NL/Create ad-hoc visit

This page is also available in English.

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een ad-hoc visit aanmaakt voor een bezoeker die zonder vooraf te zijn aangemeld voor de balie of de deur staat. De bezoeker krijgt een toegangsmiddel — bijvoorbeeld een RFID-pas, een barcode of een kenteken — zodat hij of zij naar de juiste plek in het gebouw kan.

Een ad-hoc visit is altijd geldig vanaf het moment van aanmaken tot middernacht (23:59) op dezelfde dag, en wordt altijd gekoppeld aan een bestaande member.

Inleiding

Een visit (bezoek) is in Rhyzi een tijdelijke toegang voor een externe persoon die op uitnodiging van een member naar een locatie komt. Een visit kan vooraf worden aangemaakt (een planned visit) of op het moment zelf bij de balie (een adhoc visit).

Wanneer gebruikt u een ad-hoc visit?

Gebruik een ad-hoc visit wanneer:

• een bezoeker zonder afspraak voor de balie of de deur staat;
• een bezoeker wel was aangekondigd, maar niet vooraf in Rhyzi is aangemeld;
• u snel een tijdelijk toegangsmiddel wilt afgeven dat dezelfde dag automatisch verloopt.

Voor terugkerende bezoekers of langdurige toegang is een planned visit of een reguliere member geschikter.

Ondersteunde identificatiemiddelen

Een ad-hoc visit kan worden gekoppeld aan verschillende identificatiemiddelen. Welke beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie:

• RFIDCARD — fysieke RFID-toegangspas; aangeboden bij een kaartlezer
• PLATE — kenteken; herkend door kentekencamera's (ANPR) bij bijvoorbeeld de slagboom
• BARCODE — (geprinte) barcode of QR-code
• PINONLY — toegang uitsluitend via een pincode op een codeklavier
• VIRTUALID — virtuele identificatie via de Rhyzi-app op een smartphone
• EMPTY — geen identificatiemiddel (alleen registratie van het bezoek)

U kunt ook met een documentscanner het ID-bewijs van de bezoeker scannen; naam, documentnummer en pasfoto worden dan automatisch ingevuld.

Voorwaarden

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

• Een Rhyzi-account met het recht om visits aan te maken (meestal de baliemedewerker of een beheerder);
• De naam van de member voor wie de bezoeker komt — deze member moet al in Rhyzi bestaan;
• De volledige naam van de bezoeker;
• Een leeg toegangsmiddel: bijvoorbeeld een lege RFID-pas, een te scannen barcode of het kenteken van de auto van de bezoeker;
• Optioneel: een documentscanner om het ID-bewijs van de bezoeker automatisch in te lezen.

Wat	Voorbeeld
Member (gastheer/-vrouw)	Sebastiaan Viezee
Volledige naam bezoeker	Tom de Groot
Toegangsprofiel	Waterfiets
Type identificatie	RFIDCARD
Kaartnummer	9012F1023F5B04

Goed om te weten: het toegangsprofiel bepaalt welke deuren, slagbomen en zones de bezoeker mag gebruiken. Toegangsprofielen worden door de beheerder aangemaakt; vraag uw beheerder als het juiste profiel ontbreekt.

Stap-voor-stap: een ad-hoc visit aanmaken

Stap 1 – Open het scherm "Visits"

1. Log in op het Rhyzi-platform.
2. Klik in het linkermenu op Visitors. U ziet nu het overzicht Visits met alle bezoekers van vandaag.
3. Klik rechtsboven op de groene knop + New Visit en kies Adhoc Visit.

Het lege formulier Create Adhoc Visit met drie blokken: Member Info, Visitor Info en Visitor Access.

Het formulier is opgedeeld in drie blokken:

• Member Info — voor wie komt de bezoeker?
• Visitor Info — wie is de bezoeker?
• Visitor Access — met welk toegangsmiddel en tot welke zones?

Stap 2 – Vul de Member Info in

Een bezoeker komt altijd voor een bestaande member. In dit blok geeft u aan voor wie de bezoeker komt.

1. Klik in het veld Member en typ (een deel van) de naam van de member.
2. Selecteer de juiste persoon uit de lijst. De velden Company en Member's Email worden automatisch ingevuld op basis van de gekozen member.

Member geselecteerd — Company en Member's Email zijn automatisch ingevuld.

Tip: staat de juiste member niet in de lijst? Vraag dan eerst de beheerder om die member aan te maken voordat u verdergaat.

Stap 3 – Vul de Visitor Info in

In dit blok legt u vast wie er op bezoek komt. Alleen Full Name is verplicht; de overige velden zijn optioneel.

• Full Name — voor- en achternaam van de bezoeker (verplicht)
• Email — e-mailadres van de bezoeker
• ID — nummer van het ID-bewijs van de bezoeker
• Location — locatie of bestemming binnen het gebouw
• Phone Number — telefoonnummer van de bezoeker
• Note — vrije tekst, bijvoorbeeld het doel van het bezoek
• Photo — upload of maak een foto van de bezoeker met een aangesloten webcam

Visitor Info met de naam en het e-mailadres van de bezoeker.

Optioneel: ID-bewijs scannen

Beschikt uw locatie over een documentscanner? Klik dan op de knop Scan ID rechtsboven in het Visitor Info-blok en scan het identiteitsbewijs van de bezoeker. Naam, documentnummer en pasfoto worden dan automatisch ingevuld. Dit voorkomt typefouten en versnelt de afhandeling aan de balie.

Stap 4 – Configureer Visitor Access

In dit blok bepaalt u waar de bezoeker mag komen en met welk toegangsmiddel.

Toegangsprofiel kiezen

Kies een Access Profile uit de lijst — het profiel bepaalt welke deuren, slagbomen en zones de bezoeker mag gebruiken.

1. Klik op het veld Access Profile.
2. Kies het toegangsprofiel dat past bij dit bezoek. Voorbeelden: Tech Campus | Visitor, Terra Park Gulpen | Waterfiets, Rhyzi Tower | Visitor.

Type identificatiemiddel kiezen

De keuzes voor Card Type — afhankelijk van de hardware op uw locatie.

Klik op het veld Card Type en kies het type identifier dat u aan de bezoeker meegeeft:

Card Type	Toepassing
RFIDCARD	fysieke RFID-toegangspas
PLATE	kenteken — voor toegang door de slagboom met de auto
BARCODE	(geprinte) barcode of QR-code
PINONLY	toegang met alleen een pincode
VIRTUALID	digitale identifier op de telefoon (Rhyzi-app)
EMPTY	alleen bezoekregistratie, geen toegangsmiddel

Kaartnummer of identifier invullen

Waterfiets met een RFID-kaart en kaartnummer.

1. Klik in het veld Card Number.
2. Vul het pasnummer of kenteken in; een barcode wordt automatisch ingevuld zodra deze wordt gescand. Bij een RFID-pas kan het kaartnummer ook worden ingelezen door de pas op de tafelreader (pasinleerlezer) te leggen.

Goed om te weten: welke Card Types beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie. Twijfelt u? Neem contact op met de beheerder.

Stap 5 – Sla de visit op

1. Controleer alle velden in de drie blokken.
2. Klik rechtsboven op de groene knop Save.

Na het opslaan verschijnt de melding Visit added successfully en staat de bezoeker in de lijst Visits.

U krijgt de melding Visit added successfully en het bezoek verschijnt in het overzicht Visits. De geldigheid loopt automatisch tot 23:59 dezelfde dag.

Statusverloop van een ad-hoc visit

Tijdens het bezoek doorloopt de visit een aantal statussen. U kunt de status handmatig aanpassen via de kolom Status in het overzicht.

Open de Status-kolom om handmatig een nieuwe status te kiezen.

Status	Betekenis
Registered	De ad-hoc visit is aangemaakt. De bezoeker is verwacht maar nog niet binnen.
Arrived	De bezoeker heeft zich gemeld bij de balie.
Checked in	De bezoeker is daadwerkelijk binnen en de toegangspas is actief.
Checked out	De bezoeker heeft uitgecheckt aan de balie en het bezoek is afgerond.
Left	Het bezoek is volledig afgehandeld; het toegangsmiddel werkt niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgende bezoeker.
Cancelled	Het bezoek is geannuleerd vóór aanvang; het toegangsmiddel werkt niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgende bezoeker.

Tip — automatisch statusverloop: afhankelijk van de configuratie wordt de status automatisch aangepast wanneer de identifier (RFID-pas, kenteken, barcode, …) van de bezoeker daadwerkelijk wordt gebruikt bij een lezer of camera.

Veelgestelde vragen

Hoelang is een ad-hoc visit geldig?

Een ad-hoc visit is altijd geldig van het moment van aanmaken tot 23:59 dezelfde dag. Verwacht u een bezoeker voor langere tijd of voor meerdere dagen? Maak dan een planned visit aan via + New Visit → Planned Visit.

Moet de bezoeker altijd een member hebben?

Ja. Iedere bezoeker komt in Rhyzi altijd voor een bestaande member. Staat de juiste member niet in de lijst? Vraag dan eerst de beheerder om die member aan te maken.

Kan ik meer dan één identificatiemiddel meegeven aan een bezoeker?

Het ad-hoc visit-formulier ondersteunt één identificatiemiddel per visit. Heeft de bezoeker zowel een RFID-pas als toegang met de auto nodig? Overleg dan met de beheerder; doorgaans wordt in dat geval het kenteken (PLATE) toegekend en de RFID-pas via een aparte route afgegeven.

Wat doet de knop "Scan ID"?

Met Scan ID kunt u via een aangesloten documentscanner het identiteitsbewijs van de bezoeker scannen. Rhyzi vult dan automatisch Full Name, ID (documentnummer) en de pasfoto in. Dit werkt alleen op locaties waar een documentscanner is aangesloten.

Wat is het verschil tussen "Checked out" en "Left"?

• Checked out — de bezoeker heeft zich uitgecheckt aan de balie; de visit blijft zichtbaar als afgerond bezoek.
• Left — het bezoek is volledig afgesloten; het toegangsmiddel werkt direct niet meer.

In de praktijk wordt Checked out meestal door de baliemedewerker gezet, en gaat Left automatisch in als de visit verloopt om 23:59.

Samenvatting

Met bovenstaande stappen maakt u in minder dan een minuut een ad-hoc visit aan voor een bezoeker die voor de balie staat. De bezoeker krijgt een toegangsmiddel (RFID, kenteken, barcode, virtual ID of pincode), gekoppeld aan een toegangsprofiel dat bepaalt welke zones bereikbaar zijn. De visit verloopt automatisch om middernacht; via de statuskolom volgt u eenvoudig of de bezoeker is gearriveerd, ingecheckt of vertrokken.