld: bezoeker '''Lucas Groot''' met e-mailadres, bedrijf en kenteken '''D8354TT''' ingevuld.]]

=== Stap 4 – Configureer Visitor access ===

In dit blok bepaalt u waar de bezoeker mag komen en met welke identifier.

==== Toegangsprofiel kiezen ====

[[Bestand:06_access_profile.jpg|thumb|center|800px|Kies een '''Access profile''' uit de lijst — het profiel bepaalt welke deuren, slagbomen en zones de bezoeker mag gebruiken.]]

# Klik op het veld '''Access profile'''.
# Kies het toegangsprofiel dat past bij dit bezoek. Voorbeelden: '''Tech Campus | Visitor''', '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''', '''Rhyzi Tower | Visitor'''.

'''Belangrijk:''' het toegangsprofiel bepaalt zowel voor de hoofd-identifier (zoals de QR-code) als voor het opgegeven kenteken welke zones bereikbaar zijn. Toegang tot de parkeerplaats werkt dus '''alleen als de parkeerplaats in dit toegangsprofiel is opgenomen'''.

==== Identifier en card code ====

Klik op het veld '''Identifier''' en kies het type identifier dat u aan de bezoeker meegeeft:

{| class="wikitable"
! Identifier
! Toepassing
|-
| '''RFIDCARD''' || fysieke RFID-toegangspas
|-
| '''PINONLY''' || toegang via een pincode
|-
| '''BARCODE''' || (geprinte of gemailde) QR-code/barcode
|-
| '''VIRTUALID''' || digitale identifier op de telefoon (Rhyzi-app)
|}

Vul vervolgens de '''Card code''' in: het pasnummer of identifier-nummer. Bij een RFID-pas kan dit ook door de pas op de '''tafelreader''' (pasinleerlezer) te leggen; bij '''BARCODE''' wordt de code automatisch gegenereerd.

[[Bestand:07_visitor_access.jpg|thumb|center|800px|Visitor access met toegangsprofiel '''Tech Campus | Visitor''', identifier '''BARCODE''' en de gegenereerde card code.]]

=== Stap 5 – Sla het bezoek op ===

# Controleer alle velden.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''Save'''.

Het bezoek wordt opgeslagen en de bezoeker ontvangt automatisch een uitnodigingsmail (mits het e-mailadres is ingevuld) met de QR-code en de bezoekdetails.

[[Bestand:08_visit_in_overview.jpg|thumb|center|800px|Het geplande bezoek staat in de lijst '''Visits''' met start- en einddatum, tijd en bijbehorende member.]]

== Een gepland bezoek aanpassen of annuleren ==

Klik in het overzicht '''Visits''' op de regel van het bezoek om het scherm '''Edit Planned Visit''' te openen.

[[Bestand:09_edit_planned_visit.jpg|thumb|center|800px|Edit Planned Visit met de extra knoppen '''Cancel Visit''', '''Resend Invitation''', '''Save''' en '''Save and Close'''.]]

* '''Wijzigen''' — verander de gegevens en klik op '''Save''' of '''Save and Close'''.
* '''Resend Invitation''' — stuur de uitnodigingsmail met QR-code opnieuw naar de bezoeker (handig als de bezoeker de eerste mail kwijt is).
* '''Cancel Visit''' — annuleer het bezoek volledig. De identifier werkt direct niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgend bezoek.

== Veelgestelde vragen ==

=== Kan ik een bezoek voor een collega inplannen? ===

Alleen als u admin-rechten heeft. Een gewone member ziet zichzelf automatisch ingevuld in het member-veld en kan dat veld niet wijzigen. Een admin-member kan ook een collega van hetzelfde bedrijf kiezen.

=== Kan een bezoeker zowel een QR-code als een kenteken hebben? ===

Ja. Het veld License plate in Visitor info werkt onafhankelijk van het Identifier-veld in Visitor access. De bezoeker kan dus bijvoorbeeld met de auto via kentekenherkenning de parkeerplaats op, en met de QR-code de ingang gebruiken. Komt de bezoeker tijdens datzelfde bezoek met een andere auto? Dan kan de QR-code ook bij de slagboom — mits de parkeerplaats in het gekozen toegangsprofiel zit.

=== Werkt de kenteken-koppeling ook bij een volgend bezoek? ===

Nee. De koppeling tussen kenteken en identifier geldt alleen binnen het opgeslagen geplande bezoek. Voor een volgend bezoek moet u een nieuw gepland bezoek aanmaken.

=== Kan ik meerdere bezoekers in één visit zetten? ===

Ja. Met de knop '''+ Add Visitor''' rechtsboven in het Visitors-blok voegt u extra bezoekers toe. Iedere bezoeker krijgt zijn of haar eigen Visitor info en Visitor access.

=== Wat doet het veld "Location"? ===

Het veld '''Location''' is puur informatief en wordt aan de receptie getoond. Toegang wordt niet op basis van Location verleend; dat gebeurt altijd via het gekozen toegangsprofiel.

=== Kan ik de uitnodigingsmail opnieuw versturen? ===

Ja. Open de visit via het overzicht '''Visits''' en klik in het scherm '''Edit Planned Visit''' op '''Resend Invitation'''. De bezoeker ontvangt dan opnieuw de mail met de QR-code en bezoekdetails.

== Samenvatting ==

Met bovenstaande stappen plant u een bezoek vooraf in Rhyzi. U kiest de member, datum en tijd, voegt één of meerdere bezoekers toe en koppelt aan iedere bezoeker een toegangsprofiel met een identifier (en eventueel een kenteken voor parkeertoegang). Na opslaan ontvangt de bezoeker automatisch een uitnodigingsmail met de QR-code; via '''Edit Planned Visit''' kunt u het bezoek later aanpassen, opnieuw verzenden of annuleren.

EN/Create ad-hoc visit

2026-04-30T10:07:03Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Deze pagina is ook beschikbaar in het Nederlands.'' This manual describes how to create an '''adhoc visit''' in the Rhyzi platform (fo...'

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Create_ad-hoc_visit|Nederlands]].''

This manual describes how to create an '''adhoc visit''' in the Rhyzi platform (formerly Ident2be) for a visitor who turns up at the desk or door without having been registered in advance. The visitor is provided with an identifier — for example an RFID card, a barcode or a licence plate — so that he or she can reach the right place in the building.

An adhoc visit is always valid from the moment it is created until midnight (23:59) on the same day, and is always linked to an existing member.

== Introduction ==

In Rhyzi, a '''visit''' is temporary access for an external person who comes to a location at the invitation of a member. A visit can be created in advance (a '''planned visit''') or at the desk on the spot (an '''adhoc visit''').

=== When do you use an adhoc visit? ===

Use an adhoc visit when:

* a visitor turns up without an appointment at the desk or door;
* a visitor was expected but was not registered in Rhyzi in advance;
* you want to issue a temporary identifier on the spot that automatically expires the same day.

For recurring visitors or long-term access, a '''planned visit''' or a regular '''member''' is more appropriate.

=== Supported identification means ===

An adhoc visit can be linked to several types of identifier. Which ones are available depends on the hardware installed at your location:

* '''RFIDCARD''' — physical RFID access badge; presented at a card reader
* '''PLATE''' — licence plate; recognised by licence plate cameras (ANPR), for example at a barrier
* '''BARCODE''' — (printed) barcode or QR code
* '''PINONLY''' — access solely via a PIN code on a keypad
* '''VIRTUALID''' — virtual identification via the Rhyzi app on a smartphone
* '''EMPTY''' — no identifier (visit is registered only)

You can also use a '''document scanner''' to scan the visitor's ID; the name, document number and photo are then filled in automatically.

== Prerequisites ==

Before you begin, make sure you have:

* A Rhyzi account with the right to create visits (typically a front-desk operator or administrator);
* The '''name''' of the '''member''' the visitor is coming for — this member must already exist in Rhyzi;
* The '''full name''' of the visitor;
* An empty identifier: for example an empty '''RFID card''', a '''barcode''' to scan, or the '''licence plate''' of the visitor's car;
* Optional: a '''document scanner''' to read the visitor's ID automatically.

{| class="wikitable"
! Field
! Example
|-
| Member (host) || Sebastiaan Viezee
|-
| Visitor full name || Tom de Groot
|-
| Access profile || Terra Park Gulpen {{!}} Waterfiets
|-
| Identifier type || RFIDCARD
|-
| Card number || 9012F1023F5B04
|}

'''Good to know:''' the access profile determines which doors, barriers and zones the visitor may use. Access profiles are created by the administrator; ask your administrator if the appropriate profile is missing.

== Step-by-step: create an adhoc visit ==

=== Step 1 – Open the "Visits" page ===

# Log in to the Rhyzi platform.
# In the left-hand menu, click '''Visitors'''. You now see the '''Visits''' overview with all visitors for today.
# In the top-right corner, click the green '''+ New Visit''' button and choose '''Adhoc Visit'''.

[[File:01_adhoc_visit_leeg.jpg|thumb|center|800px|The empty '''Create Adhoc Visit''' form with three sections: Member Info, Visitor Info and Visitor Access.]]

The form is divided into three sections:

* '''Member Info''' — who is the visitor coming for?
* '''Visitor Info''' — who is the visitor?
* '''Visitor Access''' — which identifier and which zones?

=== Step 2 – Fill in the Member Info ===

A visitor always comes to see an existing member. In this section you indicate who the visitor is coming for.

# Click in the '''Member''' field and type (part of) the member's name.
# Select the correct person from the list. The '''Company''' and '''Member's Email''' fields are filled in automatically based on the selected member.

[[File:02_member_ingevuld.jpg|thumb|center|800px|Member selected — Company and Member's Email are filled in automatically.]]

'''Tip:''' if the correct member is not in the list, ask the administrator to add that member first before continuing.

=== Step 3 – Fill in the Visitor Info ===

In this section you record who is visiting. Only '''Full Name''' is required; all other fields are optional.

* '''Full Name''' — first and last name of the visitor (required)
* '''Email''' — visitor's email address
* '''ID''' — number of the visitor's ID document
* '''Location''' — destination or location inside the building
* '''Phone Number''' — visitor's phone number
* '''Note''' — free text, for example the purpose of the visit
* '''Photo''' — upload or take a photo of the visitor using a connected webcam

[[File:03_visitor_info.jpg|thumb|center|800px|Visitor Info with the visitor's name and email address.]]

==== Optional: scan the ID document ====

Does your location have a '''document scanner'''? Click the '''Scan ID''' button at the top right of the Visitor Info section and scan the visitor's identification document. The '''name''', '''document number''' and '''photo''' are then filled in automatically. This avoids typos and speeds up handling at the desk.

=== Step 4 – Configure Visitor Access ===

In this section you decide where the visitor may go and which identifier is used.

==== Choose an access profile ====

[[File:04_access_profile.jpg|thumb|center|800px|Choose an '''Access Profile''' from the list — the profile determines which doors, barriers and zones the visitor may use.]]

# Click in the '''Access Profile''' field.
# Select the access profile that fits this visit. Examples: '''Tech Campus | Visitor''', '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''', '''Rhyzi Tower | Visitor'''.

==== Choose the identifier type ====

[[File:05_card_type.jpg|thumb|center|800px|The '''Card Type''' options — depending on the hardware at your location.]]

Click in the '''Card Type''' field and select the type of identifier you give to the visitor:

{| class="wikitable"
! Card Type
! Use
|-
| '''RFIDCARD''' || physical RFID access badge
|-
| '''PLATE''' || licence plate — for vehicle access through a barrier
|-
| '''BARCODE''' || (printed) barcode or QR code
|-
| '''PINONLY''' || access via a PIN code only
|-
| '''VIRTUALID''' || digital identifier on the phone (Rhyzi app)
|-
| '''EMPTY''' || visit registration only, no identifier
|}

==== Enter the card number or identifier ====

[[File:06_kaart_ingevuld.jpg|thumb|center|800px|Example: access profile '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''' with an RFID card and card number.]]

# Click in the '''Card Number''' field.
# Enter the '''card number''' or '''licence plate''' manually; a '''barcode''' is filled in automatically as soon as it is scanned. For an RFID card, the card number can also be read in by placing the card on the '''desktop reader''' (enrolment reader).

'''Good to know:''' which '''Card Types''' are available depends on the hardware at your location. In doubt? Contact your administrator.

=== Step 5 – Save the visit ===

# Check all fields in the three sections.
# Click the green '''Save''' button in the top-right corner.

[[File:07_visit_aangemaakt.jpg|thumb|center|800px|After saving, the message '''Visit added successfully''' appears and the visitor shows up in the '''Visits''' list.]]

You receive the message '''Visit added successfully''' and the visit appears in the '''Visits''' overview. Validity automatically runs until 23:59 on the same day.

== Visit status flow ==

During the visit, it goes through a number of statuses. You can change the status manually via the '''Status''' column in the overview.

[[File:08_status_dropdown.jpg|thumb|center|800px|Open the Status column to manually choose a new status.]]

{| class="wikitable"
! Status
! Meaning
|-
| '''Registered''' || The adhoc visit has been created. The visitor is expected but has not yet arrived.
|-
| '''Arrived''' || The visitor has reported at the desk.
|-
| '''Checked in''' || The visitor is actually inside and the access badge is active.
|-
| '''Checked out''' || The visitor has checked out at the desk and the visit has been completed.
|-
| '''Left''' || The visit has been fully completed; the identifier no longer works and can be reused for a next visitor.
|-
| '''Cancelled''' || The visit was cancelled before it started; the identifier no longer works and can be reused for a next visitor.
|}

'''Tip — automatic status flow:''' depending on the configuration, the status is updated automatically when the visitor's identifier (RFID card, licence plate, barcode, …) is actually used at a reader or camera.

== Frequently asked questions ==

=== How long is an adhoc visit valid? ===

An adhoc visit is always valid from the moment it is created until 23:59 on the same day. Are you expecting a visitor for a longer period or several days? Create a '''planned visit''' instead via '''+ New Visit''' → '''Planned Visit'''.

=== Does a visitor always need a member? ===

Yes. In Rhyzi, every visitor is always linked to an existing member. If the correct member is not in the list, ask the administrator to add that member first.

=== Can I assign more than one identifier to a visitor? ===

The adhoc visit form supports one identifier per visit. Does the visitor need both an RFID card and access by car? Consult the administrator; in such cases the licence plate (PLATE) is usually assigned and the RFID card is provided through a separate process.

=== What does the "Scan ID" button do? ===

With '''Scan ID''' you can use a connected document scanner to read the visitor's identification document. Rhyzi will then automatically fill in the '''Full Name''', '''ID''' (document number) and the '''photo'''. This only works at locations where a document scanner is connected.

=== What is the difference between "Checked out" and "Left"? ===

* '''Checked out''' — the visitor has checked out at the desk; the visit remains visible as a completed visit.
* '''Left''' — the visit is fully closed; the identifier stops working immediately.

In practice, '''Checked out''' is usually set by the front-desk operator, while '''Left''' is set automatically when the visit expires at 23:59.

== Summary ==

Following the steps above, you can create an adhoc visit in less than a minute for a visitor standing at the desk. The visitor receives an identifier (RFID, licence plate, barcode, virtual ID or PIN), linked to an access profile that determines which zones can be reached. The visit expires automatically at midnight; the status column lets you easily follow whether the visitor has arrived, checked in or left.

NL/Create ad-hoc visit

2026-04-30T10:04:34Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''This page is also available in English.'' Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''ad-hoc vi...'

''This page is also available in [[EN/Create_ad-hoc_visit|English]].''

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''ad-hoc visit''' aanmaakt voor een bezoeker die zonder vooraf te zijn aangemeld voor de balie of de deur staat. De bezoeker krijgt een toegangsmiddel — bijvoorbeeld een RFID-pas, een barcode of een kenteken — zodat hij of zij naar de juiste plek in het gebouw kan.

Een ad-hoc visit is altijd geldig vanaf het moment van aanmaken tot middernacht (23:59) op dezelfde dag, en wordt altijd gekoppeld aan een bestaande member.

== Inleiding ==

Een '''visit''' (bezoek) is in Rhyzi een tijdelijke toegang voor een externe persoon die op uitnodiging van een member naar een locatie komt. Een visit kan vooraf worden aangemaakt (een '''planned visit''') of op het moment zelf bij de balie (een '''adhoc visit''').

=== Wanneer gebruikt u een ad-hoc visit? ===

Gebruik een ad-hoc visit wanneer:

* een bezoeker zonder afspraak voor de balie of de deur staat;
* een bezoeker wel was aangekondigd, maar niet vooraf in Rhyzi is aangemeld;
* u snel een tijdelijk toegangsmiddel wilt afgeven dat dezelfde dag automatisch verloopt.

Voor terugkerende bezoekers of langdurige toegang is een '''planned visit''' of een reguliere '''member''' geschikter.

=== Ondersteunde identificatiemiddelen ===

Een ad-hoc visit kan worden gekoppeld aan verschillende identificatiemiddelen. Welke beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie:

* '''RFIDCARD''' — fysieke RFID-toegangspas; aangeboden bij een kaartlezer
* '''PLATE''' — kenteken; herkend door kentekencamera's (ANPR) bij bijvoorbeeld de slagboom
* '''BARCODE''' — (geprinte) barcode of QR-code
* '''PINONLY''' — toegang uitsluitend via een pincode op een codeklavier
* '''VIRTUALID''' — virtuele identificatie via de Rhyzi-app op een smartphone
* '''EMPTY''' — geen identificatiemiddel (alleen registratie van het bezoek)

U kunt ook met een '''documentscanner''' het ID-bewijs van de bezoeker scannen; naam, documentnummer en pasfoto worden dan automatisch ingevuld.

== Voorwaarden ==

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

* Een Rhyzi-account met het recht om visits aan te maken (meestal de baliemedewerker of een beheerder);
* De '''naam''' van de '''member''' voor wie de bezoeker komt — deze member moet al in Rhyzi bestaan;
* De '''volledige naam''' van de bezoeker;
* Een leeg toegangsmiddel: bijvoorbeeld een lege '''RFID-pas''', een te scannen '''barcode''' of het '''kenteken''' van de auto van de bezoeker;
* Optioneel: een '''documentscanner''' om het ID-bewijs van de bezoeker automatisch in te lezen.

{| class="wikitable"
! Wat
! Voorbeeld
|-
| Member (gastheer/-vrouw) || Sebastiaan Viezee
|-
| Volledige naam bezoeker || Tom de Groot
|-
| Toegangsprofiel || Terra Park Gulpen {{!}} Waterfiets
|-
| Type identificatie || RFIDCARD
|-
| Kaartnummer || 9012F1023F5B04
|}

'''Goed om te weten:''' het toegangsprofiel bepaalt welke deuren, slagbomen en zones de bezoeker mag gebruiken. Toegangsprofielen worden door de beheerder aangemaakt; vraag uw beheerder als het juiste profiel ontbreekt.

== Stap-voor-stap: een ad-hoc visit aanmaken ==

=== Stap 1 – Open het scherm "Visits" ===

# Log in op het Rhyzi-platform.
# Klik in het linkermenu op '''Visitors'''. U ziet nu het overzicht '''Visits''' met alle bezoekers van vandaag.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''+ New Visit''' en kies '''Adhoc Visit'''.

[[Bestand:01_adhoc_visit_leeg.jpg|thumb|center|800px|Het lege formulier '''Create Adhoc Visit''' met drie blokken: Member Info, Visitor Info en Visitor Access.]]

Het formulier is opgedeeld in drie blokken:

* '''Member Info''' — voor wie komt de bezoeker?
* '''Visitor Info''' — wie is de bezoeker?
* '''Visitor Access''' — met welk toegangsmiddel en tot welke zones?

=== Stap 2 – Vul de Member Info in ===

Een bezoeker komt altijd voor een bestaande member. In dit blok geeft u aan voor wie de bezoeker komt.

# Klik in het veld '''Member''' en typ (een deel van) de naam van de member.
# Selecteer de juiste persoon uit de lijst. De velden '''Company''' en '''Member's Email''' worden automatisch ingevuld op basis van de gekozen member.

[[Bestand:02_member_ingevuld.jpg|thumb|center|800px|Member geselecteerd — Company en Member's Email zijn automatisch ingevuld.]]

'''Tip:''' staat de juiste member niet in de lijst? Vraag dan eerst de beheerder om die member aan te maken voordat u verdergaat.

=== Stap 3 – Vul de Visitor Info in ===

In dit blok legt u vast wie er op bezoek komt. Alleen '''Full Name''' is verplicht; de overige velden zijn optioneel.

* '''Full Name''' — voor- en achternaam van de bezoeker (verplicht)
* '''Email''' — e-mailadres van de bezoeker
* '''ID''' — nummer van het ID-bewijs van de bezoeker
* '''Location''' — locatie of bestemming binnen het gebouw
* '''Phone Number''' — telefoonnummer van de bezoeker
* '''Note''' — vrije tekst, bijvoorbeeld het doel van het bezoek
* '''Photo''' — upload of maak een foto van de bezoeker met een aangesloten webcam

[[Bestand:03_visitor_info.jpg|thumb|center|800px|Visitor Info met de naam en het e-mailadres van de bezoeker.]]

==== Optioneel: ID-bewijs scannen ====

Beschikt uw locatie over een '''documentscanner'''? Klik dan op de knop '''Scan ID''' rechtsboven in het Visitor Info-blok en scan het identiteitsbewijs van de bezoeker. '''Naam''', '''documentnummer''' en '''pasfoto''' worden dan automatisch ingevuld. Dit voorkomt typefouten en versnelt de afhandeling aan de balie.

=== Stap 4 – Configureer Visitor Access ===

In dit blok bepaalt u waar de bezoeker mag komen en met welk toegangsmiddel.

==== Toegangsprofiel kiezen ====

[[Bestand:04_access_profile.jpg|thumb|center|800px|Kies een '''Access Profile''' uit de lijst — het profiel bepaalt welke deuren, slagbomen en zones de bezoeker mag gebruiken.]]

# Klik op het veld '''Access Profile'''.
# Kies het toegangsprofiel dat past bij dit bezoek. Voorbeelden: '''Tech Campus | Visitor''', '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''', '''Rhyzi Tower | Visitor'''.

==== Type identificatiemiddel kiezen ====

[[Bestand:05_card_type.jpg|thumb|center|800px|De keuzes voor '''Card Type''' — afhankelijk van de hardware op uw locatie.]]

Klik op het veld '''Card Type''' en kies het type identifier dat u aan de bezoeker meegeeft:

{| class="wikitable"
! Card Type
! Toepassing
|-
| '''RFIDCARD''' || fysieke RFID-toegangspas
|-
| '''PLATE''' || kenteken — voor toegang door de slagboom met de auto
|-
| '''BARCODE''' || (geprinte) barcode of QR-code
|-
| '''PINONLY''' || toegang met alleen een pincode
|-
| '''VIRTUALID''' || digitale identifier op de telefoon (Rhyzi-app)
|-
| '''EMPTY''' || alleen bezoekregistratie, geen toegangsmiddel
|}

==== Kaartnummer of identifier invullen ====

[[Bestand:06_kaart_ingevuld.jpg|thumb|center|800px|Voorbeeld: toegangsprofiel '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''' met een RFID-kaart en kaartnummer.]]

# Klik in het veld '''Card Number'''.
# Vul het '''pasnummer''' of '''kenteken''' in; een '''barcode''' wordt automatisch ingevuld zodra deze wordt gescand. Bij een RFID-pas kan het kaartnummer ook worden ingelezen door de pas op de '''tafelreader''' (pasinleerlezer) te leggen.

'''Goed om te weten:''' welke '''Card Types''' beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie. Twijfelt u? Neem contact op met de beheerder.

=== Stap 5 – Sla de visit op ===

# Controleer alle velden in de drie blokken.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''Save'''.

[[Bestand:07_visit_aangemaakt.jpg|thumb|center|800px|Na het opslaan verschijnt de melding '''Visit added successfully''' en staat de bezoeker in de lijst '''Visits'''.]]

U krijgt de melding '''Visit added successfully''' en het bezoek verschijnt in het overzicht '''Visits'''. De geldigheid loopt automatisch tot 23:59 dezelfde dag.

== Statusverloop van een ad-hoc visit ==

Tijdens het bezoek doorloopt de visit een aantal statussen. U kunt de status handmatig aanpassen via de kolom '''Status''' in het overzicht.

[[Bestand:08_status_dropdown.jpg|thumb|center|800px|Open de Status-kolom om handmatig een nieuwe status te kiezen.]]

{| class="wikitable"
! Status
! Betekenis
|-
| '''Registered''' || De ad-hoc visit is aangemaakt. De bezoeker is verwacht maar nog niet binnen.
|-
| '''Arrived''' || De bezoeker heeft zich gemeld bij de balie.
|-
| '''Checked in''' || De bezoeker is daadwerkelijk binnen en de toegangspas is actief.
|-
| '''Checked out''' || De bezoeker heeft uitgecheckt aan de balie en het bezoek is afgerond.
|-
| '''Left''' || Het bezoek is volledig afgehandeld; het toegangsmiddel werkt niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgende bezoeker.
|-
| '''Cancelled''' || Het bezoek is geannuleerd vóór aanvang; het toegangsmiddel werkt niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgende bezoeker.
|}

'''Tip — automatisch statusverloop:''' afhankelijk van de configuratie wordt de status automatisch aangepast wanneer de identifier (RFID-pas, kenteken, barcode, …) van de bezoeker daadwerkelijk wordt gebruikt bij een lezer of camera.

== Veelgestelde vragen ==

=== Hoelang is een ad-hoc visit geldig? ===

Een ad-hoc visit is altijd geldig van het moment van aanmaken tot 23:59 dezelfde dag. Verwacht u een bezoeker voor langere tijd of voor meerdere dagen? Maak dan een '''planned visit''' aan via '''+ New Visit''' → '''Planned Visit'''.

=== Moet de bezoeker altijd een member hebben? ===

Ja. Iedere bezoeker komt in Rhyzi altijd voor een bestaande member. Staat de juiste member niet in de lijst? Vraag dan eerst de beheerder om die member aan te maken.

=== Kan ik meer dan één identificatiemiddel meegeven aan een bezoeker? ===

Het ad-hoc visit-formulier ondersteunt één identificatiemiddel per visit. Heeft de bezoeker zowel een RFID-pas als toegang met de auto nodig? Overleg dan met de beheerder; doorgaans wordt in dat geval het kenteken (PLATE) toegekend en de RFID-pas via een aparte route afgegeven.

=== Wat doet de knop "Scan ID"? ===

Met '''Scan ID''' kunt u via een aangesloten documentscanner het identiteitsbewijs van de bezoeker scannen. Rhyzi vult dan automatisch '''Full Name''', '''ID''' (documentnummer) en de '''pasfoto''' in. Dit werkt alleen op locaties waar een documentscanner is aangesloten.

=== Wat is het verschil tussen "Checked out" en "Left"? ===

* '''Checked out''' — de bezoeker heeft zich uitgecheckt aan de balie; de visit blijft zichtbaar als afgerond bezoek.
* '''Left''' — het bezoek is volledig afgesloten; het toegangsmiddel werkt direct niet meer.

In de praktijk wordt '''Checked out''' meestal door de baliemedewerker gezet, en gaat '''Left''' automatisch in als de visit verloopt om 23:59.

== Samenvatting ==

Met bovenstaande stappen maakt u in minder dan een minuut een ad-hoc visit aan voor een bezoeker die voor de balie staat. De bezoeker krijgt een toegangsmiddel (RFID, kenteken, barcode, virtual ID of pincode), gekoppeld aan een toegangsprofiel dat bepaalt welke zones bereikbaar zijn. De visit verloopt automatisch om middernacht; via de statuskolom volgt u eenvoudig of de bezoeker is gearriveerd, ingecheckt of vertrokken.

NL/Home

2026-04-17T14:19:58Z

Sebastiaan:

''This page is also available in [[Home|English]].''

= Thuispagina (Home) =

De '''Thuispagina''' is het startscherm van Rhyzi en fungeert als centraal dashboard. Direct na het inloggen ziet u hier in één oogopslag de belangrijkste informatie voor de huidige werkdag: parkeergebruik, geplande bezoeken, vergaderreserveringen, orders, facturen, printgebruik en openstaande supporttickets.

De pagina kent twee weergaven:

* '''Personal Info''' – informatie die betrekking heeft op de aangemelde gebruiker (eigen bezoeken, eigen reserveringen, eigen printgebruik, eigen supporttickets).
* '''Company Info''' – informatie op bedrijfsniveau (alle bezoekers, reserveringen, orders en facturen van de geselecteerde organisatie).

U wisselt tussen de weergaven via de schakelaar rechtsboven op de pagina.

[[Bestand:Home_Company_Info.png|thumb|center|900px|Thuispagina in de weergave ''Company Info'' met de widgets Parking, Visits for today, Reservations for today, Orders en Invoices.]]

== Navigatie en bedieningselementen ==

Bovenaan en links op de pagina vindt u de volgende bedieningselementen:

* '''Zijmenu (links)''' – geeft toegang tot de hoofdmodules: [[Home screen|Home]], [[Members]], [[Visitors]], [[Reservations]] en [[Support]]. Het zijmenu kan worden in- en uitgeklapt met de pijl bovenaan.
* '''Datum- en tijdweergave''' – linksboven in het zijmenu wordt de actuele datum en tijd getoond.
* '''Bedrijfskeuze''' – een dropdown bovenaan de pagina waarmee beheerders met toegang tot meerdere organisaties het actieve bedrijf selecteren (bijvoorbeeld ''Google Netherlands''). Alle widgets op de thuispagina volgen deze keuze.

[[Bestand:Home_Bedrijfskeuze.png|thumb|center|900px|De bedrijfskeuze-dropdown bovenaan de thuispagina.]]
* '''Vernieuwen''' – de rondronddraai-knop naast de bedrijfskeuze ververst alle widgets met de meest actuele gegevens.
* '''Personal Info / Company Info''' – de schakelaar rechtsboven waarmee u wisselt tussen persoonlijke weergave en bedrijfsweergave.
* '''Gebruikersmenu (linksonder)''' – toont de aangemelde gebruiker en biedt via het menu met drie puntjes toegang tot profielinstellingen en afmelden. De versie van Rhyzi staat onder het gebruikersmenu vermeld.

== Widgets op de thuispagina ==

De thuispagina is opgebouwd uit een aantal widgets (tegels). Welke widgets zichtbaar zijn, hangt af van de gekozen weergave (Personal Info of Company Info) en van de modules die voor uw organisatie zijn geactiveerd.

=== Parking ===

De '''Parking'''-widget toont de actuele bezetting van de parkeergelegenheid.

* '''Parking Total''' – het totaal aantal beschikbare parkeerplaatsen.
* '''Parking In Use''' – het aantal parkeerplaatsen dat op dit moment in gebruik is.
* '''Parking Left''' – het aantal nog vrije parkeerplaatsen.

Rechts in de widget staat een poort-icoon. Door hierop te klikken opent u het venster ''Parking Slots Overview''. In dit overzicht ziet u per bedrijf of per poort:

* '''Company Name''' – naam van de organisatie waaraan de plaatsen zijn toegewezen.
* '''Total Number''' – totaal aantal plaatsen.
* '''Total Used''' – aantal plaatsen in gebruik.
* '''Total Left''' – aantal vrije plaatsen.
* '''Gates''' – knop '''Open Gate''' waarmee een beheerder handmatig een slagboom of poort kan openen.

[[Bestand:Home_Parking_Slots_Overview.png|thumb|center|900px|Het venster ''Parking Slots Overview'' met de verdeling per bedrijf en de knop ''Open Gate''.]]

Als er geen poorten aan uw gebruikersprofiel gekoppeld zijn, verschijnt de melding ''No gates available''.

[[Bestand:Home_No_Gates_Available.png|thumb|center|900px|Melding ''No gates available'' wanneer er geen poorten aan het gebruikersprofiel zijn gekoppeld.]]

=== Visits for today ===

De widget '''Visits for today''' toont de bezoeken die voor vandaag zijn ingepland. Per bezoek ziet u:

* De naam van de bezoeker.
* Het geplande aankomsttijdstip.
* De gastheer/-vrouw (host).
* De status, bijvoorbeeld ''Aangemeld'' zodra de bezoeker zich bij de receptie heeft gemeld.
* Een relatief tijdstempel (''an hour ago'', ''7 hours ago'') dat aangeeft wanneer de afspraak is aangemaakt of bijgewerkt.

In de '''Personal Info'''-weergave ziet u alleen uw eigen bezoeken; in de '''Company Info'''-weergave ziet u de bezoeken voor de gehele organisatie. Met de pijl rechtsboven in de widget springt u naar de volledige pagina [[Visitors]].

=== Reservations for today ===

De widget '''Reservations for today''' toont de vergaderruimtereserveringen voor vandaag. Per reservering worden getoond:

* Een afbeelding en naam van de vergaderruimte (bijvoorbeeld ''Tech Campus | MR De Dom'' of ''Innovation Hub | MR Seaport'').
* Het starttijdstip.
* Een relatief tijdstempel dat aangeeft wanneer de reservering is gemaakt.

Via de pijl rechtsboven gaat u naar de volledige pagina [[Reservations]]. Daar kunt u ook nieuwe reserveringen aanmaken, zie [[NL/Add_Reservation|Reservering toevoegen]].

=== Orders ===

De widget '''Orders''' (alleen zichtbaar in ''Company Info'') toont de bestellingen van vandaag vanuit bijvoorbeeld de cateringmodule of facility services. Wanneer er geen bestellingen zijn, verschijnt de melding ''No orders for today''.

=== Invoices ===

De widget '''Invoices''' (alleen zichtbaar in ''Company Info'') toont de facturen die vandaag beschikbaar zijn gekomen. Wanneer er geen facturen zijn, verschijnt de melding ''No invoices for today''.

=== Printing ===

De widget '''Printing''' (alleen zichtbaar in ''Personal Info'') toont het printverbruik over de actuele periode.

* '''Total Pages''' – totaal aantal geprinte pagina's.
* '''Colored Pages''' – aantal in kleur geprinte pagina's.
* '''Black & White Pages''' – aantal in zwart-wit geprinte pagina's.
* '''Scanned Pages''' – aantal gescande pagina's.
* '''Total Cost''' – totale kosten van het printgebruik.

Rechtsboven in de widget staat de knop '''Install printer driver'''. Hiermee download de gebruiker het installatiepakket van het printerstuurprogramma voor zijn of haar werkstation.

[[Bestand:Home_Personal_Info.png|thumb|center|900px|Thuispagina in de weergave ''Personal Info'' met de widgets Parking, Printing, Visits for today, Reservations for today en Support Tickets.]]

=== Support Tickets ===

De widget '''Support Tickets''' (alleen zichtbaar in ''Personal Info'') toont de meest recente supportmeldingen van de gebruiker. Per ticket ziet u:

* De naam / het onderwerp van het ticket (bijvoorbeeld ''Support Request'').
* De status (bijvoorbeeld ''New'').
* De aanmaakdatum van het ticket.

Via de pijl rechtsboven opent u de volledige supportpagina, zie [[Support]].

== Verschillen tussen Personal Info en Company Info ==

{| class="wikitable"
! Widget !! Personal Info !! Company Info
|-
| Parking || Ja || Ja
|-
| Visits for today || Eigen bezoeken || Alle bezoeken van de organisatie
|-
| Reservations for today || Eigen reserveringen || Alle reserveringen van de organisatie
|-
| Printing || Ja || Nee
|-
| Support Tickets || Ja || Nee
|-
| Orders || Nee || Ja
|-
| Invoices || Nee || Ja
|}

== Werken met de thuispagina ==

=== Eindgebruikers ===

Als eindgebruiker (medewerker, huurder of vaste bezoeker) gebruikt u de thuispagina voor een dagelijks overzicht:

* Controleer in '''Visits for today''' of uw verwachte bezoeker is aangemeld.
* Zie in '''Reservations for today''' welke vergaderruimtes u vandaag hebt gereserveerd.
* Volg in '''Printing''' uw eigen printverbruik en download indien nodig het printerstuurprogramma.
* Houd in '''Support Tickets''' de status van uw openstaande meldingen in de gaten.

Staat een widget op ''No ... for today''? Dan zijn er voor vandaag geen items voor u. Klik op de pijl rechtsboven in een widget om door te klikken naar het volledige overzicht van die module.

=== Beheerders ===

Als beheerder (systeembeheerder, facility manager of ICT) gebruikt u de thuispagina vooral in de weergave '''Company Info''' om de operationele status van de organisatie te monitoren:

* Bewaak de parkeerbezetting en open zo nodig handmatig een poort via '''Parking Slots Overview'''.
* Controleer in '''Visits for today''' welke bezoekers vandaag worden verwacht en hun aanmeldstatus.
* Controleer in '''Reservations for today''' de bezetting van de vergaderruimtes.
* Gebruik '''Orders''' en '''Invoices''' om eventuele afwijkingen in catering- of factuurstromen snel te signaleren.
* Wissel via de '''bedrijfskeuze''' bovenaan tussen de organisaties waarvoor u verantwoordelijk bent.

Werkt u met meerdere locaties of tenants? Kies altijd eerst de juiste organisatie in de dropdown voordat u beslissingen neemt op basis van de cijfers op de thuispagina.

== Veelgestelde vragen ==

; De cijfers kloppen niet met de werkelijke situatie
: Klik op de '''Vernieuwen'''-knop boven de bedrijfskeuze. Alle widgets worden dan opnieuw geladen.

; Ik zie geen Parking-, Orders- of Invoices-widget
: Deze widgets zijn afhankelijk van de modules die voor uw organisatie zijn geactiveerd en van uw gebruikersrechten. Neem contact op met uw beheerder als u deze informatie zou moeten zien.

; Ik zie de melding "No gates available"
: Er zijn geen poorten of slagbomen aan uw gebruikersprofiel gekoppeld. Een beheerder kan dit instellen in de module [[Toegang]].

; Ik zie meerdere bedrijven in de bedrijfskeuze-dropdown
: U hebt toegangsrechten voor meerdere organisaties. De gekozen organisatie bepaalt welke data in alle widgets wordt getoond.

EN/Add Reservation

2026-04-17T14:09:07Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Deze pagina is ook beschikbaar in het Nederlands.'' This manual describes how to '''book a meeting room''' in the Rhyzi platform (formerly...'

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Add_Reservation|Nederlands]].''

This manual describes how to '''book a meeting room''' in the Rhyzi platform (formerly Ident2be) and how to arrange access for all attendees in a single action. It explains how to create a reservation for yourself or on behalf of a colleague, how to invite attendees by email, and how the platform links that invitation to access badges, QR codes, and parking recognition.

== Introduction ==

A reservation in the '''Meeting''' module is more than a time slot in a calendar. In one go, Rhyzi arranges:

* the reservation of the selected meeting room for the chosen date and time;
* an email invitation to every attendee, optionally with a '''QR code''' that grants access to the building and/or the parking lot;
* the automatic creation of '''visitors''' for attendees who are not yet known as members;
* the linking of temporary access to the existing '''identification means''' of attendees who are already registered as members.

=== Members versus visitors ===

Every email address you add as an attendee is recognised by Rhyzi:

* If the email address is unknown, the person is created as a '''visitor''' and receives an invitation email, optionally including a QR code.
* If the email address belongs to an existing '''member''', '''no''' new visitor is created — the temporary access for the meeting is linked to the identification means the member already has (RFID badge, licence plate, mobile key, and so on).

=== Validity of the access ===

Access for every attendee is '''time-bound'''. Rhyzi opens access:

* '''shortly before''' the reservation slot (so attendees can walk in on time);
* '''during''' the reservation slot;
* '''shortly after''' the reservation slot (for wrap-up).

Outside this window, the QR code and the temporary link to the member's identification stop working.

== Prerequisites ==

Before you start, make sure you have:

* A Rhyzi account with the right to book a meeting room;
* The '''date''' and '''time slot''' for the meeting;
* The '''host email address''' — usually your own, but it can be a colleague;
* The '''email addresses of the attendees''' who need to receive an invitation;
* The '''total number of attendees''' (including those without an email address).

{| class="wikitable"
! Field
! Example
|-
| Host || info@rhyzi.com
|-
| Date || 17-04-2026
|-
| Start time / end time || 15:00 – 17:00
|-
| Total attendees || 6
|-
| Email addresses || tim@rhyzi.com, lex@rhyzi.com, tineke@rhyzi.com, lodewijk@ident2be.com
|}

'''Tip:''' you do not have to attend the meeting yourself in order to book it. The host can be a colleague; you only enter the attendees who will actually be there.

== Step-by-step: booking a meeting room ==

=== Step 1 – Open Reservations ===

[[File:01_reserveringen.jpg|thumb|center|600px|Reservations overview with the green '''Add Booking''' button in the top right.]]

# Log in to the Rhyzi platform.
# In the left-hand menu, click '''Reservations'''.
# In the top right, click the green '''Add Booking''' button.

You see the overview of existing reservations — new reservations are added via the button in the top right.

=== Step 2 – Choose a meeting room ===

[[File:02_rooms_overzicht.jpg|thumb|center|600px|Overview of available meeting rooms.]]

After clicking '''Add Booking''', the '''Rooms''' overview appears. For each room you see:

* a photo;
* the name and location (for example '''Innovation Hub | MR Seaport''');
* the available time window for today;
* the maximum capacity (number of people).

==== Using the filters ====

Two filters in the top right help you find a suitable room faster:

* '''Capacity''' — enter the minimum number of attendees; rooms that are too small disappear from the overview.
* '''Sites''' — choose a specific site or leave '''All Sites''' on to show every location.

[[File:03_capaciteit_filter.jpg|thumb|center|600px|With '''Capacity = 30''', only rooms with enough capacity remain.]]

Click '''Make a reservation''' on the room you want.

=== Step 3 – Fill in host, date, and time ===

[[File:04_reserveringsformulier.jpg|thumb|center|600px|Reservation form with '''Host Info''', '''Date and Time''', and '''Attendee Emails'''.]]

The reservation form opens with the selected room at the top and a timeline of the day on the right.

==== Host Info ====

* '''Host Email''' — pre-filled with your own email address. Enter a colleague's address to book on their behalf; the reservation will then be registered in that colleague's name.
* '''Company''' — automatically recognised based on the host.

==== Date and time ====

[[File:05_tijd_kiezen.jpg|thumb|center|600px|Pick a start time from the dropdown.]]

# Choose the '''Date'''.
# Select a '''Start Time''' from the dropdown.
# Select an '''End Time'''.

The time window is bound to the opening hours of the room. Slots that are already booked appear in grey and cannot be selected.

=== Step 4 – Add attendees ===

[[File:06_deelnemers.jpg|thumb|center|600px|Multiple attendees added as chips.]]

Under '''Attendee Emails''' there are two fields:

{| class="wikitable"
! Field
! Meaning
|-
| '''Total attendees''' || The total number of attendees, including people without an email address. This number may not exceed the capacity of the room.
|-
| '''Attendee Emails''' || The email addresses of attendees who should receive an invitation. Type an address and press '''Enter''' or '''Space''' — the address is added as a chip. Click the '''×''' to remove an address.
|}

==== Booking without attending yourself ====

You do not have to attend the meeting yourself. Only enter the attendees who will actually be present, and remove your own address from the list if it does not apply. The reservation remains registered in the host's name.

==== What happens with the email addresses? ====

{| class="wikitable"
! Situation
! What happens
|-
| '''Address unknown''' || A '''visitor''' is created. The person receives an invitation email.
|-
| '''Address belongs to a member''' || '''No''' visitor is created. Temporary access is linked to the member's existing identification means (RFID badge, licence plate, mobile key).
|-
| '''QR code in email''' || Optionally, the invitation email can contain a QR code. This QR code grants access to the agreed-upon parts of the building and, if configured, to the parking lot.
|}

=== Step 5 – Confirm ===

[[File:07_bevestiging.jpg|thumb|center|600px|Confirmation dialog with host, attendees, date, time, and price.]]

# In the top right, click '''Make a reservation'''.
# A confirmation dialog appears with the summary: host, list of attendees, date, time, and (if applicable) the cost.
# Check the details.
# Click '''Confirm''' to finalise the reservation. Click '''Cancel''' to return and change something.

Once confirmed, invitations are sent and access is provisioned for every attendee.

== After the reservation ==

[[File:08_dashboard.jpg|thumb|center|600px|Home dashboard with the new reservation and every attendee listed as a visitor.]]

After confirmation, the reservation appears in:

* '''Reservations for today''' on the Home dashboard and in the '''Reservations''' overview;
* '''Visits for today''' — every attendee is shown here as a visitor. As soon as an attendee checks in, the status changes to '''Aangemeld''' (Checked in).

=== Access to the parking lot ===

If the QR code also grants parking rights, the attendee uses the same QR code at the barrier or in the parking app. Your administrator decides whether this option is available for the booked room or the selected attendee.

For members with a known '''licence plate''', the barrier can open automatically via licence plate recognition (ANPR), without the QR code having to be scanned.

== Checking and editing ==

Want to change something after saving the reservation?

# Go to '''Reservations''' in the left-hand menu.
# Find the reservation in the overview (filter on '''Today''' or use the search bar).
# Click the reservation to open the details.
# Adjust the details and save.

Attendees receive an updated invitation whenever the reservation changes.

== Frequently asked questions ==

=== Can I book a meeting I do not attend myself? ===

Yes. Enter the colleague's email address in '''Host Email''' and add only the attendees who will actually be there. You do not need to add yourself.

=== Do members receive the same invitation email as visitors? ===

Members receive an invitation email, but '''no''' new visitor is created. The temporary access for the meeting is automatically linked to the identification means the member already has. The member can therefore walk in using their own badge, licence plate, or mobile key.

=== When is a visitor's QR code valid? ===

The QR code only works '''shortly before''', '''during''', and '''shortly after''' the reserved slot. Outside this window, the QR code no longer grants access.

=== Does the QR code also work for the parking lot? ===

Only if your administrator has enabled parking access for the reservation. If so, the attendee uses the same QR code at the barrier. For members with licence plate recognition, the barrier opens automatically.

=== What if an attendee has no email address? ===

Only adjust the '''Total attendees''' field. These attendees accompany another visitor or the host but do not get their own QR code.

=== Can I cancel a reservation? ===

Yes. Open the reservation via '''Reservations''' and choose '''Cancel'''. Attendees receive a cancellation message and access is revoked immediately.

== Summary ==

With the steps above you can book a meeting room in minutes while arranging access for every attendee at the same time. Rhyzi automatically distinguishes between '''members''' (linked to existing identification means) and '''visitors''' (newly created, optionally with a QR code), and access is restricted to shortly before, during, and shortly after the reservation slot. A single reservation is therefore enough to arrange both the room and the access — including any parking rights.

NL/Add Reservation

2026-04-17T14:08:30Z

Sebastiaan: Nieuwe pagina aangemaakt met '''This page is also available in English.'' Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''vergaderruimt...'

''This page is also available in [[EN/Add_Reservation|English]].''

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''vergaderruimte reserveert''' en in één handeling de toegang voor alle deelnemers regelt. U leest hoe u een reservering maakt voor uzelf of namens een collega, hoe u deelnemers uitnodigt per e-mail en hoe de platformkoppeling met toegangspasjes, QR-codes en parkeerherkenning werkt.

== Inleiding ==

Een reservering in de module '''Vergaderen''' is meer dan een tijdslot in een agenda. Rhyzi regelt tegelijkertijd:

* de reservering van de gekozen vergaderruimte op de gewenste datum en tijd;
* een uitnodiging per e-mail naar alle ingevulde deelnemers, optioneel met '''QR-code''' voor toegang tot het gebouw en/of de parkeerplaats;
* de automatische aanmaak van '''bezoekers''' voor deelnemers die nog niet als member bekend zijn;
* de koppeling van de tijdelijke toegang aan de bestaande '''identificatiemiddelen''' van deelnemers die wél al als member bekend zijn.

=== Members versus bezoekers ===

Elk e-mailadres dat u als deelnemer toevoegt, wordt door Rhyzi herkend:

* Is het e-mailadres nog onbekend? Dan wordt de persoon aangemaakt als '''bezoeker''' en ontvangt hij of zij een uitnodigingsmail, eventueel met QR-code.
* Hoort het e-mailadres bij een bestaande '''member'''? Dan wordt er géén nieuwe bezoeker aangemaakt — de tijdelijke toegang tot de vergaderruimte wordt gekoppeld aan de identificatiemiddelen die de member al heeft (RFID-pas, kenteken, mobiele sleutel, enzovoort).

=== Geldigheid van de toegang ===

De toegang van alle deelnemers is '''tijdsgebonden'''. Rhyzi opent de toegang:

* '''kort vóór''' het reserveringstijdvak (zodat deelnemers op tijd naar binnen kunnen lopen);
* '''tijdens''' het reserveringstijdvak;
* '''kort ná''' het reserveringstijdvak (voor uitloop).

Buiten dit venster werkt de QR-code of de tijdelijke koppeling aan de member-identificatie niet meer.

== Voorwaarden ==

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

* Een Rhyzi-account met het recht om een vergaderruimte te reserveren;
* De '''datum''' en het '''tijdvak''' van de vergadering;
* Het '''e-mailadres van de host''' — meestal uzelf, maar een collega kan ook;
* De '''e-mailadressen van de deelnemers''' die een uitnodiging moeten ontvangen;
* Het '''totale aantal deelnemers''' (inclusief deelnemers zonder e-mailadres).

{| class="wikitable"
! Wat
! Voorbeeld
|-
| Host || info@rhyzi.com
|-
| Datum || 17-04-2026
|-
| Starttijd / eindtijd || 15:00 – 17:00
|-
| Totaal aantal deelnemers || 6
|-
| E-mailadressen || tim@rhyzi.com, lex@rhyzi.com, tineke@rhyzi.com, lodewijk@ident2be.com
|}

'''Tip:''' u hoeft zelf niet deel te nemen aan de vergadering om deze te kunnen reserveren. De host kan een collega zijn; u vult dan alleen de deelnemers in die wél aanwezig zijn.

== Stap-voor-stap: een vergaderruimte reserveren ==

=== Stap 1 – Open Reservations ===

[[Bestand:01_reserveringen.jpg|thumb|center|600px|Overzicht Reserveringen met de groene knop '''Add Booking''' rechtsboven.]]

# Log in op het Rhyzi-platform.
# Klik in het linkermenu op '''Reservations'''.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''Add Booking'''.

U ziet het overzicht van bestaande reserveringen — de nieuwe reservering voegt u toe via de knop rechtsboven.

=== Stap 2 – Kies een vergaderruimte ===

[[Bestand:02_rooms_overzicht.jpg|thumb|center|600px|Overzicht van beschikbare vergaderruimtes.]]

Na het klikken op '''Add Booking''' verschijnt het overzicht '''Rooms'''. Per ruimte ziet u:

* een foto;
* de naam en locatie (bijvoorbeeld '''Innovation Hub | MR Seaport''');
* het beschikbare tijdvenster voor vandaag;
* de maximale capaciteit (aantal personen).

==== Filters gebruiken ====

Rechtsboven staan twee filters die het vinden van een geschikte ruimte versnellen:

* '''Capacity''' — geef het minimum aantal deelnemers op; ruimtes die te klein zijn, verdwijnen uit het overzicht.
* '''Sites''' — kies een specifieke locatie of laat '''All Sites''' aan om alle locaties te tonen.

[[Bestand:03_capaciteit_filter.jpg|thumb|center|600px|Met '''Capacity = 30''' blijft alleen de ruimte over die voldoende capaciteit heeft.]]

Klik bij de gewenste ruimte op '''Make a reservation'''.

=== Stap 3 – Host, datum en tijd invullen ===

[[Bestand:04_reserveringsformulier.jpg|thumb|center|600px|Reserveringsformulier met '''Host Info''', '''Date and Time''' en '''Attendee Emails'''.]]

Het reserveringsformulier opent met de geselecteerde ruimte bovenaan en een tijdlijn van de dag rechts in beeld.

==== Host Info ====

* '''Host Email''' — standaard gevuld met uw eigen e-mailadres. Vul hier eventueel het adres van een collega in; de reservering staat dan op naam van die collega.
* '''Company''' — wordt automatisch herkend op basis van de host.

==== Datum en tijd ====

[[Bestand:05_tijd_kiezen.jpg|thumb|center|600px|Kies de starttijd uit de keuzelijst.]]

# Kies de '''Date'''.
# Selecteer een '''Start Time''' uit de keuzelijst.
# Selecteer een '''End Time'''.

Het tijdsvenster is gebonden aan de openingstijden van de ruimte. Bezette momenten staan grijs en kunnen niet worden geselecteerd.

=== Stap 4 – Deelnemers toevoegen ===

[[Bestand:06_deelnemers.jpg|thumb|center|600px|Meerdere deelnemers toegevoegd als chip.]]

Onder '''Attendee Emails''' staan twee velden:

{| class="wikitable"
! Veld
! Betekenis
|-
| '''Total attendees''' || Het totale aantal deelnemers van de vergadering, inclusief deelnemers zonder e-mailadres. Dit aantal mag niet hoger zijn dan de capaciteit van de ruimte.
|-
| '''Attendee Emails''' || De e-mailadressen van deelnemers die een uitnodiging moeten ontvangen. Typ een adres en druk op '''Enter''' of '''spatie''' — het adres wordt dan als chip toegevoegd. Met het '''×''' verwijdert u een adres.
|}

==== Reserveren zonder zelf deel te nemen ====

U hoeft zelf niet deel te nemen. Vul alleen de deelnemers in die wél aanwezig zijn en verwijder uw eigen adres uit de lijst als dat van toepassing is. De reservering blijft wel op naam van de host staan.

==== Wat gebeurt er met de e-mailadressen? ====

{| class="wikitable"
! Situatie
! Wat gebeurt er
|-
| '''Adres onbekend''' || Er wordt een '''bezoeker''' aangemaakt. De persoon ontvangt een uitnodigingsmail.
|-
| '''Adres hoort bij een member''' || Er wordt '''geen''' bezoeker aangemaakt. De tijdelijke toegang wordt gekoppeld aan de bestaande identificatiemiddelen van de member (RFID-pas, kenteken, mobiele sleutel).
|-
| '''QR-code in e-mail''' || Optioneel kan de uitnodigingsmail een QR-code bevatten. Deze QR-code geeft toegang tot de afgesproken delen van het gebouw en, indien geconfigureerd, het parkeerterrein.
|}

=== Stap 5 – Bevestigen ===

[[Bestand:07_bevestiging.jpg|thumb|center|600px|Bevestigingsvenster met host, deelnemers, datum, tijd en prijs.]]

# Klik rechtsboven op '''Make a reservation'''.
# Er verschijnt een bevestigingsvenster met de samenvatting: host, lijst met deelnemers, datum, tijd en (indien van toepassing) de kosten.
# Controleer de gegevens.
# Klik op '''Confirm''' om de reservering definitief te maken. Klik op '''Cancel''' om terug te keren en iets te wijzigen.

Na bevestiging worden de uitnodigingen verstuurd en wordt de toegang voor alle deelnemers klaargezet.

== Na de reservering ==

[[Bestand:08_dashboard.jpg|thumb|center|600px|Home-dashboard met de nieuwe reservering en alle deelnemers als bezoeker.]]

Na bevestiging verschijnt de reservering in:

* '''Reservations for today''' op het Home-dashboard en in het overzicht '''Reservations''';
* '''Visits for today''' — hier staan alle deelnemers als bezoeker. Zodra een deelnemer zich aanmeldt, verandert de status naar '''Aangemeld'''.

=== Toegang tot het parkeerterrein ===

Als de QR-code óók recht geeft op parkeren, gebruikt de deelnemer dezelfde QR-code bij de slagboom of in de parkeerapp. De beheerder bepaalt of deze optie beschikbaar is voor de geboekte ruimte of de geselecteerde deelnemer.

Voor members met een bekend '''kenteken''' kan de parkeerplaats automatisch opengaan via kentekenherkenning (ANPR), zonder dat de QR-code gescand hoeft te worden.

== Controleren en aanpassen ==

Wilt u na het opslaan iets wijzigen aan de reservering?

# Ga naar '''Reservations''' in het linkermenu.
# Zoek de reservering in het overzicht (filter op '''Today''' of gebruik de zoekbalk).
# Klik op de reservering om de details te openen.
# Pas de gegevens aan en sla op.

Deelnemers ontvangen bij wijzigingen een update van hun uitnodiging.

== Veelgestelde vragen ==

=== Kan ik een vergadering reserveren waar ik zelf niet aan deelneem? ===

Ja. Vul bij '''Host Email''' het e-mailadres van de betreffende collega in en voeg alleen de deelnemers toe die daadwerkelijk aanwezig zijn. Uzelf hoeft niet in de deelnemerslijst te staan.

=== Krijgen members dezelfde uitnodigingsmail als bezoekers? ===

Members ontvangen een uitnodigingsmail, maar er wordt géén nieuwe bezoeker aangemaakt. De tijdelijke toegang voor de vergadering wordt automatisch gekoppeld aan de identificatiemiddelen die de member al heeft. De member kan dus met de eigen pas, kenteken of mobiele sleutel naar binnen.

=== Wanneer is de QR-code van een bezoeker geldig? ===

De QR-code werkt alleen '''kort vóór''', '''tijdens''' en '''kort ná''' het geboekte tijdvak. Buiten dit venster geeft de QR-code geen toegang meer.

=== Werkt de QR-code ook voor het parkeerterrein? ===

Alleen als uw beheerder parkeertoegang heeft geactiveerd voor deze reservering. Is dat het geval, dan gebruikt de deelnemer dezelfde QR-code bij de slagboom. Voor members met kentekenherkenning opent de slagboom automatisch.

=== Wat als een deelnemer geen e-mailadres heeft? ===

Vul dan alleen het '''Total attendees'''-veld bij. Deze deelnemers komen mee onder de begeleiding van een andere bezoeker of de host, maar krijgen geen eigen QR-code.

=== Kan ik een reservering annuleren? ===

Ja. Open de reservering via '''Reservations''' en kies '''Cancel'''. Deelnemers ontvangen een annuleringsbericht en de toegang wordt direct ingetrokken.

== Samenvatting ==

Met bovenstaande stappen reserveert u in enkele minuten een vergaderruimte en regelt u tegelijkertijd de toegang voor alle deelnemers. Rhyzi doet het onderscheid tussen '''members''' (gekoppeld aan bestaande identificatiemiddelen) en '''bezoekers''' (nieuwe aanmaak, optioneel met QR-code) automatisch, en de toegang is beperkt tot kort vóór, tijdens en kort ná het reserveringstijdvak. Zo is één reservering voldoende om zowel de ruimte als de toegang — inclusief eventuele parkeerrechten — te regelen.

NL/Add Member

2026-04-17T11:12:39Z

Sebastiaan:

''This page is also available in [[EN/Add_Member|English]].''

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een nieuwe '''member''' toevoegt en deze persoon in één keer voorziet van een '''RFID-kaart (toegangspas)''' én een '''kenteken'''. De member krijgt in dit voorbeeld toegang tot twee kantoren en de parkeerplaats bij het gebouw.

Het Rhyzi-platform ondersteunt verschillende identificatiemiddelen. Deze handleiding behandelt specifiek de combinatie RFID-kaart + kenteken.

== Inleiding ==

Een '''member''' is een persoon die via het Rhyzi-platform toegang krijgt tot één of meerdere locaties binnen uw gebouw. Denk aan medewerkers, huurders of vaste dienstverleners. Per member legt u vast welke identificatiemiddelen hij of zij gebruikt en tot welke deuren, ruimtes of parkeerplaatsen de toegang geldt.

=== Ondersteunde identificatiemiddelen ===

Rhyzi ondersteunt meerdere soorten identificatiemiddelen. Welke u gebruikt, hangt af van de geïnstalleerde hardware (kaartlezers, camera's, etc.) en de voorkeuren van uw organisatie:

* '''RFIDCARD''' — klassieke toegangspas met RFID-chip; wordt aangeboden bij een kaartlezer
* '''PLATE''' — kenteken; wordt herkend door kentekencamera's (ANPR) bij bijvoorbeeld de slagboom of parkeertoegang
* '''BARCODE''' — barcode of QR-code, bijvoorbeeld op een pasje of telefoon
* '''PINONLY''' — toegang uitsluitend via een pincode op een codetableau
* '''VIRTUALID''' — virtuele identificatie via de aparte app op een smartphone (mobile access)
* '''MP''' — mobiele pas / toegang via mobiele webpagina

Deze handleiding behandelt de combinatie '''RFIDCARD + PLATE'''. U kunt per member meerdere identificatiemiddelen toevoegen.

== Voorwaarden ==

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

* Een Rhyzi-beheerdersaccount met het recht om members toe te voegen
* De '''volledige naam''' en het '''e-mailadres''' van de nieuwe member
* Het '''bedrijf''' (company) waar de member bij hoort — dit moet al in Rhyzi bestaan
* Een '''RFID-kaart''' (fysieke toegangspas) die u aan deze member wilt toewijzen
* Het '''kenteken''' van het voertuig dat toegang krijgt tot de parkeerplaats
* Een werkende '''kaartlezer''' aan uw werkplek om kaarten in te scannen (optioneel — het kaartnummer kan ook handmatig worden ingevoerd)

{| class="wikitable"
! Wat
! Voorbeeld
|-
| Volledige naam || Jan Janssen
|-
| E-mailadres || jan.janssen@voorbeeld.nl
|-
| Bedrijf (Company) || Rhyzi Demo B.V.
|-
| RFID-kaartnummer || 1234567890 (10 cijfers)
|-
| Kenteken || 12-ABC-3
|}

'''Tip:''' als u geen kaartlezer aan uw werkplek heeft, zoek de handleiding op voor het ophalen van een kaartnummer vanuit de paslezer bij de deur.

== Stap-voor-stap: een nieuwe member toevoegen ==

=== Stap 1 – Open de pagina "Add Member" ===

[[Bestand:01_add_member_leeg.jpg|thumb|center|600px|De lege Add Member-pagina, klaar om in te vullen.]]

# Log in op het Rhyzi-platform via [https://demo.ident2be.com/login https://demo.ident2be.com/login] (of uw eigen omgeving).
# Klik in het linkermenu op '''Members'''.
# Klik rechtsboven op de knop '''Add Member'''.

U ziet nu een leeg formulier met drie onderdelen: '''Personal Info''', '''Address''' en '''Cards & Access'''.

=== Stap 2 – Vul de persoonsgegevens in ===

[[Bestand:02_persoonsgegevens.jpg|thumb|center|600px|Vul minimaal de verplichte velden in.]]

Vul op het tabblad '''Personal Info''' de volgende velden in:

* '''Status''' — zet deze op '''Active'''
* '''Full Name''' — de volledige naam van de member
* '''Email''' — het e-mailadres
* '''Company''' — klik op het veld en selecteer het juiste bedrijf uit de lijst
* '''Start Date''' (optioneel) — de datum waarop de toegang moet ingaan
* '''End Date''' (optioneel) — de datum waarop de toegang automatisch vervalt

De overige velden ('''Phone''', '''Note''', en het tabblad '''Address''') zijn optioneel en kunnen later worden aangevuld.

=== Stap 3 – Wijs een RFID-kaart toe ===

[[Bestand:03_add_card_dropdown.jpg|thumb|center|600px|Kies het type identificatiemiddel — hier '''RFIDCARD'''.]]

# Scroll omlaag naar het gedeelte '''Assign Cards'''.
# Klik op '''Add Card'''.
# Kies in het dropdownmenu voor '''RFIDCARD'''.

[[Bestand:04_rfid_kaartnummer.jpg|thumb|center|600px|Scan de kaart.]]

<ol start="4">
<li>Klik in het veld '''Card Number'''.</li>
<li>'''Scan de RFID-kaart''' bij uw kaartlezer — het nummer wordt automatisch ingevuld.</li>
</ol>

==== Toegang verlenen tot de kantoren ====

[[Bestand:05_rfid_grant_toegang.jpg|thumb|center|600px|Klik op '''Grant''' naast elke locatie waartoe deze kaart toegang moet geven.]]

Rechts van de kaart ziet u een tabel met alle beschikbare en aan u toegekende toegangspunten in uw gebouw.

# Zoek in de kolom '''Location''' de twee kantoren van het bedrijf (bijvoorbeeld '''Rhyzi Tower | Kantoor 1.1''' en '''Rhyzi Tower | Kantoor 1.2''').
# Klik achter elk kantoor op '''Grant''' om de toegang te activeren. De knop verandert in '''Granted'''.

'''Goed om te weten:''' de parkeerplaats kan óók met de RFID-kaart worden geopend, mits er een kaartlezer bij de slagboom is geplaatst. In combinatie met kentekenherkenning (zie Stap 4) geeft dit de member maximale flexibiliteit — met óf zonder auto.

=== Stap 4 – Wijs een kenteken toe ===

[[Bestand:06_plate_tab.jpg|thumb|center|600px|Voeg een tweede identificatiemiddel toe van het type '''PLATE'''.]]

# Klik opnieuw op '''Add Card''' om een tweede identificatiemiddel toe te voegen.
# Kies in het dropdownmenu voor '''PLATE'''.

[[Bestand:07_plate_kenteken.jpg|thumb|center|600px|Voer het kenteken in zonder spaties of streepjes, tenzij uw omgeving anders is ingesteld.]]

<ol start="3">
<li>Klik in het veld '''Card Number''' en voer het '''kenteken''' in van het voertuig.</li>
</ol>

==== Toegang verlenen tot de parkeerplaats ====

[[Bestand:08_plate_parking_granted.jpg|thumb|center|600px|Klik op '''Grant''' bij de parkeerlocatie.]]

# Zoek in de toegangstabel het parkeer-toegangspunt van het gebouw (bijvoorbeeld '''Rhyzi Tower | Parkeerterrein RTA''').
# Klik op '''Grant''' zodat de parkeerplaats opengaat wanneer een kentekencamera het voertuig herkent.

'''Tip:''' de parkeerplaats kan op twee manieren worden geopend — via RFID-kaart (indien er een kaartlezer bij de slagboom is) én via kentekenherkenning (indien er camera's zijn geïnstalleerd). Bij locaties met beide systemen verleent u de toegang op beide identificatiemiddelen, zodat de member in elke situatie naar binnen kan.

=== Stap 5 – Sla de member op ===

[[Bestand:09_member_toegevoegd.jpg|thumb|center|600px|De member is succesvol aangemaakt en staat nu in de Members-lijst.]]

# Controleer bovenaan of alle velden correct zijn ingevuld en of beide identificatiemiddelen zichtbaar zijn.
# Klik rechtsboven op '''Submit''' om de member op te slaan.

De nieuwe member verschijnt nu in de '''Members'''-lijst en kan direct gebruikmaken van de toegewezen toegang.

== Controleren en aanpassen ==

Wilt u na het opslaan de kaarten of toegangsrechten van een member wijzigen?

# Ga naar '''Members''' in het linkermenu.
# Klik op de naam van de betreffende member — de '''Member Profile'''-pagina opent.
# Gebruik de tabs '''RFIDCARD''', '''PLATE''' (en eventueel andere types zoals '''MOBILE_CARD''') om tussen de identificatiemiddelen te wisselen.
# Per kaart kunt u in de toegangstabel op '''Grant''' of '''Restrict''' klikken om toegang per locatie te wijzigen.
# Klik op '''Save and Close''' om de wijzigingen vast te leggen.

== Veelgestelde vragen ==

=== Kan ik meer dan één RFID-kaart of kenteken per member toewijzen? ===

Ja. Via '''Add Card''' kunt u per member meerdere identificatiemiddelen toevoegen — bijvoorbeeld twee kentekens (privé- en leaseauto) of een extra reservepas. Per identificatiemiddel bepaalt u afzonderlijk welke locaties toegankelijk zijn.

=== Wat gebeurt er als ik de RFID-kaart niet kan scannen? ===

U kunt het kaartnummer altijd handmatig invoeren in het veld '''Card Number'''. Kijk ook naar de handleiding om een kaartnummer op te halen via paslezer bij de deur.

=== Kan de parkeerplaats alleen met een kenteken worden geopend? ===

Nee. De parkeerplaats kan worden geopend:
* via '''kentekenherkenning''' als er camera's bij de ingang zijn geïnstalleerd;
* via '''RFID-kaart''' als er een kaartlezer bij de slagboom is geplaatst.

Welke methodes beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie. U kunt de toegang gerust op beide identificatiemiddelen toekennen — dan werkt het in elke situatie.

=== Wat is het verschil tussen "Active" en "Inactive"? ===

Een '''Active''' member kan direct gebruikmaken van zijn of haar toegangsrechten. Een '''Inactive''' member blijft in het systeem staan, maar alle gekoppelde kaarten en kentekens worden geblokkeerd totdat u de status weer op '''Active''' zet.

=== Moet ik het e-mailadres invullen? ===

Ja, het e-mailadres is verplicht. Rhyzi gebruikt dit veld als uniek kenmerk voor de member en — waar van toepassing — voor uitnodigingen voor de Rhyzi-app (VIRTUALID / mobile access).

== Samenvatting ==

Met bovenstaande stappen voegt u in enkele minuten een nieuwe member toe met zowel een '''RFID-kaart''' als een '''kenteken'''. Het Rhyzi-platform ondersteunt daarnaast nog diverse andere identificatiemiddelen (BARCODE, PINONLY, VIRTUALID, MP), die u op dezelfde manier kunt toevoegen via de knop '''Add Card'''. Door per identificatiemiddel afzonderlijk '''Grant''' of '''Restrict''' te gebruiken, bepaalt u exact welke deuren, ruimtes en parkeerplaatsen voor deze member toegankelijk zijn.

EN/Add Member

2026-04-17T11:11:52Z

Sebastiaan:

''Deze pagina is ook beschikbaar in het [[NL/Add_Member|Nederlands]].''

This manual describes how to add a new '''member''' in the Rhyzi platform (formerly Ident2be) and how to provision that person in one go with an '''RFID card (access badge)''' and a '''licence plate'''. In this example, the member is granted access to two offices and the parking lot of the building.

The Rhyzi platform supports several types of identification. This manual specifically covers the combination RFID card + licence plate.

== Introduction ==

A '''member''' is a person who is granted access to one or more locations within your building via the Rhyzi platform. Think of employees, tenants, or regular service providers. For each member, you define which identification means he or she uses and which doors, rooms, or parking lots the access applies to.

=== Supported identification means ===

Rhyzi supports multiple types of identification. Which ones you use depends on the installed hardware (card readers, cameras, etc.) and your organisation's preferences:

* '''RFIDCARD''' — classic access badge with RFID chip; presented at a card reader
* '''PLATE''' — licence plate; recognised by licence plate cameras (ANPR) at, for example, a barrier or parking entrance
* '''BARCODE''' — barcode or QR code, for example on a badge or phone
* '''PINONLY''' — access solely via a PIN code on a keypad
* '''VIRTUALID''' — virtual identification via the dedicated app on a smartphone (mobile access)
* '''MP''' — mobile pass / acces via mobile website.

This manual covers the combination '''RFIDCARD + PLATE'''. You can assign multiple identification means per member.

== Prerequisites ==

Before you begin, make sure you have:

* A Rhyzi administrator account with the right to add members
* The '''full name''' and '''email address''' of the new member
* The '''company''' the member belongs to — this must already exist in Rhyzi
* An '''RFID card''' (physical access badge) to assign to this member
* The '''licence plate''' of the vehicle that should be granted access to the parking lot
* A working '''card reader''' at your workstation to scan cards (optional — the card number can also be entered manually)

{| class="wikitable"
! Field
! Example
|-
| Full name || Jan Janssen
|-
| Email address || jan.janssen@example.com
|-
| Company || Rhyzi Demo B.V.
|-
| RFID card number || 1234567890 (10 digits)
|-
| Licence plate || 12-ABC-3
|}

'''Tip:''' if you do not have a card reader at your workstation, consult the separate manual on how to retrieve a card number from the reader at the door.

== Step-by-step: add a new member ==

=== Step 1 – Open the "Add Member" page ===

[[File:01_add_member_leeg.jpg|thumb|center|600px|The empty Add Member page, ready to be filled in.]]

# Log in to the Rhyzi platform via [https://demo.ident2be.com/login https://demo.ident2be.com/login] (or your own environment).
# In the left-hand menu, click '''Members'''.
# In the top-right corner, click the '''Add Member''' button.

You will now see an empty form with three sections: '''Personal Info''', '''Address''', and '''Cards & Access'''.

=== Step 2 – Fill in the personal details ===

[[File:02_persoonsgegevens.jpg|thumb|center|600px|Fill in at least the required fields.]]

On the '''Personal Info''' tab, fill in the following fields:

* '''Status''' — set this to '''Active'''
* '''Full Name''' — the full name of the member
* '''Email''' — the email address
* '''Company''' — click the field and select the correct company from the list
* '''Start Date''' (optional) — the date on which the access should take effect
* '''End Date''' (optional) — the date on which the access should automatically expire

The remaining fields ('''Phone''', '''Note''', and the '''Address''' tab) are optional and can be completed later.

=== Step 3 – Assign an RFID card ===

[[File:03_add_card_dropdown.jpg|thumb|center|600px|Choose the type of identification means — here '''RFIDCARD'''.]]

# Scroll down to the '''Assign Cards''' section.
# Click '''Add Card'''.
# In the dropdown menu, select '''RFIDCARD'''.

[[File:04_rfid_kaartnummer.jpg|thumb|center|600px|Scan the card.]]

<ol start="4">
<li>Click in the '''Card Number''' field.</li>
<li>'''Scan the RFID card''' at your card reader — the number is filled in automatically.</li>
</ol>

==== Grant access to the offices ====

[[File:05_rfid_grant_toegang.jpg|thumb|center|600px|Click '''Grant''' next to each location to which this card should give access.]]

To the right of the card, a table appears listing all available access points in your building that have been assigned to you.

# In the '''Location''' column, find the two offices of the company (for example '''Rhyzi Tower | Kantoor 1.1''' and '''Rhyzi Tower | Kantoor 1.2''').
# Click '''Grant''' next to each office to activate access. The button changes to '''Granted'''.

'''Good to know:''' the parking lot can also be opened with the RFID card, provided a card reader has been installed at the barrier. Combined with licence plate recognition (see Step 4), this gives the member maximum flexibility — with or without a car.

=== Step 4 – Assign a licence plate ===

[[File:06_plate_tab.jpg|thumb|center|600px|Add a second identification means of type '''PLATE'''.]]

# Click '''Add Card''' again to add a second identification means.
# In the dropdown menu, select '''PLATE'''.

[[File:07_plate_kenteken.jpg|thumb|center|600px|Enter the licence plate without spaces or dashes, unless your environment is configured otherwise.]]

<ol start="3">
<li>Click in the '''Card Number''' field and enter the '''licence plate''' of the vehicle.</li>
</ol>

==== Grant access to the parking lot ====

[[File:08_plate_parking_granted.jpg|thumb|center|600px|Click '''Grant''' next to the parking location.]]

# In the access table, find the parking access point for the building (for example '''Rhyzi Tower | Parkeerterrein RTA''').
# Click '''Grant''' so the parking lot opens when a licence plate camera recognises the vehicle.

'''Tip:''' the parking lot can be opened in two ways — via RFID card (if a card reader is installed at the barrier) and via licence plate recognition (if cameras are installed). At locations equipped with both systems, grant access on both identification means so the member can always get in.

=== Step 5 – Save the member ===

[[File:09_member_toegevoegd.jpg|thumb|center|600px|The member has been created successfully and now appears in the Members list.]]

# Check at the top that all fields are correctly filled in and that both identification means are visible.
# Click '''Submit''' in the top-right corner to save the member.

The new member now appears in the '''Members''' list and can immediately make use of the assigned access.

== Review and edit ==

Want to change a member's cards or access rights after saving?

# Go to '''Members''' in the left-hand menu.
# Click the name of the relevant member — the '''Member Profile''' page opens.
# Use the tabs '''RFIDCARD''', '''PLATE''' (and possibly other types such as '''MOBILE_CARD''') to switch between identification means.
# Per card, click '''Grant''' or '''Restrict''' in the access table to change access per location.
# Click '''Save and Close''' to apply the changes.

== Frequently asked questions ==

=== Can I assign more than one RFID card or licence plate per member? ===

Yes. Via '''Add Card''' you can add multiple identification means per member — for example two licence plates (private and lease car) or an additional backup badge. For each identification means, you decide separately which locations are accessible.

=== What happens if I cannot scan the RFID card? ===

You can always enter the card number manually in the '''Card Number''' field. Also check the manual to retreive the number from the reader at the door.

=== Can the parking lot only be opened with a licence plate? ===

No. The parking lot can be opened:
* via '''licence plate recognition''' if cameras are installed at the entrance;
* via '''RFID card''' if a card reader is installed at the barrier.

Which methods are available depends on the hardware at your location. You can safely grant access on both identification means — that way it works in every situation.

=== What is the difference between "Active" and "Inactive"? ===

An '''Active''' member can immediately make use of his or her access rights. An '''Inactive''' member remains in the system, but all linked cards and licence plates are blocked until you set the status back to '''Active'''.

=== Is the email address required? ===

Yes, the email address is mandatory. Rhyzi uses this field as the unique identifier for the member and — where applicable — for invitations to the Rhyzi app (VIRTUALID / mobile access).

== Summary ==

With the steps above, you can add a new member in a few minutes with both an '''RFID card''' and a '''licence plate'''. The Rhyzi platform also supports several other identification means (BARCODE, PINONLY, VIRTUALID, MP) that can be added in the same way via the '''Add Card''' button. By using '''Grant''' or '''Restrict''' separately for each identification means, you can precisely determine which doors, rooms, and parking lots are accessible for this member.