Brontekst bekijken van NL/Create planned visit

''This page is also available in [[EN/Create_planned_visit|English]].''

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een '''gepland bezoek''' (planned visit) aanmaakt voor een bezoeker die vooraf wordt aangekondigd. De bezoeker krijgt een toegangsmiddel — bijvoorbeeld een QR-code (barcode), een RFID-pas of een virtuele identifier — en kan optioneel ook een eigen kenteken meekrijgen voor toegang tot de parkeerplaats.

Een gepland bezoek is geldig tussen een door u gekozen start- en einddatum/-tijd, kan over meerdere dagen lopen en kan meerdere bezoekers omvatten.

== Inleiding ==

In Rhyzi is een '''visit''' een tijdelijke toegang voor een externe persoon die op uitnodiging van een member naar een locatie komt. Een gepland bezoek wordt vooraf aangemaakt — bijvoorbeeld door de host zelf of door een baliemedewerker — zodat de bezoeker bij aankomst direct toegang heeft.

=== Wie kan een gepland bezoek aanmaken? ===

* '''Members''' kunnen voor zichzelf een gepland bezoek aanmaken. Hun eigen naam staat dan automatisch ingevuld als member en kan niet worden gewijzigd.
* '''Members met beheerdersrechten (admin)''' kunnen ook een gepland bezoek aanmaken voor een collega van hetzelfde bedrijf. In dat geval kan het member-veld wél worden gewijzigd.

=== Kenteken naast een andere identifier ===

Een unieke eigenschap van een gepland bezoek is dat een bezoeker — naast de gekozen identifier — ook een '''kenteken''' kan krijgen. Hierdoor kan de bezoeker bijvoorbeeld:

* met de auto via '''kentekenherkenning''' (ANPR) de slagboom van de parkeerplaats passeren;
* en met de '''QR-code''' (barcode) bij de scanner aan de ingang naar binnen.

Komt de bezoeker tijdens datzelfde bezoek met een andere auto dan het opgegeven kenteken? Dan kan de QR-code óók bij de slagboom worden gebruikt — '''mits de parkeerplaats in het gekozen toegangsprofiel zit'''. Voor een volgend bezoek geldt deze koppeling niet meer; daarvoor moet een nieuw gepland bezoek worden aangemaakt.

=== Ondersteunde identificatiemiddelen ===

Een gepland bezoek kan gekoppeld worden aan verschillende identificatiemiddelen. Welke beschikbaar zijn, hangt af van de hardware op uw locatie:

* '''RFIDCARD''' — fysieke RFID-toegangspas; aangeboden bij een kaartlezer
* '''BARCODE''' — (geprinte of gemailde) QR-code/barcode voor een scanner
* '''PINONLY''' — toegang uitsluitend via een pincode op een codeklavier
* '''VIRTUALID''' — virtuele identificatie via de Rhyzi-app op een smartphone

Daarnaast kan een bezoeker een '''License plate''' (kenteken) meekrijgen, dat parallel werkt aan de bovenstaande identifier.

== Voorwaarden ==

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

* Een Rhyzi-account met het recht om geplande bezoeken aan te maken;
* De '''member''' voor wie het bezoek bedoeld is — voor uzelf staat dit vast; alleen admin-members kunnen een collega kiezen;
* De '''volledige naam''' van de bezoeker (en bij voorkeur het e-mailadres voor de uitnodigingsmail);
* De '''datum''' en '''tijd''' van het bezoek;
* Een '''toegangsprofiel''' dat past bij de zones die de bezoeker mag gebruiken;
* Optioneel: het '''kenteken''' van het voertuig van de bezoeker en/of een '''pasfoto'''.

{| class="wikitable"
! Veld
! Voorbeeld
|-
| Member (gastheer/-vrouw) || Sebastiaan Viezee
|-
| Bezoeker || Lucas Groot
|-
| Visit date || 04-05-2026 – 04-05-2026
|-
| Visit time || 12:00 – 15:30
|-
| Toegangsprofiel || Tech Campus {{!}} Visitor
|-
| Identifier || BARCODE
|-
| License plate (optioneel) || D8354TT
|}

== Stap-voor-stap: een gepland bezoek aanmaken ==

=== Stap 1 – Open het scherm "Visits" ===

# Log in op het Rhyzi-platform.
# Klik in het linkermenu op '''Visitors'''. U ziet nu het overzicht '''Visits'''.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''+ New Visit''' en kies '''Planned Visit'''.

[[Bestand:01_planned_visit_leeg.jpg|thumb|center|800px|Het lege formulier '''Add Planned Visit''' met drie blokken: Visit Info, Visitors en Visitor access.]]

Het formulier is opgedeeld in drie blokken:

* '''Visit Info''' — wanneer en voor wie is het bezoek?
* '''Visitors''' — wie komt er op bezoek? Per visit kunt u meerdere bezoekers toevoegen.
* '''Visitor access''' — met welke identifier en tot welke zones?

=== Stap 2 – Vul de Visit Info in ===

In dit blok bepaalt u voor wie en wanneer het bezoek plaatsvindt.

* '''Member''' — zoek de juiste persoon op. '''Company''' en '''Member's email''' worden automatisch ingevuld. Maakt u dit bezoek aan voor uzelf? Dan staat uw eigen naam vast en kunt u dit veld niet wijzigen. Heeft u beheerdersrechten? Dan kunt u ook een collega van hetzelfde bedrijf kiezen.
* '''Visit date''' — kies de start- en einddatum van het bezoek. Voor een bezoek over meerdere dagen selecteert u een datumbereik.
* '''Visit time''' — kies de start- en eindtijd (bijvoorbeeld 12:00 – 15:30).
* '''Access On days of the week''' — selecteer de dagen waarop het bezoek geldig is binnen het datumbereik (bijvoorbeeld alleen werkdagen).
* '''Location''' — optioneel. Dit veld is '''puur informatief voor de receptie'''; toegang wordt niet op basis van dit veld verleend, maar bepaald door het toegangsprofiel in Stap 4.

[[Bestand:03_datepicker.jpg|thumb|center|800px|De datumkiezer voor '''Visit date''' — kies één dag of een datumbereik.]]

[[Bestand:02_visit_info.jpg|thumb|center|800px|Visit Info compleet ingevuld: member, datum 04-05-2026 en tijd 12:00 – 15:30.]]

=== Stap 3 – Vul de Visitor Info in ===

In dit blok legt u vast wie er op bezoek komt. Alleen '''Full name''' is verplicht; de overige velden zijn optioneel. Per visit kunt u meerdere bezoekers toevoegen met de knop '''+ Add Visitor''' rechtsboven in het Visitors-blok.

* '''Full name''' — voor- en achternaam van de bezoeker (verplicht)
* '''Email''' — e-mailadres van de bezoeker; wordt gebruikt voor de uitnodigingsmail met QR-code
* '''Company''' — bedrijf of organisatie waar de bezoeker bij hoort
* '''Phone Number''' — telefoonnummer van de bezoeker
* '''License plate''' — kenteken van het voertuig (zie het kader hieronder)
* '''Note''' — vrije tekst, bijvoorbeeld het doel van het bezoek
* '''Photo''' — upload of maak een pasfoto van de bezoeker; handig voor visuele herkenning aan de receptie

'''Tip — License plate naast een andere identifier:''' het veld License plate werkt onafhankelijk van het Identifier-veld in Visitor access. Hierdoor kan een bezoeker bijvoorbeeld een BARCODE (QR-code) als identifier hebben voor de scanner bij de ingang, én een kenteken voor de slagboom van de parkeerplaats. Komt de bezoeker tijdens datzelfde bezoek met een andere auto dan het opgegeven kenteken? Dan kan de QR-code ook bij de slagboom worden gebruikt — mits de parkeerplaats in het gekozen toegangsprofiel zit.

[[Bestand:05_license_plate.jpg|thumb|center|800px|Voorbeeld: bezoeker '''Lucas Groot''' met e-mailadres, bedrijf en kenteken '''D8354TT''' ingevuld.]]

=== Stap 4 – Configureer Visitor access ===

In dit blok bepaalt u waar de bezoeker mag komen en met welke identifier.

==== Toegangsprofiel kiezen ====

[[Bestand:06_access_profile.jpg|thumb|center|800px|Kies een '''Access profile''' uit de lijst — het profiel bepaalt welke deuren, slagbomen en zones de bezoeker mag gebruiken.]]

# Klik op het veld '''Access profile'''.
# Kies het toegangsprofiel dat past bij dit bezoek. Voorbeelden: '''Tech Campus | Visitor''', '''Terra Park Gulpen | Waterfiets''', '''Rhyzi Tower | Visitor'''.

'''Belangrijk:''' het toegangsprofiel bepaalt zowel voor de hoofd-identifier (zoals de QR-code) als voor het opgegeven kenteken welke zones bereikbaar zijn. Toegang tot de parkeerplaats werkt dus '''alleen als de parkeerplaats in dit toegangsprofiel is opgenomen'''.

==== Identifier en card code ====

Klik op het veld '''Identifier''' en kies het type identifier dat u aan de bezoeker meegeeft:

{| class="wikitable"
! Identifier
! Toepassing
|-
| '''RFIDCARD''' || fysieke RFID-toegangspas
|-
| '''PINONLY''' || toegang via een pincode
|-
| '''BARCODE''' || (geprinte of gemailde) QR-code/barcode
|-
| '''VIRTUALID''' || digitale identifier op de telefoon (Rhyzi-app)
|}

Vul vervolgens de '''Card code''' in: het pasnummer of identifier-nummer. Bij een RFID-pas kan dit ook door de pas op de '''tafelreader''' (pasinleerlezer) te leggen; bij '''BARCODE''' wordt de code automatisch gegenereerd.

[[Bestand:07_visitor_access.jpg|thumb|center|800px|Visitor access met toegangsprofiel '''Tech Campus | Visitor''', identifier '''BARCODE''' en de gegenereerde card code.]]

=== Stap 5 – Sla het bezoek op ===

# Controleer alle velden.
# Klik rechtsboven op de groene knop '''Save'''.

Het bezoek wordt opgeslagen en de bezoeker ontvangt automatisch een uitnodigingsmail (mits het e-mailadres is ingevuld) met de QR-code en de bezoekdetails.

[[Bestand:08_visit_in_overview.jpg|thumb|center|800px|Het geplande bezoek staat in de lijst '''Visits''' met start- en einddatum, tijd en bijbehorende member.]]

== Een gepland bezoek aanpassen of annuleren ==

Klik in het overzicht '''Visits''' op de regel van het bezoek om het scherm '''Edit Planned Visit''' te openen.

[[Bestand:09_edit_planned_visit.jpg|thumb|center|800px|Edit Planned Visit met de extra knoppen '''Cancel Visit''', '''Resend Invitation''', '''Save''' en '''Save and Close'''.]]

* '''Wijzigen''' — verander de gegevens en klik op '''Save''' of '''Save and Close'''.
* '''Resend Invitation''' — stuur de uitnodigingsmail met QR-code opnieuw naar de bezoeker (handig als de bezoeker de eerste mail kwijt is).
* '''Cancel Visit''' — annuleer het bezoek volledig. De identifier werkt direct niet meer en kan hergebruikt worden voor een volgend bezoek.

== Veelgestelde vragen ==

=== Kan ik een bezoek voor een collega inplannen? ===

Alleen als u admin-rechten heeft. Een gewone member ziet zichzelf automatisch ingevuld in het member-veld en kan dat veld niet wijzigen. Een admin-member kan ook een collega van hetzelfde bedrijf kiezen.

=== Kan een bezoeker zowel een QR-code als een kenteken hebben? ===

Ja. Het veld License plate in Visitor info werkt onafhankelijk van het Identifier-veld in Visitor access. De bezoeker kan dus bijvoorbeeld met de auto via kentekenherkenning de parkeerplaats op, en met de QR-code de ingang gebruiken. Komt de bezoeker tijdens datzelfde bezoek met een andere auto? Dan kan de QR-code ook bij de slagboom — mits de parkeerplaats in het gekozen toegangsprofiel zit.

=== Werkt de kenteken-koppeling ook bij een volgend bezoek? ===

Nee. De koppeling tussen kenteken en identifier geldt alleen binnen het opgeslagen geplande bezoek. Voor een volgend bezoek moet u een nieuw gepland bezoek aanmaken.

=== Kan ik meerdere bezoekers in één visit zetten? ===

Ja. Met de knop '''+ Add Visitor''' rechtsboven in het Visitors-blok voegt u extra bezoekers toe. Iedere bezoeker krijgt zijn of haar eigen Visitor info en Visitor access.

=== Wat doet het veld "Location"? ===

Het veld '''Location''' is puur informatief en wordt aan de receptie getoond. Toegang wordt niet op basis van Location verleend; dat gebeurt altijd via het gekozen toegangsprofiel.

=== Kan ik de uitnodigingsmail opnieuw versturen? ===

Ja. Open de visit via het overzicht '''Visits''' en klik in het scherm '''Edit Planned Visit''' op '''Resend Invitation'''. De bezoeker ontvangt dan opnieuw de mail met de QR-code en bezoekdetails.

== Samenvatting ==

Met bovenstaande stappen plant u een bezoek vooraf in Rhyzi. U kiest de member, datum en tijd, voegt één of meerdere bezoekers toe en koppelt aan iedere bezoeker een toegangsprofiel met een identifier (en eventueel een kenteken voor parkeertoegang). Na opslaan ontvangt de bezoeker automatisch een uitnodigingsmail met de QR-code; via '''Edit Planned Visit''' kunt u het bezoek later aanpassen, opnieuw verzenden of annuleren.