NL/Add Reservation

This page is also available in English.

Deze handleiding beschrijft hoe u in het Rhyzi-platform (voorheen Ident2be) een vergaderruimte reserveert en in één handeling de toegang voor alle deelnemers regelt. U leest hoe u een reservering maakt voor uzelf of namens een collega, hoe u deelnemers uitnodigt per e-mail en hoe de platformkoppeling met toegangs­pasjes, QR-codes en parkeerherkenning werkt.

Inleiding

Een reservering in de module Vergaderen is meer dan een tijdslot in een agenda. Rhyzi regelt tegelijkertijd:

• de reservering van de gekozen vergaderruimte op de gewenste datum en tijd;
• een uitnodiging per e-mail naar alle ingevulde deelnemers, optioneel met QR-code voor toegang tot het gebouw en/of de parkeerplaats;
• de automatische aanmaak van bezoekers voor deelnemers die nog niet als member bekend zijn;
• de koppeling van de tijdelijke toegang aan de bestaande identificatiemiddelen van deelnemers die wél al als member bekend zijn.

Members versus bezoekers

Elk e-mailadres dat u als deelnemer toevoegt, wordt door Rhyzi herkend:

• Is het e-mailadres nog onbekend? Dan wordt de persoon aangemaakt als bezoeker en ontvangt hij of zij een uitnodigingsmail, eventueel met QR-code.
• Hoort het e-mailadres bij een bestaande member? Dan wordt er géén nieuwe bezoeker aangemaakt — de tijdelijke toegang tot de vergaderruimte wordt gekoppeld aan de identificatiemiddelen die de member al heeft (RFID-pas, kenteken, mobiele sleutel, enzovoort).

Geldigheid van de toegang

De toegang van alle deelnemers is tijdsgebonden. Rhyzi opent de toegang:

• kort vóór het reserveringstijdvak (zodat deelnemers op tijd naar binnen kunnen lopen);
• tijdens het reserveringstijdvak;
• kort ná het reserveringstijdvak (voor uitloop).

Buiten dit venster werkt de QR-code of de tijdelijke koppeling aan de member-identificatie niet meer.

Voorwaarden

Voordat u begint, zorg dat u beschikt over:

• Een Rhyzi-account met het recht om een vergaderruimte te reserveren;
• De datum en het tijdvak van de vergadering;
• Het e-mailadres van de host — meestal uzelf, maar een collega kan ook;
• De e-mailadressen van de deelnemers die een uitnodiging moeten ontvangen;
• Het totale aantal deelnemers (inclusief deelnemers zonder e-mailadres).

Wat	Voorbeeld
Host	info@rhyzi.com
Datum	17-04-2026
Starttijd / eindtijd	15:00 – 17:00
Totaal aantal deelnemers	6
E-mailadressen	tim@rhyzi.com, lex@rhyzi.com, tineke@rhyzi.com, lodewijk@ident2be.com

Tip: u hoeft zelf niet deel te nemen aan de vergadering om deze te kunnen reserveren. De host kan een collega zijn; u vult dan alleen de deelnemers in die wél aanwezig zijn.

Stap-voor-stap: een vergaderruimte reserveren

Stap 1 – Open Reservations

Overzicht Reserveringen met de groene knop Add Booking rechtsboven.

1. Log in op het Rhyzi-platform.
2. Klik in het linkermenu op Reservations.
3. Klik rechtsboven op de groene knop Add Booking.

U ziet het overzicht van bestaande reserveringen — de nieuwe reservering voegt u toe via de knop rechtsboven.

Stap 2 – Kies een vergaderruimte

Overzicht van beschikbare vergaderruimtes.

Na het klikken op Add Booking verschijnt het overzicht Rooms. Per ruimte ziet u:

• een foto;
• de naam en locatie (bijvoorbeeld Innovation Hub | MR Seaport);
• het beschikbare tijdvenster voor vandaag;
• de maximale capaciteit (aantal personen).

Filters gebruiken

Rechtsboven staan twee filters die het vinden van een geschikte ruimte versnellen:

• Capacity — geef het minimum aantal deelnemers op; ruimtes die te klein zijn, verdwijnen uit het overzicht.
• Sites — kies een specifieke locatie of laat All Sites aan om alle locaties te tonen.

Met Capacity = 30 blijft alleen de ruimte over die voldoende capaciteit heeft.

Klik bij de gewenste ruimte op Make a reservation.

Stap 3 – Host, datum en tijd invullen

Reserveringsformulier met Host Info, Date and Time en Attendee Emails.

Het reserveringsformulier opent met de geselecteerde ruimte bovenaan en een tijdlijn van de dag rechts in beeld.

Host Info

• Host Email — standaard gevuld met uw eigen e-mailadres. Vul hier eventueel het adres van een collega in; de reservering staat dan op naam van die collega.
• Company — wordt automatisch herkend op basis van de host.

Datum en tijd

Kies de starttijd uit de keuzelijst.

1. Kies de Date.
2. Selecteer een Start Time uit de keuzelijst.
3. Selecteer een End Time.

Het tijdsvenster is gebonden aan de openingstijden van de ruimte. Bezette momenten staan grijs en kunnen niet worden geselecteerd.

Stap 4 – Deelnemers toevoegen

Meerdere deelnemers toegevoegd als chip.

Onder Attendee Emails staan twee velden:

Veld	Betekenis
Total attendees	Het totale aantal deelnemers van de vergadering, inclusief deelnemers zonder e-mailadres. Dit aantal mag niet hoger zijn dan de capaciteit van de ruimte.
Attendee Emails	De e-mailadressen van deelnemers die een uitnodiging moeten ontvangen. Typ een adres en druk op Enter of spatie — het adres wordt dan als chip toegevoegd. Met het × verwijdert u een adres.

Reserveren zonder zelf deel te nemen

U hoeft zelf niet deel te nemen. Vul alleen de deelnemers in die wél aanwezig zijn en verwijder uw eigen adres uit de lijst als dat van toepassing is. De reservering blijft wel op naam van de host staan.

Wat gebeurt er met de e-mailadressen?

Situatie	Wat gebeurt er
Adres onbekend	Er wordt een bezoeker aangemaakt. De persoon ontvangt een uitnodigingsmail.
Adres hoort bij een member	Er wordt geen bezoeker aangemaakt. De tijdelijke toegang wordt gekoppeld aan de bestaande identificatiemiddelen van de member (RFID-pas, kenteken, mobiele sleutel).
QR-code in e-mail	Optioneel kan de uitnodigingsmail een QR-code bevatten. Deze QR-code geeft toegang tot de afgesproken delen van het gebouw en, indien geconfigureerd, het parkeerterrein.

Stap 5 – Bevestigen

Bevestigingsvenster met host, deelnemers, datum, tijd en prijs.

1. Klik rechtsboven op Make a reservation.
2. Er verschijnt een bevestigingsvenster met de samenvatting: host, lijst met deelnemers, datum, tijd en (indien van toepassing) de kosten.
3. Controleer de gegevens.
4. Klik op Confirm om de reservering definitief te maken. Klik op Cancel om terug te keren en iets te wijzigen.

Na bevestiging worden de uitnodigingen verstuurd en wordt de toegang voor alle deelnemers klaargezet.

Na de reservering

Home-dashboard met de nieuwe reservering en alle deelnemers als bezoeker.

Na bevestiging verschijnt de reservering in:

• Reservations for today op het Home-dashboard en in het overzicht Reservations;
• Visits for today — hier staan alle deelnemers als bezoeker. Zodra een deelnemer zich aanmeldt, verandert de status naar Aangemeld.

Toegang tot het parkeerterrein

Als de QR-code óók recht geeft op parkeren, gebruikt de deelnemer dezelfde QR-code bij de slagboom of in de parkeerapp. De beheerder bepaalt of deze optie beschikbaar is voor de geboekte ruimte of de geselecteerde deelnemer.

Voor members met een bekend kenteken kan de parkeerplaats automatisch opengaan via kenteken­herkenning (ANPR), zonder dat de QR-code gescand hoeft te worden.

Controleren en aanpassen

Wilt u na het opslaan iets wijzigen aan de reservering?

1. Ga naar Reservations in het linkermenu.
2. Zoek de reservering in het overzicht (filter op Today of gebruik de zoekbalk).
3. Klik op de reservering om de details te openen.
4. Pas de gegevens aan en sla op.

Deelnemers ontvangen bij wijzigingen een update van hun uitnodiging.

Veelgestelde vragen

Kan ik een vergadering reserveren waar ik zelf niet aan deelneem?

Ja. Vul bij Host Email het e-mailadres van de betreffende collega in en voeg alleen de deelnemers toe die daadwerkelijk aanwezig zijn. Uzelf hoeft niet in de deelnemerslijst te staan.

Krijgen members dezelfde uitnodigingsmail als bezoekers?

Members ontvangen een uitnodigingsmail, maar er wordt géén nieuwe bezoeker aangemaakt. De tijdelijke toegang voor de vergadering wordt automatisch gekoppeld aan de identificatiemiddelen die de member al heeft. De member kan dus met de eigen pas, kenteken of mobiele sleutel naar binnen.

Wanneer is de QR-code van een bezoeker geldig?

De QR-code werkt alleen kort vóór, tijdens en kort ná het geboekte tijdvak. Buiten dit venster geeft de QR-code geen toegang meer.

Werkt de QR-code ook voor het parkeerterrein?

Alleen als uw beheerder parkeertoegang heeft geactiveerd voor deze reservering. Is dat het geval, dan gebruikt de deelnemer dezelfde QR-code bij de slagboom. Voor members met kentekenherkenning opent de slagboom automatisch.

Wat als een deelnemer geen e-mailadres heeft?

Vul dan alleen het Total attendees-veld bij. Deze deelnemers komen mee onder de begeleiding van een andere bezoeker of de host, maar krijgen geen eigen QR-code.

Kan ik een reservering annuleren?

Ja. Open de reservering via Reservations en kies Cancel. Deelnemers ontvangen een annulerings­bericht en de toegang wordt direct ingetrokken.

Samenvatting

Met bovenstaande stappen reserveert u in enkele minuten een vergaderruimte en regelt u tegelijkertijd de toegang voor alle deelnemers. Rhyzi doet het onderscheid tussen members (gekoppeld aan bestaande identificatie­middelen) en bezoekers (nieuwe aanmaak, optioneel met QR-code) automatisch, en de toegang is beperkt tot kort vóór, tijdens en kort ná het reserverings­tijdvak. Zo is één reservering voldoende om zowel de ruimte als de toegang — inclusief eventuele parkeer­rechten — te regelen.