Brontekst bekijken van NL/New Tenant

''This page is also available in [[EN/New_Tenant|English]].''


Deze handleiding beschrijft hoe je als '''user-admin (klant-admin)''' in het Rhyzi-platform een nieuwe huurder aanmaakt onder de '''multi-tenant module'''. Een huurder is een organisatie die als aparte tenant met beperkte rechten wordt ingericht binnen het Rhyzi-platform.

De handleiding loopt door drie blokken heen die altijd in deze volgorde worden uitgevoerd:

* '''Bedrijf van de huurder aanmaken''' — het tenant-record waarop alle members, passen en contracten van de huurder hangen.
* '''Company-admin van de huurder aanmaken''' — de eerste member van de huurder, die later het beheer over zijn eigen organisatie krijgt.
* '''Contract aanmaken''' — de afspraak waarin staat wélke locaties / parkeerplaatsen de huurder mag gebruiken en binnen welke periode.

== Inleiding ==

=== Voor wie is deze handleiding bedoeld? ===

* '''User-admin''' — de admin die nieuwe huurders inricht binnen de eigen Rhyzi-omgeving.

=== Wat valt buiten deze handleiding? ===

Wat de company-admin van de huurder daarna zelf doet (eerste keer inloggen, eigen members aanmaken, passen toekennen, toegang regelen) is afgedekt in twee aparte handleidingen:

* '''Inloggen''' — korte FAQ als hulp bij inloggen.
* '''Handleiding voor de company-admin''' — beschrijft de mogelijkheden en rechten van de company-admin en verwijst naar de daarvoor specifieke handleidingen, zoals het aanmaken van nieuwe members.

Vermeld daarom bij de overdracht aan de huurder dat de company-admin zelf gebruikers kan aanmaken, mits binnen de scope van het contract dat jij in deze handleiding instelt.

=== Voorwaarden ===

* Je hebt een Rhyzi-account met de rol '''user-admin''' en '''FO-admin'''-rechten.
* Je weet welke locaties (sites, deuren, parkeerplaatsen) de huurder mag gebruiken en binnen welke periode.
* Je hebt de gegevens van de huurder bij de hand: bedrijfsnaam, contractgegevens, contactpersoon (de toekomstige company-admin) en e-mailadres.

== Stap 1 — Bedrijf van de huurder aanmaken ==

Het bedrijf is de hoogste laag binnen de multi-tenant module: alle gebruikers (members) en contracten van de huurder hangen straks aan dit ene bedrijf.

=== Naar Companies navigeren ===

# Log in op Rhyzi met je '''user-admin'''-account.
# Klik in het linkermenu op '''Specials'''. Het submenu klapt uit.
# Klik op '''Companies'''.

[[Bestand:Tenant-01-dashboard.png|800px|center|Het Rhyzi-dashboard. Het submenu Specials geeft toegang tot Companies, Contracts, Sites en meer.]]

=== Nieuw bedrijf toevoegen ===

# Klik rechtsboven op '''Add Company'''.
# Het formulier '''Add new company''' verschijnt.

[[Bestand:Tenant-02-add-company-leeg.png|800px|center|Leeg formulier Add new company. Status staat standaard op Active.]]

=== Bedrijfsgegevens invullen ===

Vul minimaal de verplichte velden in. Optionele velden kun je later altijd nog aanvullen vanuit de bedrijfsdetails.

{| class="wikitable"
! Veld !! Beschrijving
|-
| '''Status''' || '''Active''' = members van dit bedrijf kunnen inloggen op het platform. Bij '''Inactive''' is inloggen geblokkeerd. Let op: passen die al aan members zijn uitgegeven, blijven hun toegekende toegang houden — dit veld stuurt het inloggen, niet de hardware-toegang.
|-
| '''Valid period''' || Optionele begin- en einddatum waarbinnen members van dit bedrijf kunnen inloggen op het platform. Werkt op dezelfde manier als Status: stuurt het inloggen, niet de toegang die op een pas staat.
|-
| '''Company code''' <br/>''verplicht'' || Korte unieke code voor het bedrijf, bijvoorbeeld ''ASML''. Alleen zichtbaar in beheer/achtergrond — gebruikers zien deze niet in dropdowns.
|-
| '''Company name''' <br/>''verplicht'' || Volledige bedrijfsnaam zoals die in overzichten, dropdowns en op badges getoond wordt, bijvoorbeeld ''ASML The Netherlands''.
|-
| '''Email / Website''' || Optioneel — algemeen e-mailadres en website van het bedrijf.
|-
| '''Type / Segment / Region''' || Optionele indeling, handig voor rapportages en filtering.
|-
| '''Visiting address / Postal address''' || Optioneel. Wordt niet gebruikt voor bezoekersregistratie of facturatie — alleen ter referentie in het bedrijfsrecord.
|}

[[Bestand:Tenant-03-add-company-ingevuld.png|800px|center|Bedrijf ingevuld: Company code "ASML" en Company name "ASML The Netherlands".]]

=== Opslaan ===

# Controleer de ingevulde gegevens.
# Klik rechtsboven op '''Save'''.
# Het bedrijf verschijnt in de lijst Companies.

'''Tip.''' In dropdowns (bij Members, Contracts en andere overzichten) zie je alleen de '''Company name'''. De '''Company code''' wordt alleen op de achtergrond / in beheer gebruikt. Kies dus een Company name die direct herkenbaar is voor degenen die het bedrijf later moeten selecteren.

== Stap 2 — Company-admin van de huurder aanmaken ==

Voor elke huurder leg je minstens één member vast die later '''company-admin''' wordt op het contract. Deze persoon is de eerste gebruiker van de huurder en mag straks zelf binnen het contract nieuwe members aanmaken voor zijn eigen organisatie.

Het aanmaken van de member zelf gebeurt op dezelfde manier als elke andere member in Rhyzi — de complete werkwijze (alle velden, opties en toelichting) staat in de handleiding [[Add Member]]. Volg die handleiding en let in de multi-tenant-context op één punt:

* '''Company''' — selecteer hier het bedrijf dat je zojuist in stap 1 hebt aangemaakt (bijvoorbeeld ''ASML The Netherlands'').

[[Bestand:Tenant-04-add-member-company.png|800px|center|In het Company-veld koppel je de member aan het bedrijf van de huurder dat je in stap 1 hebt aangemaakt.]]

'''Verwijzing.''' Voor het volledige stappenplan, alle veldbeschrijvingen en het uitgeven van een pas: zie de handleiding [[Add Member]]. Kom daarna terug op deze pagina voor stap 3: het contract.

== Stap 3 — Contract aanmaken ==

Het contract bindt het bedrijf, de beheerder en de toegekende locaties samen. Het contract bepaalt:

* Welke periode de huurder mag inloggen op Rhyzi ('''Valid Period''').
* Wie binnen de huurder admin-rechten heeft ('''Members with admin rights''').
* Welke locaties / deuren de huurder mag toekennen aan zijn members ('''Locations Access''').
* Welke parkeerterreinen en eventuele limieten de huurder krijgt ('''Parking Limits''').

=== Naar Contracts navigeren ===

# Klik in het linkermenu op '''Specials → Contracts'''.
# Klik rechtsboven op '''New Contract'''.

=== Tabblad General info invullen ===

[[Bestand:Tenant-05-add-contract-leeg.png|800px|center|Leeg formulier Add Contract, tabblad General info.]]

{| class="wikitable"
! Veld !! Beschrijving
|-
| '''Company''' || Selecteer het bedrijf dat je in stap 1 hebt aangemaakt.
|-
| '''Valid Period (From) / To''' || Begin- en einddatum van de periode dat de huurder gebruik mag maken van het Rhyzi-platform. Toegangsrechten op fysieke passen zijn hier niet aan gekoppeld — die houden hun eigen geldigheid zoals ingesteld op de pas.
|-
| '''Contract Number''' || Unieke contractcode, bijvoorbeeld ''ASML.01''. Combineer Company code + volgnummer voor een duidelijke administratie.
|-
| '''Short Description''' || Korte omschrijving zoals deze in het overzicht Contracts wordt getoond.
|-
| '''Members with admin rights''' || Optioneel koppel je hier via '''Add Admin''' de company-admin die je in stap 2 hebt aangemaakt. Je kunt later meer admins toevoegen.
|}

[[Bestand:Tenant-06-add-contract-ingevuld.png|800px|center|Algemene gegevens ingevuld: ASML The Netherlands, periode 01-06-2026 t/m 31-12-2026, contractnummer ASML.01.]]

=== Beheerder als admin koppelen ===

# Klik op '''+ Add Admin''' onder ''Members with admin rights''.
# Er verschijnt een venster '''Add Admins''' met zoekveld.
# Typ (een deel van) de naam, bijvoorbeeld ''john''. De gevonden member verschijnt eronder.
# Vink de juiste persoon aan, bijvoorbeeld ''John Maas (RH-00021)''.
# Klik op '''Save'''.

[[Bestand:Tenant-07-add-admins-modal.png|800px|center|Add Admins-venster: zoek de zojuist aangemaakte company-admin en vink deze aan.]]

Je ziet de admin nu staan onder ''Members with admin rights''. Herhaal voor eventuele extra admins.

# Klik op '''Next''' om door te gaan naar Locations Access.

'''Tip.''' Indien je geen admin koppelt, heb je wel altijd zelf de mogelijkheid om members aan te maken onder het betreffende bedrijf. Er is dan enkel geen gedelegeerde company-admin die dit zelf kan doen.

== Stap 4 — Locaties autoriseren ==

Op het tabblad '''Locations Access''' bepaal je tot welke deuren, etages en groepen van de huidige Rhyzi-omgeving de huurder toegang krijgt. Standaard staan alle locaties op '''Restricted''' (rode status, groene knop ''Grant''). Door op ''Grant'' te klikken zet je de status op '''Granted''' (groen) en wordt de knop ''Restrict'' (rood).

=== Werkwijze ===

# Bekijk de lijst en filter eventueel via de zoekvelden boven '''Code''', '''Description''' en '''Site'''.
# Klik op '''Grant''' in de actiekolom om een locatie open te zetten.
# Klik op '''Restrict''' om een eerder verleende toegang weer in te trekken.

[[Bestand:Tenant-08-locations-restricted.png|800px|center|Locations Access: standaard zijn alle locaties Restricted en is de actieknop Grant.]]

[[Bestand:Tenant-09-locations-granted.png|800px|center|Twee locaties (RTA Kantoor 1.1 en 1.2) zijn op Granted gezet. De actieknop is Restrict en kan worden gebruikt om de toegang weer in te trekken.]]

=== Werken met groepen (aanbevolen) ===

In de praktijk regel je toegang het liefst niet deur-per-deur, maar via '''groepen'''. Activeer '''Groups only''' of zoek op een groepscode (bijvoorbeeld ''RHYZI-ALL'' of een gebouwspecifieke groep) om in één klik een logisch geheel toe te kennen.

[[Bestand:Tenant-10-groups-only.png|800px|center|Filter Groups only: alleen vooraf gedefinieerde toegangsgroepen worden getoond.]]

[[Bestand:Tenant-11-groups-rhyzi.png|800px|center|Met de zoekterm "rhyz" filter je snel naar alle Rhyzi Tower-groepen, inclusief de overkoepelende groep RHYZI-ALL.]]

==== Praktische groepen aanmaken ====

Heb je een grotere set deuren of locaties die vaak samen worden uitgegeven (denk aan een hele etage, een vleugel, of "alle gemeenschappelijke ruimtes")? Maak daar dan eenmalig een '''praktische groep''' voor. Met zo'n groep:

* Geef je een huurder in één keer toegang tot een logisch geheel — handig voor onboarding van nieuwe huurders.
* Houd je het contract overzichtelijk: één groepsregel in plaats van tientallen losse deuren.
* Kost een wijziging op de site (extra deur op de verdieping, kantoor anders ingedeeld) je geen aanpassing per contract — de deur wordt aan de groep toegevoegd en alle bestaande huurders die die groep hebben, krijgen meteen het juiste resultaat.

Bespreek bij elke nieuwe huurder of er bestaande groepen zijn die de gewenste toegang afdekken. Is dat niet zo, en zou je deze combinatie vaker uitgeven? Maak dan een nieuwe praktische groep aan voordat je verder gaat met dit contract.

'''Aanbeveling.''' Gebruik bij voorkeur '''groepen''' in plaats van losse deuren. Dat houdt contracten overzichtelijk én bij wijzigingen in de site (bv. nieuwe deur op een verdieping) zit die deur automatisch in de bestaande groep. Alle huurders met die groep krijgen de wijziging meteen mee.

=== Optioneel — Parking Limits ===

Op het tabblad '''Parking Limits''' beperk je per parkeerterrein hoeveel parkeerplaatsen de huurder mag gebruiken, of binnen welke periode. Vul alleen in wat afwijkt van de standaardregels.

[[Bestand:Tenant-12-parking-limits.png|800px|center|Tabblad Parking Limits: per parkeerterrein kun je optioneel start- en einddatum en limieten instellen.]]

=== Contract opslaan ===

# Controleer de toegekende locaties en eventuele parkeerinstellingen.
# Klik op '''Save'''.
# Je krijgt de bevestiging "Contract added successfully". Het contract verschijnt nu in het overzicht Contracts.

[[Bestand:Tenant-13-contract-success.png|800px|center|Bevestiging dat het contract ASML.01 met succes is opgeslagen.]]

'''Klaar voor overdracht.''' De company-admin van de huurder kan nu inloggen op Rhyzi met het in stap 2 ingevoerde e-mailadres — uiteraard binnen de contractperiode. Vanaf dat moment beheert de huurder zelf zijn members, passen en toegang binnen de scope van het contract. Zie hieronder voor de vervolghandleidingen.

== Vervolg voor de huurder ==

Wat de huurder zelf doet na aanmaak van het contract, valt buiten de scope van deze handleiding. Verwijs de company-admin naar de twee aparte handleidingen die hieronder zijn benoemd.

=== Wat de company-admin straks zelf kan ===

De company-admin die je in stap 2 hebt aangemaakt en in stap 3 als admin op het contract hebt gezet, kan binnen de rechten van het contract:

* Zelf members aanmaken voor de eigen organisatie.
* Aan die members de juiste passen / toegangsmiddelen toekennen.
* Per member toegang toekennen — uitsluitend tot de locaties en groepen die jij in stap 4 op het contract hebt vrijgegeven.

'''Belangrijk:''' een company-admin kan nooit méér rechten uitdelen dan jij in het contract hebt vastgelegd. Wil de huurder later extra locaties? Dan pas jij het contract aan via het tabblad ''Locations Access''.

=== Vervolghandleidingen ===

Zodra de huurder live gaat, zijn er twee aparte handleidingen relevant — die staan los van dit document:

* '''Inloggen''' — hoe de company-admin / member voor het eerst het Rhyzi-platform binnenkomt.
* '''Handleiding voor de company-admin''' — hoe de company-admin zelf members beheert, passen uitgeeft en toegang regelt binnen de contractscope.

'''Tip voor de overdracht.''' Stuur de company-admin een korte e-mail met (1) de bevestiging dat het account is aangemaakt, (2) de geldigheidsperiode van het contract, en (3) een verwijzing naar de bovenstaande handleidingen zodra die beschikbaar zijn.

== Veelgestelde vragen ==

=== De company-admin kan niet inloggen, wat nu? ===

Controleer of het contract al actief is (''Valid Period'') en of het Member-record van de company-admin op '''Active''' staat. Buiten de contractperiode of bij Status ''Inactive'' is het inloggen op het platform geblokkeerd; eerder uitgegeven passen blijven met hun eigen geldigheid werken.

=== Kan ik later extra locaties op het contract zetten? ===

Ja. Open het contract en pas het tabblad '''Locations Access''' aan. Wijzigingen worden meteen actief voor de huurder en zijn members.

=== Kan ik meerdere admins aanwijzen voor één huurder? ===

Ja. Open het contract en gebruik op het tabblad ''General info'' opnieuw '''Add Admin''' om extra members van het bedrijf admin-rechten te geven. Handig voor verdeling of een back-up.

=== Wat gebeurt er aan het einde van het contract? ===

Op de einddatum (''To''-veld) blokkeert Rhyzi automatisch het inloggen voor members van de huurder. Toegang die op een fysieke pas staat, blijft bestaan tot de geldigheid van die pas verloopt — die is dus niet automatisch gekoppeld aan de contractperiode.

=== Wat is het verschil tussen een individuele locatie en een groep? ===

Een '''individuele locatie''' geef je per deur / etage / parkeerplaats vrij. Een '''groep''' is een vooraf gedefinieerde set van locaties (bijvoorbeeld een hele etage of "alle gemeenschappelijke ruimtes"). Werk bij voorkeur met groepen — overzichtelijker én onderhoudsarmer als de site-indeling wijzigt.

== Checklist ==

Gebruik deze korte checklist om een nieuwe huurder volledig op te leveren:

# Bedrijf aangemaakt onder Companies (''Company code'' + ''Company name'').
# Company-admin aangemaakt via de handleiding [[Add Member]] en gekoppeld aan het bedrijf.
# Contract aangemaakt onder Contracts met juiste ''Valid Period'' en ''Contract Number''.
# Company-admin toegevoegd onder ''Members with admin rights''.
# Locaties / groepen toegekend op tabblad ''Locations Access'' (bij voorkeur via groepen).
# Eventuele ''Parking Limits'' ingesteld.
# Contract opgeslagen — bevestiging "Contract added successfully" gezien.
# Company-admin geïnformeerd over de contractperiode en doorverwezen naar de vervolghandleidingen (Inloggen + Company-admin).

== Zie ook ==

* [[Add Member]]
* [[Hoofdpagina]]